8 видов задач, которые воруют вашу энергию

Марьяна Онысько

Соосновательница «Школы сильных программистов», авторка «Краш-курса по затаскиванию проектов в срок» и телеграм-канала «Продукты, книги и любовь». Более 15 лет запускает образовательные проекты и настраивает процессы.

Запуск проектов, фултайм-работа, команда и ребёнок — всё это требует сил и времени. И довольно быстро понимаешь, что главный ресурс — это энергия. Время можно планировать, но если у нас нет сил — никакие планы не сработают. Без энергии не начинается даже простое, не двигается важное, не радует любимое. При этом есть несколько типов задач, которые безжалостно воруют её, — расскажу о каждом подробно и поделюсь опытом, как справляюсь с этой проблемой.

Какие задачи воруют энергию

Несколько лет назад я заметила, что в моих трекерах — как личных, так и командных — есть особый тип задач. Несложные, несрочные, но съедающие энергию. Вот они.

1. Закрытые, но висящие

Мы уже провели встречу, согласовали макет, сделали выгрузку — но в трекере всё ещё «в процессе». Вот только пока задача не закрыта, наш мозг не получает сигнала «Молодцы, справились!». И чем больше таких задач — тем больше растёт недовольство: «Всю неделю что-то делала, а толку нет». Потому что пока мы не поставим галочку, нам кажется, что дело не завершено. 

2. Задачи из серии «последняя миля»

Осталось вставить ссылку, прикрутить кнопку, нажать «Отправить». Но это всё не делается. Почему? Потому что мы переключились на новый проект или потому что страшно «выпустить в свет» — опубликовать статью, выложить пост, отправить важное письмо, зарелизить лендинг. В итоге мы неделями держим задачу в черновике, хотя доделать всё — дело десяти минут. 

Когда я запускала интернет-магазин для издательства МИФ, то много работала в команде с логистами. От них я узнала, что есть термин «последняя миля». Так называют этап доставки товара от склада до двери клиента. Именно он часто оказывается самым дорогим и непредсказуемым. 

Когда я о нём узнала, то поняла, что в проектах тоже есть последняя миля. Это когда мы уже потратили 95% ресурса на реализацию и нам осталось всего 5% усилий, чтобы начать получать пользу от своей работы. И чем дольше мы этого не делаем, тем хуже для нас и для бизнеса. 

3. Устаревшие задачи

Такие задачи висят неделями или даже месяцами — открываешь их и не понимаешь, что имел в виду. «Проверить гипотезу» — какую? «Написать черновик» — о чём? Чаще всего это идеи, которые мы когда-то быстро записали на бегу, чтобы не забыть, а потом отложили. Прошло время, контекст потерялся — и теперь они не вдохновляют, а только отнимают внимание. 

Я не трачу силы на то, чтобы восстановить ход мыслей, а придерживаюсь принципа из книги «Эссенциализм», в которой говорится, что ты всегда помнишь о важном. А если забыл — значит, это не важно.

4. Задачи в задачах

Смотришь: простая формулировка. Начинаешь делать — а там пять подпунктов. Например, «Подготовить презентацию» — звучит как одна задача. А внутри: продумать, о чём хочется говорить, набросать структуру, раскидать на черновые слайды, свериться с дизайнером по гайду, финализировать слайды, показать руководителю и так далее.

Если не вынести их отдельно, задача будет кочевать изо дня в день и вызывать раздражение. И получается, мы вставляем её в план, но вечером не можем поставить галочку и испытываем неприятные эмоции по этому поводу. 

5. Протухшие, но важные задачи

Про них забыли. Или никто не придал им значения. И это не те задачи, где всё уже сделано, но не поставлена галочка, как в первом пункте. Над этими мы даже не начали работать. Они могли потеряться в переписке или среди других более срочных дел или остаться в голове, а не в трекере.

Один раз я нашла такую задачу в заметках: «Добавить опрос в письмо для клиентов». Она пролежала месяц — никто не вспомнил, хотя она была важна и уже покрылась пылью. Я просто написала: «А мы точно это не делаем?» — и через полчаса задача была выполнена.

Такие задачи особенно важно вытаскивать на свет. Иногда достаточно напомнить: «А что с этим?» И задача быстро закрывается. Хотя до этого висела месяц. 

