Как эффективно применять систему GTD в жизни

Этот материал — продолжение статьи «Как навести порядок в делах и всё успевать: полный гид по системе GTD». Сначала стоит ознакомиться именно с ней, так как там подробно разъясняются многие используемые понятия.

В этой статье — пошаговое руководство, как применять GTD в жизни. При написании я придерживался следующих принципов:

• Универсальность. Описанные здесь идеи универсальны, и с их помощью каждый построит для себя систему GTD, которая будет работать именно с теми сервисами, к которым он привык.
• Простота. Система должна быть интуитивно простой в работе. На занесение и обработку информации должно тратиться минимум времени и энергии, как и на планирование следующих действий. Только тогда система будет работать в долгосрочной перспективе и даже после долгих перерывов: например, если вы уедете в отпуск на месяц, то, когда вернётесь, сможете восстановить свой подход к управлению делами.
• Надёжность. Самое важное — это быть уверенными в своей системе, а именно в том, что не забудете ничего из запланированного, так как увидите напоминание в нужный момент.
• Концентрация на важном. Система должна помогать вам фокусироваться как на том, что вы делаете в текущий момент, так и на тех делах, которые важны в долгосрочной перспективе.
• Удовольствие. Система управления делами и задачами должна приносить вам удовольствие. Например, когда лежите на диване после тяжёлого рабочего дня с телефоном в руках, вычёркиваете из списка выполненные задачи и получаете от этого истинное удовольствие. Особенно когда это ещё визуализируется ростом графика вашей продуктивности.

5 основных стадий системы GTD

Стадия 1. Сбор информации

Нужно собирать абсолютно все дела, даже самые мелкие, тогда наше сознание будет чистым и мы будем действовать максимально продуктивно.

Именно поэтому не работают стандартные списки дел, ведь большинство людей зачастую фиксируют только самые важные вещи, а сотни задач, которые не так важны, вообще не учитываются. Но именно такие маленькие задачи, регулярно напоминая о себе, используют значительную часть ресурсов головного мозга и создают дополнительные переживания, которые приводят к усталости и стрессу.

Один из важных принципов системы GTD — это полностью выгрузить из головы все задачи и поместить их в надёжную систему, которая поможет в нужное время вспомнить о важных делах.

Ещё нужно учесть, что корзин для сбора входящей информации должно быть минимальное количество. В идеале — одна. Тогда её легче всего будет обрабатывать.

Стадия 2. Обработка информации

На этой стадии мы обрабатываем ту информацию, которая находится у нас в корзине «Входящие».
Есть три варианта, как мы можем поступить на этой стадии:

• Отметить задачу как «Действие», указывая следующий шаг для её выполнения и дедлайн. Можно не указывать дедлайн, если пока нет точного понимания, когда нужно выполнить задачу.
• Переместить информацию в «Справочник», если с ней делать ничего не нужно, но она может пригодиться в будущем.
• Удалить информацию, определив, что это «Мусор»: то есть делать с ней ничего не нужно и в будущем она не пригодится.

Стадия 3. Организация действий

Все действия проходят через следующую воронку.

Фильтр 1 — «Отсечение»

Задайте себе вопрос: я действительно должен выполнять это действие? Если есть сомнения, удаляем.

Фильтр 2 — «Делегирование»

Задайте себе вопрос: если это нужно сделать, то это действительно должен выполнить лично я? Если нет, делегируем и указываем ответственного, конечный результат, промежуточные этапы контроля (узловые пункты) и дедлайн.

Если действие должны выполнить именно вы, переходим к следующему фильтру.

Фильтр 3 — «Действие»

Задайте себе вопрос: это действие займёт больше 2–5 минут? Если нет, сделайте прямо сейчас и освободите голову. Если да, занесите в систему.

Действия в системе могут быть следующих видов.

«Следующие действия» — простые задачи, которые состоят из одного действия (позвонить, написать, сходить и так далее). Например, действие «Поменять на колесах зимнюю резину» будет состоять из следующих простых действий: позвонить и записаться в автосервис, запланировать время в календаре, в нужное время подъехать в автосервис.

Такие действия удобно собирать в списки по месту и обстоятельствам (контекстные списки). Может быть список «В магазине», куда вы заносите всё, что вам нужно купить, когда вы будете в магазине, или список «В кресле», в который вы добавите дела и задачи, которые можете выполнять вечером после работы в своём любимом кресле. Или список «шеф-вопросы», куда вы записываете все вопросы, которые у вас возникают к начальнику, чтобы потом решить их все за один раз.

