Персональный Kanban: как упростить профессиональную жизнь с помощью доски задач

Известный писатель и преподаватель информатики в Джорджтаунском университете Кэл Ньюпорт написал книгу «Новые принципы делового общения». В ней он рассказывает, как мы пришли к культуре постоянной коммуникации и как она влияет на нашу продуктивность и психическое здоровье. С разрешения издательства «МИФ» мы публикуем отрывок из пятой главы. Он о том, как эффективно решать рабочие задачи, используя Kanban‑доску.

Джим Бенсон много думал о том, как оптимизировать работу в интеллектуальной сфере. Его консалтинговая фирма Modus Cooperandi специализируется на разработке уникальных процедур, позволяющих «белым воротничкам» более плодотворно трудиться вместе. Раньше Бенсон работал в сфере разработки программного обеспечения, и он хорошо знаком с техниками гибкого управления. Вероятно, поэтому он часто использует доски задач в своей работе. […] 

Но если говорить о личной продуктивности, Джим Бенсон стал известен благодаря тоненькой книжечке, которую самостоятельно опубликовал в 2011 году. Она называется Personal Kanban («Персональный Канбан») и предлагает соблазнительную перспективу: вы можете использовать техники гибкого управления, которые помогают командам сотрудников реализовывать сложные проекты, чтобы разобраться с запутанным клубком обязанностей в своей индивидуальной профессиональной жизни.

Идеи, которые легли в основу книги, достаточно просты. И Бенсон кратко описал их в пятиминутном видео, которое разместил на сайте книги. Автор стоит рядом с большим блокнотом, размещённом на мольберте. Центр листа он заполняет разноцветными самоклеящимися бумажками. Они представляют собой наши собственные ожидания, а также ожидания родственников, друзей, коллег и начальников. «Все эти задачи слипаются в один ком в нашем сознании, и каждый раз, когда мы думаем, за что взяться, то отрываем кусочек от этого кома», — объясняет Джим. Для этого нам надо продраться через это нагромождение задач и тщательно их проанализировать, чтобы решить, что делать дальше. «Задачка не из приятных», — подводит итог Бенсон.

Персональный Kanban предлагает решение: структурировать этот набор информации с помощью личной доски задач. Бенсон считает, что следует сделать три колонки. Первая называется «Возможности». В неё с помощью самоклеящихся листочков вы заносите информацию о своих обязанностях. На каждом листочке содержится информация только об одной задаче. «И вот кошмарный массив работы превращается в приятную на вид упорядоченную структуру». Вторая колонка называется «В процессе». Туда вы перемещаете листочки, отражающие задачи, над которыми вы начали работать. Ключевой момент, связанный с этой колонкой (и это секретный ингредиент системы Kanban в целом), — вы можете трудиться над строго определённым количеством задач одновременно. Если говорить языком этой системы, это «ограничение количества незавершённых работ». В своём видео Бенсон говорит, что нужно работать не более чем над тремя задачами одновременно. Как он объясняет, если вы вместо этого решите взяться за дюжину разных поручений сразу, то всё закончится «полным беспорядком». Он убедительно доказывает, что не стоит хвататься за всё одновременно: полностью посвятите внимание двум‑трём вещам и беритесь за новую задачу, лишь закончив предыдущую.

И вот мы логично подошли к колонке «Сделано». Когда работа выполнена, листочек перемещается туда. Теоретически эта колонка вообще не нужна, но Бенсон предполагает, что психологический подъём, который испытывает человек, перемещая листочек из колонки «В процессе» в колонку «Сделано», становится мощным стимулирующим фактором. За годы, прошедшие после публикации Бенсоном своей книги, эта система приобрела толпы поклонников. […] 

Доска задач — это невероятно эффективное средство не только для координации работы разных команд, но и для структурирования труда отдельных сотрудников […] .

