Рабочий мессенджер: Telegram
Популярный мессенджер одинаково хорошо подходит для будничного общения, просмотра мемов и деловой коммуникации между сотрудниками. Функция папок позволяет отделить рабочие переписки от личных, а самих чатов можно создавать столько, сколько потребуется: с разными членами команды и правами на постинг и комментирование.
Telegram быстрый, удобный и простой. В сервисе нет поддержки видеоконференций и некоторых других полезных функций, доступных в корпоративных мессенджерах вроде Slack, зато его можно использовать абсолютно бесплатно.
Офисный пакет: «Google Таблицы», «Документы» и «Презентации»
- Платформы: веб, iOS, Android.
- Альтернативы: Microsoft 365, Quip, Apple iWork (Numbers, Pages и Keynote).
Google предлагает кросс‑платформенный, функциональный и бесплатный набор сервисов для работы с популярными форматами офисных файлов. С его помощью можно создавать и редактировать текстовые документы, таблицы и презентации — как самостоятельно, так и совместно с коллегами.
Каждому пользователю доступно 15 ГБ дискового пространства для хранения файлов на серверах Google. Чтобы получить дополнительный объём для всей команды, можно оформить платную подписку Workspace. В неё также входят услуги круглосуточной поддержки, служба корпоративной почты и дополнительные функции защиты данных.
Стоимость тарифов начинается от 6 долларов в месяц за человека. Самый дешёвый вариант даёт каждому пользователю 30 ГБ в облаке и доступ к ИИ-помощнику Gemini внутри приложений.
Сервис для заметок: Google Keep
- Платформы: веб, iOS, Android.
- Альтернативы: Dropbox Paper, Obsidian, «Apple Заметки».
В «Google Документах» и подобных сервисах неудобно хранить заметки. Намного комфортнее с ними работать в облачных решениях вроде Google Keep. Он напоминает реальный блокнот с возможностью быстро пролистать страницы и открыть нужную. Для удобства поиска можно настроить ярлыки, чтобы в пару кликов отделять рабочие записи от личных.
В числе прочих достоинств Google Keep — широкие возможности для редактирования текста, прикрепление медиафайлов, создание напоминаний и опция отправки в архив вместо полного удаления. Кроме того, сервис можно использовать бесплатно в пределах доступного на «Google Диске» места.
Менеджер задач: Todoist
Чтобы эффективно управлять удалённой командой, не обойтись без сервиса для отслеживания задач. Todoist — один из лучших в этой категории. Он позволяет быстро добавлять таски, организовывать их по спискам и приоритету, назначать сроки и прикреплять исполнителей.
Благодаря меткам и фильтрам в большом количестве задач легко ориентироваться. А история активности помогает менеджерам тщательно следить за ходом работы.
В бесплатном режиме планировщик можно использовать для персональных задач или фриланса: вести пять личных проектов, использовать до трёх фильтров и отслеживать активность за неделю. Для интеграции в календарь, уведомлений и постоянного доступа к статистике нужен тариф Pro за 4 доллара в месяц.
Оплатить подписку с карты российского банка не выйдет: нужно искать альтернативные методы. В App Store можно платить со счёта мобильного телефона.
Менеджер проектов: Asana
Менеджеры задач хороши для быстрых поручений и отслеживания собственной работы, но они не всегда подходят для управления сложными рабочими процессами. Для более стратегического подхода к делам используют программы вроде Asana. Этот сервис позволяет планировать и структурировать поток задач и более глобальные цели.
Каждый сотрудник чётко видит свои обязанности и сроки работы, а руководитель может легко отслеживать прогресс отдельных этапов и наблюдать за общей картиной.
Бесплатная версия Asana рассчитана на команды, размер которых не превышает 10 человек, и позволяет создавать сколько угодно задач и проектов, добавлять неограниченное количество файлов (но не более 100 МБ каждый), отслеживать обновление статусов и использовать простые фильтры поиска. Проект можно просматривать в трёх режимах: список, доска или календарь.
За добавление большего количество сотрудников, отображение проекта в виде таймлайна, обычной диаграммы или диаграммы Ганта, продвинутый поиск по задачам и автоматизацию придётся платить. Стоимость платной подписки начинается с 11 долларов в месяц за одного пользователя. Оплаты российскими картами нет.
Канбан‑доски: Strive
- Платформы: веб, iOS, Android.
- Альтернативы: MeisterTask, Yandex Tracker, Shtab.