Все подобные действия я обычно фиксирую либо в «Google Календаре» (встречи и события), либо в Todoist — облачном сервисе, где удобно систематизировать задачи.

«Проекты» — задачи, для выполнения которых требуется больше одного шага. Чтобы проект сдвинулся с мёртвой точки, нужно описать первые шаги по его выполнению и оставить напоминание о нём в надёжной системе. В итоге проект превращается в цепочку простых действий, каждое из которых можно выполнить в ближайшие пять минут и получить результат.

Проекты я размещаю на карточках Trello. Карточка представляет собой идеальный контейнер для проектов, куда можно поместить:

• описание и цель проекта;
• ссылки на другие документы о проекте;
• имена ответственных;
• дедлайн;
• чек-листы со следующими шагами;
• комментарии к проекту;
• необходимые файлы и так далее.

«Отложенные действия». Если мы не можем запланировать следующие действия без дополнительного события или информации (например, ждём, пока знакомый пришлёт телефон автосервиса, где можно выгодно заменить шины), такие действия мы заносим в список «Отложенные». По желанию можно поставить напоминание о том, что нужно что-то проконтролировать.

Такие перечни дел можно структурировать также в виде контекстных списков. Например, сделать список с задачами, которые поручили своему помощнику.

Список «Когда-нибудь» содержит дела, которые не требуют активных действий сейчас, но которые мы хотели бы выполнить в будущем.

Это могут быть:

• книги, видеотренинги и курсы, которые хочется приобрести;
• полезные навыки, которыми хочется овладеть;
• места, которые хочется посетить;
• вещи, которые хочется приобрести.

Нужно периодически заглядывать в этот список, брать записи и превращать их в цели, над достижением которых вы будете работать.

Стадия 4. Регулярный обзор

Чтобы система работала, необходимо регулярно делать обзор основных задач и проектов, чтобы удалять те, которые уже не актуальны, а новые сортировать по приоритетам и отправлять в работу.

Чтобы такой обзор проводился регулярно, следуйте этим советам:

• Оставьте в расписании 30–60 минут на проведение обзора (на начальном этапе одного раза в неделю будет вполне достаточно).
• Составьте чек-лист или план такого обзора, где прописана последовательность, что за чем идёт. Этот план не должен быть слишком сложным, а обзор не должен занимать у вас слишком много времени, иначе вы просто не будете регулярно его делать.

Ниже — пример моего чек-листа с еженедельным обзором. Я сделал его в формате схемы-шпаргалки с последовательностью действий, на которой изображены сервисы/документы, в которые я заглядываю. Вы можете оформить его обычным списком или нарисовать от руки схему, которая вам удобна.

Распечатайте четыре таких чек-листа на месяц. Во время еженедельного обзора берите один из них в руки и вычёркивайте выполненные пункты из списка. Это простое упражнение будет мотивировать вас продолжать проводить такие обзоры.

Стадия 5. Действия

Когда план на неделю составлен, дальше остаётся действовать. Не допускайте одну из главных ошибок начинающих работать по системе GTD, когда слишком много времени тратится на организацию задач вместо фактического их выполнения.

Вот несколько советов, как сделать действия более эффективными.

1. Составляйте план на день исходя из плана на неделю. Разбейте день на блоки, выделив 2–3 блока для выполнения важных дел и выделив пару блоков для прочих задач. Продолжительность блоков — в среднем 60–120 минут. Между блоками вставляйте свободное время для непредвиденных дел.
2. Работайте по системе Pomodoro, для этого на телефон можно установить таймер. Суть её проста: через каждые 25–30 минут работы делайте перерыв минут на пять, а после третьего рабочего блока — более длинный перерыв (15–30 минут). Итого получается три блока по 30 минут с перерывами по пять минут, за которым следует длинный перерыв на 15–30 минут. За день можно провести 2–4 таких цикла в зависимости от того, насколько часто вас отвлекают.
3. Во время блоков с важными делами старайтесь, чтобы вас не отвлекали другие люди и посторонние звуки (для этого в наушниках можно включить специальную музыку для концентрации).
4. Определите, когда уровень вашей энергии максимальный (например, с 7 до 9 утра), и в это время выполняйте самые важные дела, которые приближают вас к личным целям.
5. Не планируйте слишком много важных дел на день: достаточно 1–3. Важно, чтобы в конце дня, взглянув на вычеркнутые дела в своём плане, вы остались довольны и составили такой же реалистичный план на завтра.