4 способа организовать список дел, чтобы работать эффективнее

Не все дела одинаково важны, и чтобы сосредоточиться на главном, стоит сортировать их при внесении в список. Майк Варди (Mike Vardi), автор, спикер и основатель проекта Productivityist, рассказал, как разбить задачи на категории.

1. В зависимости от энергозатратности

Выделите три группы задач: с высокими, средними и низкими затратами ментальной энергии. Затем распределите все дела по этим категориям. Такой подход поможет продвинуться в работе даже тогда, когда вы не можете взяться за трудные задачи. Но он требует честности. Если вы бодры и энергичны, беритесь за дела с высокими энергозатратами, а не обманывайте себя, занимаясь простыми вопросами.

Плюс в том, что даже чувствуя себя не очень хорошо, вы продвинетесь, выполняя низкозатратные задачи. Даже маленькие шаги помогают двигаться вперёд. А когда справитесь с лёгкими делами, у вас может появиться энергия и на большие.

2. В зависимости от времени выполнения

Такой подход пригодится, когда нужно управлять задачами в разное время дня. Это особенно полезно, если вы работаете на основной работе и одновременно начинаете строить своё дело.

Например, вам нужно проверять почту чаще одного раза в день. Тогда малоэффективно вносить в список задачу «Проверить сообщения». Удобнее будет разбить день на три части и проверять утреннюю, дневную и вечернюю почту. В этом есть и дополнительный плюс — вы не будете слишком часто заглядывать во входящие и отвлекаться от других дел.

Если в течение дня вы не знаете, чем заняться, просто посмотрите в список дел на этот временной отрезок.

3. В зависимости от приоритета

Согласно матрице Эйзенхауэра все дела делятся на четыре категории:

• срочные важные;
• несрочные важные;
• неважные, но срочные;
• неважные и несрочные.

Если распределять задачи по этим категориям, сразу становится видно, что нужно сделать сейчас, что — потом, а что — никогда. Такой подход поможет не забывать о важных делах, что иногда случается, когда они записаны вперемежку с остальными.

4. В зависимости от сферы применения

Пункт «Вымыть посуду» в рабочем списке дел будет вам только мешать. Попробуйте делить задачи по сферам: рабочая/личная. Это особенно важно для тех, кто работает удалённо или занимается фрилансом. Один список, в котором записаны и рабочие, и домашние дела, только отвлекает и снижает продуктивность.

Естественно, можно комбинировать все четыре подхода. Используйте их так, как вам удобно. Главное, чтобы ваш список задач стал более осмысленным.