Как извлечь максимальную пользу из списка дел

Почему нам всё-таки нужны списки дел

О пользе списков дел написано много всего. Однако некоторые всё ещё сопротивляются и не любят структурировать задачи. Они считают, будто это помешает их творчеству или не позволит проявлять гибкость в течение дня. С точки зрения создателя методики GTD и автора бестселлера «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена, такие люди ошибаются. Он уверен, что любому, у кого плотное расписание, но нет чёткой структуры дел, будет трудно со всем справиться.

Любому человеку бывает сложно приступить к задаче и довести её до конца, но у кого‑то проблемы начинаются ещё раньше — на этапе, когда нужно понять, что именно следует делать. Казалось бы, вот он — идеальный момент для составления списка дел. Эта проверенная опытом система позволяет нам уважительно относиться к нашему времени, к тому же она прекрасна в своей простоте. Надо только записать все задачи по порядку, а затем методично их выполнять и вычёркивать из списка.

Если бы наши дни были не такими загруженными, мы могли бы довериться нашей памяти. Выдающийся психолог, одна из основателей факультета психологии МГУ Блюма Зейгарник в начале ХХ века заметила одержимость нашего мозга неотложными задачами и описала эффект, который позже назвали в её честь эффектом Зейгарник: мы лучше запоминаем то, что ещё не сделали, чем то, что уже выполнили.

В 2011 году учёные выяснили, что, несмотря на то, что незавершённые задачи нас отвлекают, когда мы просто составляем план их выполнения, это освобождает нас от тревоги. Участники исследования плохо справлялись с заданием, если не могли закончить подготовку перед ним. Но как только они записывали конкретный план по завершению подготовительного этапа, работа над задачей продвигалась значительно лучше. По словам одного из авторов исследования, даже просто записывая задачи, мы становимся более эффективными.

Как составлять полезные списки дел

Итак, списки дел ослабляют тревогу по поводу хаоса жизни, дают нам план, которого мы можем придерживаться, и являются доказательством того, чего мы достигли за день, неделю или месяц. Но никакие записочки со словами «мама» или «банк» не помогут. Чтобы списки приносили пользу, нужно грамотно их составлять.

1. Включать больше деталей

В чём цель задачи? Чтобы её завершить, нужно позвонить, отправить письмо или встретиться лично? Если ваш список дел недостаточно чёткий и понятный, скорее всего, вы не сможете определить приоритетность задач и в итоге так ничего и не сделаете.

2. Устанавливать реалистичные сроки

Вам надо оценить, сколько времени займёт каждая задача, чтобы составить жизнеспособное расписание на день. При этом надо также учитывать, что в какой‑то момент вы можете слишком увлечься соцсетями или другими отвлекающими факторами, к которым питаете слабость.

3. Разбивать большие задачи на маленькие шаги

Мы часто боимся крупных проектов и бесконечно откладываем их на потом. Лучший способ это преодолеть — делить их на небольшие блоки, с которыми легче справляться. Задача «написать роман» звучит пугающе, тогда как задача «наметить план первой главы» вызывает более приятные чувства, а значит, у неё больше шансов быть выполненной.