4 шага, которые помогут осознанно составлять список дел

Ключевое слово в предлагаемом подходе — осознанность. Разбираемся вместе, как не только запланировать всё, что нужно, но и регулярно оценивать эффективность вашей работы.

1. Отмечайте долгосрочные цели, для которых важна каждая задача из списка

Для составления «осознанного» списка дел вам сначала понадобится больше времени, чем обычно. Предположим, вы привыкли оформлять перечень в виде таблицы из двух столбцов: «Когда сделать» и «Что сделать». Добавьте ещё одну графу: «Зачем это делать». Она будет посвящена вашим долгосрочным целям.

Обычно каждая задача из to-do-листа, большая или маленькая, важна не только сама по себе, но и как этап на пути к важным достижениям. Поэтому в третьем столбце запишите, к какой цели она помогает вам прийти. Например, вы записали «Прочитать рекомендованную книгу». В графе «Зачем» отметьте, почему вам это важно.

Варианты могут быть разными. Например: «Хочется быть в курсе культурных трендов и не пропускать новинки» или «По отзывам там есть эффективные методы тайм-менеджмента. Они нужны мне, чтобы работать продуктивнее и в итоге получить долгожданное повышение». Если вам не захочется читать книгу, взгляните на третий столбец. Вам важна поставленная цель? Если да, то она может мотивировать вас взяться за дело. Если не очень — сами решайте, как поступить с текущей задачей.

Можно сделать эти символы цветными. Ну а если вы с трудом можете сформулировать, зачем вам то или иное дело, подумайте, так ли важно его выполнять.

Со временем, посчитав количество одинаковых значков, вы можете проанализировать, каким долгосрочным целям уделяете внимание постоянно, а про какие забыли. Оцените, стоит ли вообще двигаться к этим рубежам или лучше убрать их из стратегического плана.

Такой список поможет вам не только помнить обо всех текущих делах. Он покажет, какие долгосрочные цели вас действительно мотивируют, а также сколько стратегических задач вы решаете одновременно. Эта информация способна помочь вам в долгосрочном планировании. Например, вы можете увидеть, что взялись за слишком большое количество важных целей, и стоит какие-то из них отложить на будущее.

2. Фиксируйте время, которое потребовалось для выполнения каждой задачи

Теперь стоит добавить к таблице ещё один столбец — надеемся, у вас есть для него место. Отмечайте в нём, сколько времени потребовалось вам на выполнение каждого дела из плана. Это поможет предотвратить типичную ошибку планирования.

Часто человек, добавляя дело в текущий план, отводит на него меньше времени, чем необходимо. Так бывает, если считать, что условия для выполнения задачи будут идеальными и непредвиденных проблем не появится. На практике же почти всегда случается что-то неожиданное. Например, вы отвели на дорогу до места важной встречи полчаса, но попали в пробку. Или собирались написать коммерческое предложение за 40 минут. Однако долго подбирали комплектацию оборудования, которая будет оптимальной для конкретного клиента, и вылетели из графика.

Особенно если у вас в to-do-листе много однотипных задач. Вы точно будете знать, какой минимальный и максимальный период необходим для их выполнения. Отводите на каждое дело временной отрезок, близкий к максимуму. Если же вы справитесь быстрее, то наверняка найдёте, чем заполнить паузу.

Кроме того, информация из столбца с таймингом поможет вам проанализировать, какие дела отнимают у вас большую часть дня. Если кажется, что вы слишком устали или с головой погрузились в неинтересную рутину, оцените, насколько вас устраивают эти задачи. Подумайте, каким делам вам хотелось бы уделять больше времени, а каким — меньше. Эти выводы помогут планировать дальнейшие профессиональные и карьерные шаги.

3. Следите за своим прогрессом

Нового столбца вам для этого не понадобится — достаточно будет осознанно использовать уже имеющуюся информацию.

Если вы будете долго вести учёт времени, которое тратите на каждую задачу, то через месяц или квартал можете увидеть, что стали работать быстрее. Важно, что такой вывод вам помогут сделать не субъективные ощущения, а реальные цифры.

Эти данные можно использовать по-разному. Например, чтобы точнее планировать дела и успевать больше. Или оставлять паузы, но осознанно посвящать их отдыху.

Возможно, вы увидите, что гораздо быстрее выполняете рабочие задачи, с которыми раньше вам приходилось возиться долго. Подумайте, не стоит ли поговорить с руководством о повышении зарплаты или о новой должности. Ну а зафиксированные цифры придадут вам уверенности перед этим разговором.

4. Анализируйте, какие дела остаются невыполненными

Идеальные списки дел, как и безупречные исполнители, которые всегда закрывают каждую задачу, существуют лишь в теории. А в реальности практически у каждого остаются невыполненные задачи. Они могут кочевать из одного списка в другой или со временем вообще исчезают из планов.

Попробуйте раз в неделю анализировать, какие задачи остаются без отметки «готово» в вашем перечне и почему вы их не выполняете. Конечно, можно сказать: «На них просто не хватило времени». Но ведь на другие дела оно нашлось! Значит, причина либо в отсутствии мотивации, либо в неточном определении времени, которое требуется для каждой задачи.

Посмотрите, какой стратегической цели посвящена каждая незакрытая задача. Оцените, закончены ли другие дела, которые служат шагами к той же цели. Если да — подумайте, насколько важна вам эта локальная задача и не стоит ли заменить её другой. Той, которая будет вас мотивировать.

Но, возможно, вы игнорируете и другие дела, связанные с этой целью. Тогда имеет смысл оценить, действительно ли этот рубеж для вас по-прежнему важен.