Я уже говорил о том, что и сам использовал эту идею, будучи профессором. Заведуя аспирантурой факультета информатики в Джорджтауне, я организовывал свою работу с помощью досок Trello. Моя таблица напоминала стандартный шаблон Бенсона с колонками «В работе» и «Сделано». Как и многие поклонники персональных Kanban‑систем, я создал собственные колонки для тех задач, которые хочу выполнить, но в настоящий момент активно ими не занимаюсь (далее я расскажу об этом подробнее). Каждый понедельник я изучал информацию на доске, перемещал карточки и решал, над чем буду работать на этой неделе. В последующие дни я часто сверялся с доской, чтобы понять, чем заняться в то время, которое я отводил для выполнения обязанностей заведующего аспирантурой. Как только поступали новые запросы — в форме электронных писем, телефонных звонков или, как это часто бывает, вопросов проходивших мимо моего кабинета студентов, — я сразу же записывал информацию на карточки и размещал на доске, чтобы заняться этими моментами позже.

Без доски задач в своей университетской работе я зависел бы от коммуникации в стиле гиперактивного коллективного разума. В результате я увяз бы в вялотекущей переписке со множеством людей — изо дня в день. Я стал бы типичной жертвой гиперактивного коллективного разума: тем, кто не расстаётся с ноутбуком ни на одном совещании и не выпускает из рук телефон, идя по кампусу и стараясь сделать тысячу дел одновременно. Другими словами, без этой системы моя работа превратилась бы в сущий ад. С помощью доски задач мне удалось существенно сократить потребление ресурсов. Информация о предстоящей работе размещается на доске, структурируется, и я методично выполняю задачи в специально отведённое для этого время. Именно поэтому, как вы, наверное, догадались, я стал ярым сторонником использования досок задач не только для организации работы команды, но и для упорядочивания профессиональной жизни отдельно взятых сотрудников, занимающихся умственным трудом.

Чтобы помочь в решении этой задачи, предлагаю несколько лучших практических примеров, которые подскажут, как использовать доски задач максимально эффективно.

1. Используйте несколько досок

Многие сторонники персональной Kanban‑системы используют только одну доску, чтобы упорядочить свои профессиональные задачи. Я рекомендую придерживаться несколько иного подхода. Заведите отдельную доску для каждой роли, которую вы выполняете в профессиональной сфере. В настоящее время я профессор университета и играю три существенно отличающиеся друг от друга роли: исследователя, преподавателя и заведующего аспирантурой. Для каждой из этих ролей я завёл отдельную доску. Так что когда я анализирую свою преподавательскую деятельность, то мне не мешают не связанные с ней задачи в области исследований или работы с аспирантами. В результате мне не приходится переключаться между разными видами деятельности и я быстрее решаю рабочие вопросы.

Я также считаю, что иногда полезно заводить отдельную доску для крупных проектов (скажем, таких, работа над которыми займёт больше двух недель). Например, не так давно я выступал в роли председателя на одной крупной научной конференции. Эта позиция предполагала решение многочисленных задач. Именно поэтому я решил, что будет проще создать отдельную доску, информация на которой не будет пересекаться с другими сферами моей профессиональной жизни. Как только этот проект был завершён, доска мне больше не понадобилась.

Разумеется, вы сможете оперировать лишь ограниченным количеством досок, чтобы задача не стала непосильной. По этой причине я считаю идею завести отдельную доску для каждой профессиональной роли и каждого крупного проекта здравой. В таком случае у большинства людей будет от двух до четырёх досок, с которыми можно легко работать. Напротив, если у вас будет десять досок, ресурсы, требующиеся на переключение между ними, перевесят все преимущества от структурирования задач.

2. Регулярно устраивайте индивидуальные сессии для анализа информации

Когда мы говорили о досках задач для команд, занимающихся интеллектуальным трудом, я доказывал, что лучший способ анализировать содержащуюся на них информацию — проводить регулярные встречи. То же самое касается и вашей личной доски. Если вы хотите, чтобы этот инструмент работал максимально эффективно, еженедельно выделяйте время, чтобы анализировать и обновлять информацию на доске. Во время этих индивидуальных сессий просматривайте сведения и перемещайте карточки, обновляя, если нужно, статус работ. Процесс не займёт много времени. Если вы будете регулярно этим заниматься, будет хватать 5–10 минут.

