15 удобных инструментов для удалённой работы в команде
1. Рабочий мессенджер: Telegram
Несмотря на блокировку, Telegram остаётся одним из самых популярных мессенджеров в России. Его активно используют как для будничного общения, так и для деловой коммуникации между сотрудниками.
Telegram быстрый, удобный и простой. В сервисе нет поддержки видеоконференций и некоторых других полезных функций, доступных в корпоративных мессенджерах вроде Slack, зато его можно использовать абсолютно бесплатно.
2. Офисный пакет: «Google Таблицы», «Документы» и «Презентации»
- Платформы: веб, Android, iOS.
- Альтернативы: Office 365, Quip, Apple iWork.
Google предлагает кросс‑платформенный, функциональный и бесплатный набор сервисов для работы с популярными форматами офисных файлов. С его помощью можно создавать и редактировать текстовые документы, таблицы и презентации — как самостоятельно, так и совместно с коллегами.
Каждому пользователю доступно 15 ГБ дискового пространства для хранения файлов на серверах Google. Чтобы получить дополнительный объём, можно оформить платную подписку G Suite. В неё также входят услуги круглосуточной поддержки, служба корпоративной почты и дополнительные функции защиты данных. Стоимость тарифов начинается с 6 долларов в месяц за человека.
«Google Документы» →
«Google Таблицы» →
«Google Презентации» →
3. Сервис для заметок: OneNote
«Google Документы» и подобные сервисы не подходят для работы с мелкими заметками. Последние удобнее хранить в облачных блокнотах вроде OneNote. Этот продукт Microsoft отличается интуитивным интерфейсом, который напоминает реальную записную книжку. Простая и чёткая структура сервиса позволит вам и вашим коллегам быстро находить нужные заметки среди сотен других.
В числе прочих достоинств OneNote — широкие возможности для редактирования текста и поддержка всевозможных вложений: от аудиокомментариев до видео. Кроме того, сервис можно использовать бесплатно. В таком случае каждому пользователю предоставляется 5 ГБ для хранения заметок в облаке. При оформлении платной корпоративной подписки «Office 365 бизнес» вся команда получает 1 ТБ общего пространства для OneNote и других сервисов Microsoft.
4. Менеджер задач: Todoist
Чтобы эффективно управлять удалённой командой, руководителю нужен удобный инструмент для делегирования задач. Сервис Todoist — один из лучших в этой категории. Он позволяет быстро добавлять дела, организовывать их по спискам и приоритету, назначать время и прикреплять исполнителей.
Благодаря меткам и фильтрам в большом количестве задач легко ориентироваться. А история активности помогает руководителю тщательно следить за ходом работы.
В бесплатном режиме вы можете добавлять до 80 проектов и до 5 сотрудников в каждый из них. Чтобы снять ограничения, а также разблокировать уведомления, метки и другие продвинутые функции, придётся оформить платную подписку. Стоимость начинается с 229 рублей в месяц за человека.
5. Менеджер проектов: Asana
Менеджеры задач хороши для быстрых поручений, но не всегда подходят для управления сложными рабочими процессами. Для более стратегического подхода к делам используют программы вроде Asana. Этот сервис позволяет планировать и структурировать поток задач множеством способов. Каждый сотрудник чётко видит свои обязанности и сроки работы. А руководитель может легко отслеживать прогресс и наблюдать за общей картиной проекта.
Бесплатная версия Asana рассчитана на команды, размер которых не превышает 15 человек, и лишена некоторых функций. К примеру, в ней недоступны вид «Временная шкала» и продвинутый поиск по задачам. Стоимость платной подписки начинается с 11 долларов в месяц за одного пользователя. Чем дороже выбранный план, тем больше функций он предоставляет.
6. Канбан‑доски: Trello
- Платформы: веб, Windows, macOS, Android, iOS.
- Альтернативы: MeisterTask, Blossom.
Канбан — это популярная методология ведения проектов. Каждая задача в ней проходит определённые этапы: к примеру, «В планах», «Выполняется» и «Завершено». Обычно их изображают в виде досок, между которыми перемещают карточки задач. Получается очень наглядное отображение рабочего процесса, поэтому многие сервисы для управления проектами в той или иной степени используют элементы канбан.
Пожалуй, лучше всего эту методологию реализовали в Trello. Разработчики возвели простоту и наглядность в абсолют, поэтому сервис может быть недостаточно функциональным для сложных проектов. Зато поток задач в нём выглядит настолько минималистично, что в нём разберётся и ребёнок.
Кроме того, бесплатная версия Trello не имеет жёстких ограничений. Платить придётся только в том случае, если вам понадобятся дополнительные возможности оформления, больше 10 досок для команды, а также инструменты для автоматизированной работы с задачами. Стоимость подписки стартует с 10 долларов в месяц за человека.
7. Редактор ментальных карт: MindMeister
Ментальной картой называют схематическое изображение процессов или идей, которое упрощает восприятие информации. В таком виде можно представить что угодно: от стратегии развития проекта до результатов мозгового штурма. Для коллективной работы с ментальными картами нужен специальный редактор.
Хорошим выбором будет сервис MindMeister. Он предлагает массу шаблонов и удобных инструментов для визуализации данных. С его помощью можно быстро рисовать ментальные карты любой сложности.
В бесплатном режиме MindMeister позволяет хранить до трёх ментальных карт. Подключив тариф PRO, вы сможете работать с неограниченным числом элементов, сохранять их в популярных офисных форматах, а также получите функции для управления командой. Стоимость — 8,25 доллара за пользователя в месяц.
8. Облачное хранилище: «Google Диск»
- Платформы: веб, Windows, macOS, Android, iOS.
