Лучшее
Рубрики
Рецепты
Промокоды
Подкасты
Сервисы
Колонки
Лучшее
Рубрики
Рецепты
Промокоды
Подкасты
Сервисы
Колонки
Теории большого мира
Новости
Здоровье
Спорт и фитнес
Покупки
Технологии
Научпоп
Отношения
Реклама
Продуктивность 28 декабря 2020

Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

Время — дефицитный и невосполнимый ресурс. Научитесь использовать его с умом.
Фото автора Настя Радужная
Настя Радужная

Автор Лайфхакера

Избранное

Метод Бенджамина Франклина

Бенджамин Франклин был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки — участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время — деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

Время для Франклина действительно имело колоссальное значение.

Любишь жизнь? Тогда не теряй времени, ибо время — ткань, из которой состоит жизнь.
Бенджамин Франклин

В 20 лет Франклин разработал для себя систему организации времени, которой пользовался на протяжении всей жизни. Современники назвали её «пирамидой Франклина» (иногда также встречается наименование «пирамида продуктивности» — productivity pyramid).

В основе пирамиды — жизненные ценности. Это моральные ориентиры в решении любых задач. Франклин называл их добродетелями.

Для себя он определил 13 добродетелей: воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.

Чтобы ежедневно работать над собой, Франклин завёл специальную записную книжку, в которой отвёл по странице на каждый жизненный принцип. Каждую страницу он разлиновал на семь столбцов (дни недели). Затем провёл 13 горизонтальных линий по числу добродетелей.

Таким образом, каждый день он фокусировался на одной из добродетелей, а по вечерам в квадратиках отмечал промахи, допущенные на пути к «моральному совершенству».

Следующая ступень пирамиды Франклина — это глобальная цель. Она базируется на жизненных принципах и отвечает на вопрос: «Чего я хочу достичь к N годам?» Глобальной целью для врача, например, может являться стремление стать завотделением до 35 лет, а для менеджера — запустить свой стартап.

Бенджамин Франклин — поистине праотец to-do-планирования. Он всегда придерживался распорядка и расписывал буквально каждый свой шаг. Поэтому далее в его пирамиде идут:

  • генеральный план — пошаговая инструкция по достижению глобальной цели;
  • долгосрочный план — цели на ближайшие 3–5 лет;
  • краткосрочный план — задачи на ближайший год и месяц;
  • планирование на неделю и день.

Все ступени пирамиды расположены последовательно — каждая следующая опирается на предыдущую.

Вывод

Чтобы организовать свой день по методу Франклина, нужно определиться с фундаментальными жизненными принципами, поставить глобальную цель и составить план по её достижению.

Для долгосрочного и краткосрочного планирования можно использовать один из электронных инструментов либо завести бумажный блокнот и внедрить систему «Быстрых записей».

Метод Стивена Кови

Одним из последователей системы Франклина считается Стивен Кови. Это всемирно известный эксперт и коуч в области менеджмента. Кови — профессиональный оратор и автор множества книг. Одна из них вошла в список самой влиятельной бизнес-литературы журнала Time.

Это опередившая своё время книга «Семь навыков высокоэффективных людей». Кови написал её в 1989 году, но бестселлером она стала лишь после переиздания в 2004-м.

Концепция Кови базируется на последовательности из семи навыков.

  1. Затачивать пилу, то есть постоянно самосовершенствоваться.
  2. Достигать синергии, то есть стремиться к взаимовыгодному взаимодействию.
  3. Быть проактивным.
  4. Стараться сначала услышать, а уже потом — быть услышанным.
  5. Начинать, представляя конечную цель.
  6. Думать в духе «выиграл — выиграл».
  7. Сначала делать то, что нужно делать сначала.

Реализовать последний навык поможет матрица распределения задач и расстановки приоритетов. Её Кови позаимствовал у 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.

Все задачи распределяются на четыре группы:

  1. Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
  2. Несрочные важные (стратегические задачи с отдалённым дедлайном);
  3. Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);
  4. Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).

По мнению Кови, успешные люди крайне редко оказываются в цейтноте, так как быстро расправляются с задачами из категорий 1 и 3 и без жалости жертвуют делами из квадрата 4. При этом 60–80% времени и сил они отводят на решение задач из квадрата 2, потому что именно они являются локомотивом прогресса.