Не стоит устраивать такие сессии слишком часто: я пришёл к выводу, что раза в неделю вполне достаточно. Но не игнорируйте этот вид деятельности. Если вы решите, что доска задач — недостаточно хороший метод для хранения информации о ваших рабочих обязанностях, то вернётесь к лихорадочной переписке в духе гиперактивного коллективного разума. Занесите информацию об индивидуальной сессии в свой календарь и отнеситесь к ней так же серьёзно, как ко всем остальным встречам и совещаниям. Индивидуальные доски задач могут значительно облегчить вашу профессиональную жизнь, но только в том случае, если вы готовы инвестировать своё время в работу с ними.

3. Добавьте колонку «Подлежит обсуждению»

Как заведующий аспирантурой, я часто должен обсуждать рабочие вопросы с некоторыми из своих коллег: с деканом, с руководителем программы подготовки аспирантов и с двумя другими профессорами, входящими в состав комиссии, которую я возглавляю. На своей доске задач я добавил колонку для каждого из этих сотрудников и назвал её «Обсудить при следующей встрече». Как только возникает какой‑то вопрос, когда мне нужно узнать мнение кого‑то из коллег, я подавляю стремление быстренько набросать ему электронное письмо. Вместо этого я вношу информацию о задаче в колонку «Обсудить при следующей встрече».

С руководителем программы подготовки аспирантов я встречаюсь еженедельно в определённое время. В ходе нашей встречи мы обсуждаем все вопросы, которые оказались в этой колонке за прошедшую неделю. Что же касается декана и членов комиссии, я жду, пока в колонке «Обсудить» не наберётся достаточно вопросов, а затем организую встречу, чтобы обсудить всё сразу. Возможно, такой подход покажется вам слишком простым, но он крайне положительно повлиял на мою работу.

Представьте, например, что за неделю в колонке «Обсудить с деканом» набралось пять карточек с информацией. В ходе встречи, которая продлится 20–30 минут, мы с ним разработаем стратегию по каждому из этих вопросов. Если бы я каждый раз писал ему письмо, мне пришлось бы вести пять диалогов одновременно в течение недели. В результате я бы лишних раз десять проверил электронную почту и раздражался оттого, что отвлекаюсь от работы.

Если вы хотите свести к минимуму бесконечный обмен сообщениями и по максимуму использовать преимущества индивидуальных досок задач, пожалуй, это самый ценный совет, который я могу вам дать. Регулярные встречи могут заменить 90% лихорадочной переписки. Вам остаётся лишь отслеживать, какие именно вопросы необходимо обсудить. С помощью доски задач сделать это просто.

4. Добавьте колонку «Ожидаю ответа»

Если вы заняты совместным интеллектуальным трудом, иногда требуется приостановить работу над задачей до тех пор, пока вы ожидаете от другого сотрудника ответа на вопрос или недостающую информацию. Если вы создали персональную доску задач, такие подвисшие вопросы легко отслеживать с помощью колонки «Ожидаю ответа». Когда вы перемещаете туда задачу, отметьте на карточке, от кого именно вы ждёте ответа и что будете делать, когда получите нужную информацию. Это позволит вам не сбиться с курса, пока вы не в силах влиять на ситуацию, и продолжить эффективно работать, когда необходимые сведения поступят. Что ещё более важно, вы помещаете нерешённые вопросы в надёжное место и избавляетесь от подспудной тревоги, что что‑то недоделали.

Книга «Новые принципы делового общения» основана на бизнес‑кейсах и новейших исследованиях в области психологии и нейробиологии. Из неё вы узнаете, как мыслить системно, что необходимо сделать, чтобы перестроить рабочий процесс в организации, в команде и для отдельно взятых сотрудников и другие интересные вещи.