Канбан — это популярная методология ведения проектов. Каждая задача тут проходит определённые этапы: к примеру, от «В планах» к «Выполняется», «Ждёт утверждения» и «Завершено». Обычно стадии изображают в виде столбиков, между которыми перемещают карточки задач. Получается очень наглядное представление рабочего процесса, поэтому многие упомянутые выше сервисы для управления проектами предлагают канбан-доски как один из вариантов отображения данных.
Среди канбан-досок лучшей вполне справедливо считается Trello, но сервис ушёл из России в 2023 году, из-за чего многим командам пришлось искать замену. Strive — как раз одна из достойных альтернатив.
Поток задач в Strive удобно визуализируется, сам сервис максимально прост в использовании. Каждую доску (то есть проект) можно настроить под себя, а столбцы или карточки — визуально выделять разными цветами. Для каждой задачи можно ставить приоритет и сроки, а также назначать ответственного.
Статус изменений отображается в карточке: в любой момент можно быстро узнать, что происходит с задачей и что уже сделано. Есть и другие варианты представления проектов, включая таймлайн, список и календарь.
У Strive есть полностью бесплатная версия для команд до 10 человек. Можно создавать сколько угодно проектов и карточек в них и делить это всё на три пространства. Если нужно больше людей и пространств, потребуется подписка: 225 рублей в месяц за человека. Серверы находятся в России, что сильно снижает риск блокировок.
Редактор ментальных карт: Xmind
- Платформы: веб, Windows, Linux, iOS, Android, visionOS.
- Альтернативы: MindMeister, IOctopus, draw.io.
Ментальной картой (или интеллект-картой) называют схематическое изображение процессов или идей, которое упрощает восприятие информации. В таком виде можно представить что угодно: от стратегии развития проекта до результатов мозгового штурма. Для коллективной работы с ментальными картами нужен специальный редактор.
Хорошим выбором будет сервис Xmind. Он предлагает массу шаблонов и удобных инструментов для визуализации данных, при этом в интерфейсе несложно разобраться даже новичку.
В бесплатном режиме Xmind не имеет ограничений по количеству создаваемых карт, разрешает настраивать доступ по ссылке, экспортировать проекты в виде картинок или превращать их в презентацию. Но в презентации можно будет показывать только пять слайдов, больше — уже с Pro-подпиской.
Платная версия также позволяет генерировать карты из текста с помощью ИИ, прикреплять файлы, экспортировать в форматах для офисных программ и просматривать прошлые версии карт (бесплатно история хранится только 3 дня).
Расширение возможностей стоит от 4,92 доллара за пользователя в месяц, корпоративная подписка с единой админкой — от 10 долларов за участника.
Облачное хранилище: «Google Диск»
- Платформы: веб, Windows, macOS, Android, iOS.
- Альтернативы: «Яндекс Диск», «СберДиск», OneDrive, .
Сложно представить удалённую работу в команде без облака для хранения совместных данных. С уходом компаний с российского рынка список поредел, но одним из лучших решений остаётся «Google Диск». Он предлагает щедрый запас бесплатного пространства — 15 ГБ на пользователя, — интегрирован с другими продуктами Google и доступен в удобном интерфейсе. На Windows и macOS предусмотрена автоматическая синхронизация локальных папок с «Диском».
Чтобы расширить объём для всей команды, вы можете оформить упомянутую выше подписку Google Workspace — она даёт от 30 ГБ на пользователя в зависимости от тарифа. Также можно добавить больше места на один аккаунт с подпиской Google One: за 129 рублей в месяц компания предоставляет пользователю 100 ГБ облачного пространства. Оплатить из России получится только зарубежной картой или со счёта телефона на устройствах Apple.
Сервис для видеоконференций: Zoom
- Платформы: веб, Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
- Альтернативы: «Яндекс Телемост», VK Teams, Google Meet.
Видеовстречи создают не только тесный эмоциональный контакт между сотрудниками, но и эффективные условия для коммуникации. Видя и слыша своих коллег, вы можете взаимодействовать с ними так же продуктивно, будто находитесь за одним столом. Неудивительно, что сервисы для видеоконференций столь популярны.
Одним из лидеров рынка является Zoom. Он не только организует безопасную видеосвязь, но также позволяет демонстрировать участникам конференции экран, передавать файлы и сохранять записи разговоров.
В бесплатной версии можно приглашать на видеовстречу до 100 человек, а её продолжительность составит максимум 40 минут. Чтобы снять ограничения, нужно оформить подписку стоимостью от 13,32 доллара в месяц с организатора. Оплатить российской картой или со счёта Apple не получится.
Менеджер скриншотов: Monosnap
- Платформы: Windows, macOS.
- Альтернативы: Gyazo, Nimbus Capture, Greenshot.
