Copyright Shutterstock
Постоянное общение с партнерами, читателями, коллегами или клиентами сейчас в 80% случаев сводится к переписке по электронной почте. При том, что мы постоянно пишем, читаем, пересылаем и комментируем электронные послания, лишь небольшая часть людей задумывается над тем, как сделать свои письма результативнее. Давайте поговорим, к
ак вообще сделать так, чтобы ваши письма хотя бы читали
, а не просто отправляли с ходу в корзину или нажимали кнопку "Fwd to…"
Избегайте словосочетания "Доброго времени суток", бесконечного "Вы" с большой буквы, длинных предложений с множеством запятых. Не надо "воды", которую привыкли "лить" во вводной части писем "профессиональные секретари" и менеджеры по продажам. Вы тратите свое время, набирая эти бесполезные "реверансы" и комплименты; а потом свое время тратит еще и получатель письма.
Сделайте подпись в письме максимально информативной. Включите туда свои основные онлайн-данные для контакта. Очень полезно добавить в подпись ссылку на личный сайт-визитку или на профиль в LinkedIn / Facebook* (только предварительно наведите в этих профилях порядок и актуализируйте свои данные и предыдущие / текущие места работы).
Не спешите сразу отправлять письмо. Сохраните написанное в черновиках, вернитесь к письму через полчаса - и вычитайте повторно всё, что написали, обдумайте еще раз формулировки и манеру, в которой вы намерены общаться с получателем. Особенно этот совет касается случаев, когда кому-то надо отправить по электронной почте отказ, критику, набор правок и замечаний, претензию и т.д.
Не пишите "километры текста." Сфокусируйтесь на основном посыле и call-to-action (что конкретно вы хотите от получателя, что он / она должны сделать, получив ваше письмо: позвонить, ответить, составить список, подтвердить условия и т.п.) Все подробности и уточняющие детали, вопросы и предложения стоит представить не в "теле" письма, а с помощью вложенных файлов (лучше всего используйте текстовые файлы с минимумом картинок в форматах .doc, .docx, .pdf)
Важные письма старайтесь всегда отправлять с утра, а сами отвечайте на письма во второй половине дня. Причина проста: если что-то хотите узнать / уточнить / затребовать к выполнению, то надо, чтобы это попало в список дел и задач до того, как день перейдет в фазу "после обеда". Если же вы получили письмо с утра, то надо собрать всю информацию, выяснить то, чего вам не хватает для полного ответа, - и уже после обеда вы сможете предоставить полный ответ тому, кто вам написал.
Как видите, рекомендации совсем небольшие, но они здорово помогают экономить и ваше время, и время того, кому вы пишите. Кстати, какие у вас есть "лайфхаки" относительно деловой и личной электронной переписки?
*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.
Лучшие предложения
Отборные скидки: выгодные предложения на технику, посуду и обувь
Находки AliExpress: 10 по-настоящему сложных конструкторов
14 осенних курток, которые можно купить со скидками
Выгодно: планшет Xiaomi Pad 6 за 20 265 рублей
Находки AliExpress для организации пространства в доме
10 товаров для кухни дешевле 500 рублей
10 тушей для ресниц, которые стоят своих денег
15 украшений с AliExpress стоимостью до 500 рублей, которые выглядят намного дороже
Спорт, искусство или технологии? На что сделать ставку при выборе дополнительных занятий для ребёнка
Из Дубая с дипломом: чего ждать от учёбы в ОАЭ
Бизнес-подсказки для молодёжи: как превратить идею в успешный проект
Готовитесь к школе? Узнайте, как подобрать ребёнку нужные гаджеты