Вывод

Чтобы стать эффективнее, в конце или начале дня выписывайте стоящие перед вами задачи и задавайте им приоритетность при помощи матрицы Эйзенхауэра (или матрицы Кови — кому как больше нравится). Для этого можно воспользоваться приложением Eisenhower (iOS) или MyEffectivenessHabits (Android). Старайтесь соблюдать пропорцию: 40% — важные срочные дела, 60% — важные несрочные.

Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — популярный гуру продуктивности. Записи его публичных выступлений собирают миллионы просмотров, а книги расходятся такими же огромными тиражами.

Немудрено — кому не хочется «работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе „от звонка до звонка“, и при этом жить где угодно и богатеть»? Одноимённая книга Феррисса стала номером один в списках бестселлеров The New York Times и The Wall Street Journal.

Его метод стоит на двух китах:

  1. Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Это значит, что нужно сосредоточиться на деятельности, которая действительно важна.
  2. Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё. Это значит, что на задачу необходимо отводить ровно столько, сколько нужно для её выполнения.

Чтобы успевать больше, не нужно увеличивать продолжительность рабочего дня. Напротив, сокращайте её, фокусируйтесь только на действительно важном. Всё остальное отметайте, отдавайте на аутсорсинг или делегируйте.

Подходу Феррисса соответствует техника планирования 1–3–5. Её суть проста: в список дел вносится одно важное дело, три средних и пять мелких. Всего — девять. Они априори распределены по срочности, что помогает избавиться от ощущения аврала.

Феррисс — противник многозадачности и информационных перегрузок. При одновременном выполнении нескольких дел происходит расфокусировка внимания. В результате производительность не повышается, а падает. Так же обстоит дело с беспрерывным поглощением информации. Постоянная проверка почты, мессенджеров и соцсетей лишь создаёт ложное ощущение занятости, но не приближает к цели.

А вот стрессы, напротив, Феррисс считает нашими помощниками.

Страх — это индикатор. Страх — наш друг. Временами он показывает, чего не следует делать, но чаще показывает, что как раз стоит делать.
Тим Феррисс

Следует отметить, что Тим Феррисс не единственный, кто стремится к продуктивности, работая меньше. Стивер Роббинс, автор книги «9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше», предлагает для этого метод «активных дней», когда в определённый день назначаешь себе «контролёра», который будет следить за прогрессом.

Вывод

Этот метод подойдёт вам, если вы не можете следовать строгому графику и to-do-списки для вас не работают. Стройте свой день так, чтобы 20% времени занимали наиболее сложные и важные дела. Остальное пусть идёт своим чередом. Иными словами, если вам необходимо провести деловую встречу, то нужно выбрать день, время, продолжительность и строго следовать намеченному. Оставшуюся часть дня можно посвятить любой текущей работе.

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский — эксперт в области организации времени, основатель и руководитель одноимённой компании. Его особенность не в создании оригинальных разработок, а в том, что он излагает приёмы тайм-менеджмента просто и доступно, адаптируя их к отечественным реалиям.

Архангельский — автор нескольких популярных бизнес-книг: «Работа 2.0: прорыв к свободному времени», «Формула времени», «Тайм-драйв» и других.

Последняя наиболее популярна. В «Тайм-драйве» рассказывается о важности планирования, целеполагания и мотивации, а также приводятся действенные приёмы управления временем и борьбы с прокрастинацией.

  • «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
  • «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
  • «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» — готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера — «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло, но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло — автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Суть метода Pomodoro: отрезки времени, отводимого на работу, — это «помидорки». Один «помидор» = 30 минут (25 минут на работу и 5 на отдых). Запускаем таймер и трудимся с максимальной отдачей и минимальными отвлечениями в течение 25 минут. Звучит сигнал — настало время пятиминутного перерыва. Затем вновь запускаем таймер.

Таким образом, производительность измеряется количеством выполненных за день «помидорок». Чем больше, тем лучше.

Чтобы не тратить 25 минут на придумывание себе дела, список задач нужно составить заранее. В нём вы также сможете отмечать количество целых «помидорок» (ставится крестик напротив задачи) и отвлечений (ставится апостроф). Это позволяет определить, сколько времени заняло выполнение той или иной задачи и насколько она была трудна.

