Как быстро решать рабочие вопросы?

Вы когда-нибудь замечали, сколько драгоценного времени на любимой работе вы тратите только на то, что переключаетесь с одного средства связи на другое? Картина дня, знакомая каждому менеджеру: в одной руке скайп, во второй – ICQ, десять переполненных почтовых ящиков, телефонная трубка балансирует на плече… Кажется, все это привычные мелочи, но если задуматься всерьез, сколько внимания они отнимают, то становится как-то не по себе. Хотите провести рабочий день спокойно и результативно? Попробуйте перенести все свои коммуникации в единую централизованную систему – к примеру, в Мегаплан.

Заведите в Мегаплане текущие задачи и обсуждайте их только там. Постарайтесь свести к минимуму общение через электронную почту, скайп и телефон – поначалу будет непривычно, но вы справитесь! Это решение начнёт приносить плоды сразу же, решения станут более планомерными и будут приниматься значительно быстрее. Запланируйте регулярные совещания, периодические отчеты и мотивационные встречи. Магия Мегаплана позволит вам и вашим сотрудникам максимально погрузиться в работу, не отвлекаясь на лишние раздражители.

Например, именно так можно организовать общение с представителями рекламных агентств: никаких лишних писем и звонков. Вся информация о встречах и планах, а также файлы и документы хранятся в задачах и проектах. Ничто не теряется, ничто не забывается, всегда виден ход обсуждения и принятые решения. Все разложено по полочкам.

С Мегапланом все будет в секундном доступе, под рукой, на виду. И вы ничем не рискуете! Если вам всё же не подойдет Мегаплан, вся информация останется в почтовом ящике, как если бы вы всё то же самое делали по старинке, через электронную почту. При этом не нужно вчитываться в 50 комментариев, чтобы понять, что уже сделано по проекту, а что ещё предстоит. Заведите чек-лист и список контрольных точек по задаче, а затем отмечайте выполнение очередного этапа, вычеркивая соответствующий пункт из этого списка. Время, сэкономленное на чтении многочисленных комментариев из десяти источников, потратьте на более приятные вещи.

Рассмотрим конкретный пример: как используют Мегаплан непосредственно сами сотрудники компании, в частности, отдел маркетинга.

Каждую пятницу мы проводим совещания, на которых руководители отделов обсуждают и согласовывают задачи на следующую неделю. В понедельник утром на каждого руководителя с помощью периодического шаблона в проект «Недельное планирование отдела» ставится задача «Планирование на неделю N», где соисполнители — все сотрудники, а аудитор — генеральный директор компании. Мегаплан все это делает автоматически.

Руководитель отдела вносит список задач, разбитый по сотрудникам, по каждой задаче заводится чек-лист. По мере выполнения задач сотрудники вычеркивают их из чек-листов. Обсуждение, правки и уточнения ведутся в комментариях к задаче. На следующем совещании в пятницу руководитель смотрит статусы по всем задачам и обсуждает их с сотрудниками, после чего задача закрывается. Все просто!

В чём преимущество такого подхода: вы всегда можете вспомнить, что происходило в отделе в конкретную неделю. Это особенно помогает для составления квартальных отчетов, например, когда прошло много времени и сложно восстановить ход событий. В списке подзадач проекта «Недельное планирование» видно, сколько дел закрыто из чек-листа по каждой неделе, что дает наглядную иллюстрацию роста или падения эффективности работы (даже без использование модуля отчётов). И, конечно, при таком подходе никакая задача не потеряется, а сотрудник никогда не отмахнется, что чего-то «не было в плане» и поэтому он что-то забыл.

А чтобы облегчить «переходный период», заведите правило: «Что не добавлено в Мегаплан — то не существует». Тогда вы сможете реально оценить объем каждодневных задач, осмотреть ваш бизнес с высоты птичьего полета и подняться еще выше.