- Альтернативы: «Яндекс.Диск», Dropbox, OneDrive.
Сложно представить удалённую работу в команде без облака для хранения совместных данных. К вашим услугам десятки подобных сервисов, но одним из лучших можно смело назвать «Google Диск». Он предлагает щедрый запас бесплатного пространства — 15 ГБ, интегрирован с другими продуктами Google и доступен в удобном интерфейсе.
Чтобы расширить объём, вы можете оформить упомянутую выше подписку G Suite или подписаться только на платный тариф «Google Диск»: за 139 рублей в месяц компания предоставляет пользователю 100 ГБ облачного пространства.
9. Сервис для видеоконференций: Zoom
- Платформы: веб, Android, iOS.
- Альтернативы: «Skype для бизнеса», Slack, Hangouts Meet.
Видеовстречи создают не только тесный эмоциональный контакт между сотрудниками, но и эффективные условия для коммуникации. Видя и слыша своих коллег, вы можете взаимодействовать с ними так же продуктивно, будто находитесь за одним столом. Неудивительно, что сервисы для видеоконференций столь популярны.
Одним из лидеров рынка является Zoom. Он не только организует безопасную видеосвязь, но также позволяет демонстрировать участникам конференции экран, передавать файлы и сохранять записи разговоров.
В бесплатной версии можно приглашать на видеовстречу до 100 человек, а её продолжительность составит максимум 40 минут. Чтобы снять ограничения, нужно оформить платную подписку — от 15 долларов в месяц с организатора.
10. Менеджер скриншотов: LightShot
- Платформы: Windows, macOS.
- Альтернативы: Gyazo, Nimbus Capture.
Во время удалённой работы один снимок экрана может заменить тысячу слов. Поэтому вам не помешает удобный инструмент для создания скриншотов. Под это описание подходит облачный сервис LightShot. Он доступен бесплатно и позволяет делать снимки выбранной области дисплея в два клика.
Создав изображение, вы тут же можете отправить его коллегам — по ссылке через сервер LightShot или с помощью любого мессенджера.
11. Тайм‑трекер: Timely
- Платформы: веб, Windows, macOS, Android, iOS.
- Альтернативы: Toggl, RescueTime, Harvest.
Тайм‑трекеры помогают следить за тем, сколько времени ваша команда тратит на те или иные задачи. Timely делает это автоматически. Сначала к нему нужно подключить сервисы, в которых работают сотрудники. Это могут быть те же Trello, Asana или Todoist. После интеграции Timely начнёт анализировать действия с задачами и показывать результаты коллег на временной шкале.
Сервис работает по подписке от 49 долларов в месяц.
12. Мировые часы: World Time Buddy
- Платформы: веб, Android, iOS.
- Альтернативы: «Яндекс.Время», 24timezones.
Когда сотрудники работают в разных часовых поясах, ситуацию упрощают такие сервисы, как World Time Buddy. Это удобные часы, которые показывают на одном экране время во всех выбранных населённых пунктах.
До четырёх локаций вы можете добавить бесплатно. Для большего количества сервис просит оформить подписку стоимостью 3 доллара в месяц.
13. Сервис для работы с PDF: Acrobat Pro DC
- Платформы: веб, Windows, macOS, Android, iOS.
- Альтернативы: Soda PDF, PhantomPDF.
Если ваша команда часто имеет дело с PDF, редактор с поддержкой совместной работы может сэкономить вам массу сил и времени. Для этой роли отлично подходит Acrobat Pro DC. Это облачный инструмент, который позволяет просматривать и комментировать PDF‑документы всем пользователям, у кого есть доступ к файлу.
Сервис Acrobat Pro DC платный. Стоимость подписки составляет 1 610 рублей в месяц или 11 592 рубля в год.
14. Менеджер паролей: LastPass
- Платформы: веб, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
- Альтернативы: Dashlane, Hypervault, Keeper, 1Password.
Рабочий коллектив может использовать десятки различных сервисов. В идеале для каждого нужен надёжный уникальный пароль. К счастью, чтобы пользователям было удобно создавать и хранить такие комбинации, существуют специальные инструменты.
Один из самых известных — сервис LastPass. Он генерирует сложные пароли, хранит их в надёжном облачном сейфе и автоматически вводит при входе в соответствующие аккаунты. Установив приложение LastPass на свои устройства, все участники команды будут иметь доступ к общим паролям. При этом руководитель может выбирать, какие именно учётные данные видит каждый пользователь.
Чтобы применять LastPass для команды, нужно приобрести лицензию. Стоимость зависит от количества участников.
15. Служба автоматизации: Zapier
- Платформы: веб.
- Альтернативы: Power Automate, IFTTT.
Платформа Zapier помогает автоматизировать рутинные операции. Она подключается к сервисам, которые вы используете для работы, и позволяет настраивать различные сценарии их взаимодействия. К примеру, вы можете подключить Gmail и Trello, чтобы система автоматически превращала входящие письма в новые задачи.
Zapier поддерживает тысячи сервисов и предлагает огромное количество сценариев автоматизации. Они могут существенно оптимизировать вашу работу, поэтому и тарифы не самые низкие. Стоимость подписки для команд начинается с 299 долларов в месяц.
Этот материал впервые был опубликован в декабре 2014 года. В марте 2020‑го мы обновили текст.
- 10 полезных сервисов Google, о которых вы могли не знать
- 15 приложений, которые помогут вернуть контроль над жизнью
- Советы для тех, кто работает дома и хочет оставаться продуктивным
- Полное руководство по удалённой работе, основанное на личном опыте
- 10 бесплатных программ для удалённого доступа к компьютеру