Метод Pomodoro — доступный и гибкий. Хотите — ведите to-do-список на бумаге и отмеряйте 25-минутные отрезки кухонным таймером, а хотите — пользуйтесь специальными сервисами и приложениями.

Windows OS X и iOS Android
PomodoroApp Pomodoro Time Focus
Keep Focused Tadam Pomodoro Timer
Tomighty Flat Tomato Clockwork Tomato

По мнению Чирилло, оптимальная длительность «помидора» — 20–35 минут. Но, освоив технику, можно экспериментировать и менять интервалы под себя.

Детально с методом Франческо Чирилло можно познакомиться здесь.

Вывод

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.

Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.

GTD — альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен, создатель методики GTD, — один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе Вячеслав Сухомлинов.

Вячеслав Сухомлинов
Исполнительный директор ресторанного холдинга. Эксперт по практическому применению GTD
GTD — это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD — это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD — тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.

Читайте также 🧐
  • 10 утренних ритуалов для продуктивного начала дня
  • 8 неизбитых способов зарядиться энергией
  • 80 лайфхаков для продуктивности
Если нашли ошибку, выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Избранное
Комментарии
Діма Чубрей
11.04.16 02:31
Перехожу на GTD понемногу, очень нравится. Перечитал книгу раз пять где-то, уже легче с делами. Знакомые сказали на "сбор" и "обработку" дел/инфы ушло до недели, у меня же недели 3, так как работы много, перенести не могу никак. Но чем дальше продвигаюсь, тем больше могу и легче оно все идет. На перспективу, потом еще ознакомлюсь с другими системами и "заберу" из них лучшее: ) Метод Стивена Кови у меня вообще не прижился. А метод "pomodoro" прекрасно работает сейчас, но только в контексте GTD.
Сергей Балашов
03.07.18 16:16
На разборе входящих выгодно матрицу Эйзенхауэра применять
Евгений Поляков
04.07.18 11:31
а не подскажите способ разделения дел? сам принцип мне нравится, но спотыкаюсь, когда раскладываю дела по квадратам... у меня все попадают в квадраты 1 и 2... а это неправильно
Aleksander Nikitin
11.04.16 08:34
Настя, молодец! Отличный обзор!
Настя Радужная
11.04.16 08:52
Спасибо, Александр! Рада быть полезной читателям.
Roman Goncharenko
11.04.16 08:59
Очень круто. Авторский материал. Неужели с приходом Петра действительно ЛХ будет меняться?!
Алексей Пономарь
11.04.16 09:48|изменено
«А вы уже перестали бить жену?»
Roman Goncharenko
11.04.16 09:49
Нет, только сегодня приступаю =)
Кирилл Богатов
11.04.16 09:07
Хорошая статья, автору спасибо за труд. Для Android есть хороший Pomodoro-таймер, Simple Pomodoro. Оказался приятнее и проще, чем те, что указаны в статье.
Max Mordas
11.04.16 10:54
Всем, кому интересен GTD в его современной компьютеризированной версии, рекомендую видео этого автора - https://www.youtube.com/channel/UChmaRvkY7ByM_z2GOkJXhug?nohtml5=False
Kirichenko Dmitriy
12.04.16 08:52
Отличный лайфхак. Кратко, по делу. Сохраню себе в телефончик. Буду периодически почитывать. Спасибо!
atomictravelertaco
12.04.16 14:38
Очень хороший обзор спасибо! Я вроде как прочитал не мало книжек, но честно скажу не понимаю что такое Time-management и GTD. Т.е. какое-то интуитивное понимание есть, а вот четкого - нет. Вячеслав Сухомлинов говорит что "GTD — это не тайм-менеджмент." Тут же рядом википедия говорит, что "Getting Things Done is a time-management method, described in a book of the same title". Где заканчивается одно, где начинается другое? Где просто список дел или целей перестает быть просто списком и становится "Тайм мендежментом"? Мне до сих пор не очень понятно... :)
atomictravelertaco
12.04.16 14:51