6. Задачи-фантомы

Эти задачи маскируются под простые и быстрые. Мы смотрим на них и думаем: «А, это я сделаю за 5 минут». Но как только начинаем выполнять, они оказываются сложнее, чем ожидалось. 

В отличие от «задач в задачах», где подпункты видны сразу, здесь мы просто ещё не знаем, что нас ждёт. Например, нужно «обновить ссылку в презентации». Кажется, плёвое дело. Но открываешь — а презентация в старом формате, ссылка больше не работает, и надо найти новую, адаптировать текст, перекинуть всё в новый шаблон… В итоге уходит час — а ты рассчитывал на пять минут.

Фантомные задачи особенно коварны: они не выглядят как проблема, но при этом чаще всего сбивают тайминг и выматывают.

7. Задачи-парадоксы

Иногда больше всего энергии уходит на задачи, которые мы не делаем. Одни из них мы любим, но не даём себе начать что-то с ними делать: слишком нерационально, не горит, не просили. Например, хочется сесть и придумать концепт нового проекта, оформить идею, собрать референсы — но мы откладываем, потому что это «не в плане» и «некогда».

А другие — вроде бы в приоритете, но рука не поднимается. Вот уже третью неделю в трекере висит задача «заполнить таблицу для финдиректора» — и каждый раз, когда на неё натыкаешься, возникает микровздох и лёгкое чувство вины.

Мы откладываем, злимся, чувствуем раздражение — и сил уходит ещё больше.

8. Задачи, которым пора сказать «нет»

Иногда это обещания из прошлого, иногда — дела, которые больше не в приоритете. Например, у меня долго висела задача «Собрать подборку рекомендованных книг для клиента». Мы мельком обсудили это на созвоне, я сказала: «Окей, пришлю позже» — и записала. Клиенту не особо-то и нужна была эта подборка, но мне хотелось его этим порадовать. При этом у меня было много дел, и я дотянула до того, что проект давно закончился. Ну а клиент так ни разу не вспомнил о том, что я обещала. 

Внутренне я понимала, что если не пришлю ничего, то человек и не вспомнит. И что важно — отношение его ко мне не поменяется. У меня есть право это не делать. Но продолжала таскать эту задачу из недели в неделю. 

И однажды я поняла, что, кажется, она уже никому из нас не нужна, и просто убрала её. В этот момент я почувствовала сильное облегчение. Как будто рюкзак с плеч сняла. Было неожиданно узнать, что такое простое обещание того, что никому не нужно, могло съесть столько ресурса. 

Так что честное «нет» иногда даёт больше энергии, чем чек-бокс «выполнено».

Как я работаю с этим списком

Раз в неделю — обычно в пятницу или в понедельник — я открываю трекеры и прохожусь по всем задачам. Это занимает от 30 минут до часа. Я называю эту практику «Полиция незакрытых задач» — охота за теми, кто ворует ресурс. Она помогает мне включиться в работу, если сложно начать. Или наоборот — закрыть гештальты в конце недели, почувствовать, молодец я или нет. 

Я часто начинаю с этого день, если чувствую расфокус. Закрываю задачи, с которыми уже закончила, — я называю это «выдать медальки». В этот момент уровень дофамина растёт и появляется энергия на новые действия. 

Если задача настолько старая, что я даже не помню, что имела в виду, пробую переформулировать её. Получилось — делаю, нет — безжалостно удаляю.

Если задача три дня подряд кочует из дня в день — сажусь и разбираю, что с ней не так. И тут два варианта: либо я просто запланировала слишком много дел и список надо уменьшить, либо задача замаскировалась под небольшую. Такую стоит раздробить, чтобы позже поставить галочку напротив каждой.

Все эти действия довольно просты, но они возвращают контроль, улучшают фокус и снижают тревожность. Иногда за 30 минут удаётся закрыть 10 задач и освободить не только список, но и голову.

Конечно, у каждого свои типы задач, которые крадут энергию. Мой список — не универсальный. Но возможно, он поможет вам составить свой. Посмотрите на свои дела — что вас злит, раздражает, вызывает тяжёлый вздох? Попробуйте начать с одного пункта. И вы удивитесь, как быстро возвращается ощущение «я справляюсь».

Расскажите в комментариях, что обнаружилось в вашем списке?