Как определить, что ваше письмо слишком длинное?

©photo

Если вам придет письмо длиною в несколько страниц, будете ли вы его читать? Длинные письма, как и слишком длинные статьи, очень тяжело прочесть и осмыслить. Более того, автор может так увлечься процессом, что в итоге понять, чего же именно он от вас хотел, становится практически невозможно.

Почему не стоит писать длинные письма? Самый первый, и самый очевидный ответ — потому что их никто не будет читать!

Правильное использование электронной почты может стать эффективным инструментом в развитии вашего бизнеса. Написание длинных писем совсем не означает, что вы продуктивно работаете. Да, вы сделали много работы, но эта работа совершенно ничего не значит. Сейчас все стараются сократить обработку входящей корреспонденции и выполнять эту работу как можно эффективнее за короткий промежуток времени. Поэтому ваши длинные письма — это не только пустая трата вашего времени, но еще и бессмысленное растрачивание чужого.

Чем короче ваше письмо, тем эффективнее оно выполнит свою работу. Оно должно содержать только конкретные вопросы или ответы. Пишите только по существу и ничего лишнего. Если вас все-таки распирает от желания написать длинное письмо, может быть лучше назначить этому человеку встречу и обсудить все волнующие вас аспекты за деловым обедом?

Как понять, что ваше письмо перешло пределы допустимого? Вот 10 признаков, по которым можно определить, что вы слишком увлеклись.

1. Вы не знаете, что пытаетесь сказать. Это как если бы вы позвонили кому-то первыми и спросили: “Что случилось?!” Естественный ответ: “Ну… не знаю. Ты же мне позвонил?!” Попридержите это письмо, пока в вашей голове не сформулируется четкий вопрос или ответ.

2. Вы плохо знакомы с предметом. Это можно сравнить с бесконечным потоком сознания на собраниях, когда люди плохо владеют предметом беседы и таким образом пытаются прикрыть свое незнание. Или когда студент начинает очень пространно отвечать на вопрос преподавателя, стараясь заработать хотя бы тройку. То же самое и с длинным письмом. Если вы не можете кратко сформулировать то, чего хотите от человека на том конце, значит вам не хватает знаний. Такое часто можно наблюдать в большим компаниях, в которых люди создают видимость занятости написанием очень важных и длинных писем.

3. Сократите свою стандартную подпись. Если ваше письмо содержит ответ в несколько слов, ваша подпись со всеми реквизитами (должность, компания, весь список контактов, любимая цитата, логотип или слоган компании и т.д.) на пол страницы будет выглядеть нелепо. Постарайтесь оставить все письмо в стиле минимал.

4. Вы пишите книгу. Электронные письма — не книги. Если есть дополнительная информация, прикрепите ее к письму в виде отдельных файлов. Если письмо получается очень длинным, стоит подумать о том, какую именно информацию лучше выделить и отправить в приложении.

5. Вы спамите. Такие ситуации часто происходят в больших корпорациях, в которых сотрудники чувствуют некую необходимость отправлять друг другу длинные письма, которые содержат в себе детальные отчеты о проделанной работе с постоянными обновлениями. В итоге день превращается в сплошную проверку почты с потоком сообщений в стиле “Отправил письмо клиенту.”, “Договорился о встрече.”, “Доклад закончен на 30%.” и так далее.

6. Ваши письма бессвязны. Не стоит писать письмо на две страницы для того, чтобы задать всего лишь один вопрос.

7. Вы злоупотребляете пересыланием писем. Вместо того, чтобы разбираться с письмом, вы просто нажимаете “Переслать”. В тоге письмо превращается в бесконечную ленту, в которой практический невозможно добраться до основной сути.

8. Это не должно быть письмом. Не отправляйте письмом то, что лучше обсудить на собрании или по телефону. Иногда электронная почта не является правильным инструментом для коммуникации. Если оно занимает больше, чем несколько строк, лучше всего лично обсудить этот вопрос или сделать телефонный звонок.

9. Это должно быть сообщение с количеством получателей больше одного. Например, руководитель пишет письмо и ставит в получатели всех своих сотрудников. Казалось бы, таким образом он старается сократить время написания и отправления этого письма каждому по отдельности и таким образом выполняет свою работу эффективнее. Но, скорее всего, он даже не представляет себе, что вскоре его завалит лавиной ответов в одном письме, как только его сотрудники начнут нажимать “Ответить всем”. Иногда этот способ действительно не работает.

10. Вы не редактируете свои письма. Перед тем, как отправлять письмо, вы должны перечитать его еще раз и отредактировать. Помимо грамматических и орфографических ошибок вы должны отредактировать и его смысл. Возможно то, что заняло целый абзац, можно уложить в несколько строк. И еще одно хорошее правило: вы должны перечитать свое письмо столько раз, скольким людям вы собрались его отправлять.

И прежде чем отправлять письмо, перечитайте его и убедитесь в том, что оно краткое и содержит в себе только конкретные вопросы. Чем понятнее ваше сообщение, тем больше вероятность того, что получатель поймет, что именно от него требуется, и ответит вам также кратко и по существу.