Во время удалённой работы один снимок экрана может заменить тысячу слов. Поэтому вам не помешает удобный инструмент для создания скриншотов. Из облачных решений стоит рассмотреть сервис Monosnap. Он позволяет делать снимки выбранной области дисплея или записывать экран в два клика.
Создав изображение, вы тут же можете отправить его коллегам — по ссылке через сервер Monosnap или выбранное облачное хранилище. Перед отправкой можно быстро отредактировать кадр: обрезать, добавить подпись или обвести кусок изображения.
Программой можно пользоваться бесплатно с ограничениями на облако: ваши файлы могут занимать на сервере Monosnap не больше 2 ГБ, в месяц можно загружать до 1 000 снимков и видео, максимальный размер файла — 100 МБ. С подпиской за 2,5 доллара в месяц можно увеличить лимиты на своём аккаунте. Также есть корпоративный вариант за 5 долларов в месяц.
Тайм‑трекер: Monitask
Тайм‑трекеры помогают следить за тем, сколько времени ваша команда тратит на те или иные задачи. Monitask обеспечивает автоматический мониторинг. Программа отслеживает, сколько времени сотрудники проводят в разных приложениях и на сайтах, а по кликам и нажатиям клавиш учитывает, насколько активно они работают. Руководитель сможет смотреть статистику команд и отдельных специалистов и быстро формировать счета при почасовой оплате.
Для дополнительного контроля Monitask делает скриншоты рабочего стола: с фиксированным промежутком или в рандомное время. Данные передаются в зашифрованном виде, что обеспечивает их конфиденциальность. То же самое с кликами и нажатием клавиш: учитывается только количество действий, записи клавиш нет.
Сервис работает по подписке от 4,99 доллара в месяц за пользователя. Есть бесплатный пробный период на 10 дней.
Мировые часы: Яндекс Время
- Платформа: веб.
- Альтернативы: 24timezones, The Time Now.
Когда сотрудники работают в разных часовых поясах, полезно держать под рукой сводку времени в разных городах. «Яндекс Время» радует своей простотой: добавляешь столько часов, сколько нужно, и сразу видишь разницу во времени. Можно добавлять примечения: например, чтобы сразу видеть, какой сотрудник из этого города. Выбранные настройки сохраняются для всех устройств, использующих один аккаунт «Яндекса».
Страницу можно добавить в закладки браузера для быстрого доступа. Рекламы и лимитов на добавление городов нет, подписка не нужна.
Сервис для работы с PDF: PDFelement
- Платформы: Windows, macOS, iOS, Android.
- Альтернативы: Soda PDF, PDF-XChange Editor, Xodo.
Если ваша команда часто имеет дело с PDF, редактор с поддержкой совместной работы поможет сэкономить вам массу сил и времени. Лучшим инструментом в сегменте справедливо считается Acrobat Pro, но после ухода Adobe из России новую подписку не оформить, а существующую российскими картами не продлить. В таких условиях продукт Adobe рекомендовать сложно, тогда как его аналог PDFelement — более чем.
Это полноценный редактор PDF, в котором можно детально настроить и отредактировать каждый блок текста — причём это касается как новых абзацев, так и уже существующих в документе. При вставке таблиц и картинок учитывается вёрстка документа: новый файл не лепится поверх уже существующих.
Персональную лицензию можно купить за 4 490 рублей в год, бессрочную — за 5 990 рублей. Для команд до 10 человек подписка будет стоить 109 долларов в год за пользователя, если участников больше, то условия нужно согласовывать в индивидуальном порядке.
Эти тарифы дают 20 ГБ места в облаке на участника. Есть более дорогая опция — PDFelement Cloud, которая предлагает уже 100 ГБ облачного пространства, возможность хранить до 30 электронных подписей с сертификатом и совместно работать над документами.
Служба автоматизации: Albato
Платформа Albato помогает автоматизировать рутинные операции. Она подключается к сервисам, которые вы используете для работы, и позволяет настраивать различные сценарии их взаимодействия. К примеру, вы можете подключить VK и «Битрикс24», чтобы система автоматически превращала входящие заявки в лиды.
Albato поддерживает более 400 сервисов и предлагает огромное количество сценариев автоматизации. Они могут существенно оптимизировать вашу работу, поэтому и тарифы не самые низкие. Стоимость подписки начинается от 1 690 рублей за пользователя в месяц, более дорогие тарифы включают больше операций в месяц и позволяют подключить дополнительные аккаунты без доплаты.
Есть быстрый переход из Zapier, который прекратил работу в России.
Этот материал впервые был опубликован в декабре 2014 года. В октябре 2024‑го мы обновили текст.
