Как оценивать свои возможности, чтобы не тонуть в задачах

1. Определите текущую нагрузку

Прежде чем браться за новые задачи на работе, чтобы не оказаться ещё в большем «пожаре», оцените время, которое тратите на выполнение текущих поручений. При этом важно исключить субъективную оценку: вы можете чувствовать, что тонете в делах, однако в действительности их оказывается немного.

Анастасия Шершнёва

Клинический психолог, КПТ-психолог, член Ассоциации когнитивно-поведенческой психотерапии.

Время может уходить на саботирование, прокрастинацию, попытки заставить себя сесть за работу. Из-за этого часто появляется ощущение переработки, хотя по факту задачи можно спокойно закрыть за меньший промежуток времени и уложиться в рабочие часы.

Чтобы получить объективную картину, следуйте четырём шагам:

• Воспользуйтесь тайм-трекером. Например, Toggl Track, WEEEK или Hours TimeLord. Программа посчитает, сколько времени вы тратите на конкретные задачи. Это поможет определить объём работы, с которым можно справиться за день, и не брать на себя больше.
• Учитывайте микродела. Разобрать почту, ответить в мессенджерах коллегам, назначить встречу, подготовить счёт для клиента — часто подобные задачи не считаются в общем объёме, а зря. По отдельности они кажутся незначительными, но все вместе могут занимать пару часов в день. Прикиньте хотя бы примерно время, которое тратите на такие задачи, и добавьте его к нагрузке.
• Посчитайте короткие перерывы. Сосредоточенно работать все восемь часов практически нереально. Ненадолго отвлечься, чтобы заварить чай, полистать ленту в соцсетях и посмеяться над мемами, — вполне нормально. За это время вы немного отдохнете, и работать дальше будет легче. Поэтому стоит включить небольшие паузы в расписание. 
• Закладывайте время на решение непредвиденных задач. В течение рабочего дня могут возникать незапланированные дела. Например, клиент приходит с правками, и их нужно срочно отработать. Поэтому оставляйте свободные окошки, которые можно занять работой без вреда для остальных задач.

2. Найдите свои слабые и сильные стороны

Это поможет разобраться, по какой причине случаются авралы. Для начала ответьте на вопрос, действительно ли так происходит, потому что задач слишком много и они неподъёмные для одного человека, а затем проанализируйте свою роль в появлении завалов.

Анастасия Шершнёва

В слабых сторонах можно увидеть отсутствие анализа потраченного времени, прокрастинацию или влияние личных черт характера. Например, человек не спорит или никогда не требует изменить дедлайны. Он боится сказать начальству о том, что срок слишком короткий и ему нужно чуть больше времени, чтобы сосредоточиться. Вместо этого приходится всё делать в спешке, потому что задачи идут одна за одной.

Как только вы определите слабые места, то сможете на них повлиять — на одни в большей степени, на другие в меньшей. Например, справиться с тревогой или недостаточной концентрацией внимания будет сложнее, а попросить установить более адекватные сроки, возможно, проще. 

После найдите сильные стороны — те качества, которые помогут решить проблемы. Например, любовь к работе, благодаря которой вы стараетесь выполнять задачи как можно лучше. Ориентируйтесь на свои ценности и не соглашайтесь на условия, которые потенциально могут ухудшить качество вашей работы.

Анастасия Шершнёва

Обсудите ситуацию с руководством и попытайтесь найти выход. Вы можете указать на то, что работы слишком много и что справиться с ней возможно, но пострадает качество. А если важен результат, объём задач нужно уменьшать.

3. Проанализируйте рабочую среду

Наши возможности зависят не только от нас самих. Их определяет ещё и рабочая среда. Например, вы очень крутой специалист, но в команде постоянно возникают авралы, кризисы и «пожары» на проектах. И вам приходится работать в таком режиме, из-за чего может быть трудно глубоко погружаться в задачи и методично их выполнять. 

Анастасия Шершнёва

Чтобы помочь себе и коллективу, ответьте на вопрос: «Какие инструменты я могу использовать, чтобы улучшить планирование и сделать работу комфортнее?» Предложите варианты коллегам — возможно, ваши идеи помогут наладить процессы.

4. Разберитесь с нелюбимыми задачами

Нелюбимые задачи могут тормозить продуктивность и ограничивать возможности. Мы часто занимаемся такими делами через силу, медлим с ними и копим до тех пор, пока не случается аврал. В результате у нас не остаётся энергии и времени на другие задачи — и мы начинаем тонуть в завалах.

Чтобы поладить с нелюбимыми задачами, разберитесь в двух вопросах:

• Насколько легко вам пережить дискомфорт, который они доставляют?
• Дают ли нелюбимые дела хоть какую-то выгоду?

Если вы справляетесь с неприятными ощущениями, а результат компенсирует все усилия, постарайтесь принять тот факт, что не всё важное в жизни приносит нам удовольствие.

Анастасия Шершнёва

Когда среди всех задач нелюбимые занимают пятую часть — это нормально. А вот если таких задач большинство, а от дискомфорта никуда не деться, задайте себе вопрос: «Почему я до сих пор с этим мирюсь?» Ответ поможет понять, стоит ли продолжать работать в компании или лучше уйти.

В случае, если нелюбимых задач много и вы решите уволиться, также работает рекомендация о слабых и сильных сторонах. Например, слабыми сторонами могут быть страх перемен или боязнь сообщить о своём желании начальству. Тогда надо подумать о том, почему вы боитесь изменить привычный ход вещей и что заставляет вас испытывать тревогу, и найти способы устранить причины. Но если при этом вы очень быстро адаптируетесь и легко погружаетесь в процессы — это сильные стороны. Они помогут пережить увольнение, а затем влиться в новую команду.