Один из очень важных моментов, который, как мне кажется, мало затронут у всех этих авторов - это момент оценивания результата. Вся наша жизнь в контексте целей сводится к тому, что мы тратим ресурсы (время / деньги) и получаем какой-то результат в широком смысле этого слова (например, результат в виде количества заработанных денег). Затраты, как правило, более-менее реально оценить, хотя бы по порядку величины. А вот результат - очень часто даже по порядку трудно оценить, и в добавок он носит вероятностный характер. У всех авторов есть неявно этот момент. Например, у Кови - бинарная шкала "важное / неважное". А вот как понять важное дело или нет? ---- Могу пояснить на примере внедрения чего-нибудь нового на сайте. Как правило идей много, а времени программистов и денег - нет. Причем чем больше времени идет, тем больше идей становится. Все попробовать невозможно. Приходится выбирать. Готов поспорить у лайфхакера есть тоже подобный нехилый список из нескольких сот самых разных идей. На что потратить время? Привлекать рекламодателей? Делать новые спецразделы? Доделать то что сеошники просят поправить? Провести AB тестирование нового дизайна страницы? Потратить деньги на тестирование на мобильных старой версии сайта? Разрабатывать приложение? Поставить вместо adwords на пробу яндекс директ? Что из этого в терминах того же Кови считать важным, а что нет? ----- На первый взгляд нужно сделать следующее: написать затраты и предполагаемый результат. Но практически на любой задаче будет затык. Поставить на пробу яндекс.директ - это условно 1 человеко час. А вот что мы с этого получим? С одной стороны, не исключено, что подрастем на 20-30%. На контексте получаем несколько тысяч долларов, поэтому потратить 1 час с потенциалом на ровном месте получить прирост 1000 баксов - вполне неплохо. С другой стороны, не факт что будет лучше. Какова вероятность что будет лучше - черт его знает. --- Мне кажется вот оно, тонкое место. А остальное - дело техники. Помидоро хорошо помогает, например, если известно что нужно делать.
Дмитрий Новиков
03.07.18 09:51
Самая полезная статья, прочитанная за последний год. Браво автор!
Andrey Kostyuk
03.07.18 17:11
Спасибо автор! Действительно полезно ?
Виктор Ян
04.07.18 09:53
Где можно еще больше и подробнее узнать о "Методе Бенджамина Франклина? Как составлять все эти схемы, план и прочее
Евгений Высоцкий
11.07.18 09:54
В методике Аллена и Франклина есть определённые сходства У Аллена это "высота полёта" 1. Над уровнем моря – список всех текущих дел. 2. 10 000 футов – список всех наших проектов. 3. 20 000 футов – список нашего круга обязанностей 4. 30 000 футов – наши цели на ближайшие 1-2 года. 5. 40 000 футов– цели и перспективы ближайших 3-5 лет. 6. 50 000 футов– наша жизнь (ценности и личная миссия) Те же самые шесть уровней у Франклина
Alisa Metlyakova
14.01.23 21:00|изменено
Статья конечно интересная ,но почему нет ни одного метода огранизовать свой день и при этом закончить его будучи живой ,созданным женщиной?Когда надо успеть и поработать,и сходить на учебу (надо же постоянно развиваться ),сделать закупку ,уборку и ужин ,сходить в спорт зал ,послушать рассказы мужа ,погулять с собакой ,итд итп ...Все методы придуманны мужчинами ...Так что ,не вижу в этом особой заслуги ...Мужиком быть гораздо проще :)
Artem Kurkin
29.04.23 17:33
Планируя свое время, ты не ограничиваешьсебя, а напротив, становимся свободнееКак планировать время?1. Составь список важных дел;2. Составь список того, чем тебе хотелось бы заняться в свободное время;3. Составь расписание, учитывая важностьдел;4. Придерживайся расписания;5. Относись к развлечениям как к награде за выполненную работу, а не как к неотемлемой части своего распорядка."Нет для человека ничего лучше, чем... наслаждаться добрыми плодами своего труда" Библия
Информация
О проектеРубрикиРекламаРедакцияВакансии
Подписка
TelegramВКонтактеTwitterViberYouTubeИнициалRSS
Правила
Пользовательское соглашениеПолитика обработки персональных данныхПравила сообщества
18+Копирование материалов запрещено. Издание может получать комиссию от покупки товаров, представленных в публикациях