10 ошибок тайм-менеджмента, которые мешают продуктивности

1. Не учитывать свои внутренние ритмы 

Люди неодинаковые. Кто-то с самого утра готов горы свернуть, а кто-то до обеда кочку сровнять с землёй не в состоянии и даже лопату держит не той стороной. Зато первый после обеда начинает уставать, а второй наконец ощущает прилив энергии.

Циклы активности и упадка сил могут быть разными, и если их не учитывать, то сделать в итоге получится значительно меньше. Поэтому дела, требующие максимального вовлечения, лучше ставить на время, когда вы на пике, а в остальные часы заниматься рутиной, для чего иногда необязательно даже приходить в сознание.

2. Переоценивать свои силы

Может казаться, что если больше всего запланировать, то и успеешь тоже больше. Это ошибка. 

Огромный список дел сам по себе может демотивировать. Вон, впереди ещё целый воз задач, стоит ли вообще начинать, если шансов на успех нет.

3. Не определять приоритеты

Задачи обычно различаются по степени важности. Одни, даже если вы просрочите все дедлайны, практически ни на что не повлияют. Другие будут критичными для работы всей компании. 

Иногда люди не учитывают этого, ориентируясь на порядок поступления дел и сортируя их по объёмам и сложности. Хоти приоритетность должна быть наиболее значимым критерием. Если всё важное сделано, с хвостами можно разобраться по остаточному принципу.

4. Давать волю внутреннему перфекционисту

Конечно, хорошо, когда всё сделано по высшему разряду. Однако неидеально закрытая задача лучше, чем идеальная, но незакрытая.

Согласно принципу Парето, 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — 20% результата. В тайм-менеджменте это тоже можно применить. На шлифовку результата до совершенства тратится иногда больше времени, чем на выполнение основной части задачи. Хотя часто достаточно показателя «хорошо». В освободившееся время лучше уделить внимание чему-то другому.

5. Быть всегда и для всех доступным по всем вопросам 

Постоянно проверять мессенджеры или отвечать на вопросы коллег лично — всё это, может, и растит ваш социальный капитал, но очень мешает укладываться в запланированные сроки. Даже если вы отвлекаетесь «всего на секундочку», вы всё равно переключаете внимание и вам нужно время, чтобы сфокусироваться обратно. Многозадачность — миф, гораздо эффективнее решать по одной задаче за раз.

6. Прокрастинировать без пользы 

Выше мы говорили о приоритетности задач, однако бывает так, что приступить к делу никак не получается, даже если оно в приоритете. Иногда прокрастинацию просто невозможно преодолеть, но это золотое время, когда человек готов делать буквально что угодно, только не то, что надо.

В подобные моменты можно переключиться на другие задачи. Вполне вероятно, что они будут решаться быстрее и легче, чем обычно, потому что это позволяет вам избегать того самого приоритетного, но неприятного дела.

7. Ждать вдохновения

О том, что это не работает, лучше всего, пожалуй, знают люди творческих профессий. Принято считать, что они всё время ищут это самое вдохновение, однако их опыт убедительно показывает: муза может и не прийти, а счета за коммуналку — да. Принцип железной задницы, когда вы просто садитесь и делаете, работает гораздо лучше.

8. Не уметь говорить «нет»

Кто везёт, на том и едут. Поэтому, если человек не умеет говорить «нет», он может обнаружить, что накопил много дополнительных задач: руководитель попросил что-то подхватить, коллеги — с чем-то помочь. И вот уже на свои дела совсем не остаётся времени. 

9. Не ставить дедлайны

Практически любая задача занимает всё время, отведённое на её выполнение. Это в лучшем случае. Если нет дедлайна, вероятность того, что она не будет доделана никогда, стремится к бесконечности. Поэтому важно устанавливать сроки, к которым дела должны быть закончены. 

10. Не отслеживать переработки

Это нужно не для того, чтобы поругать себя за то, что вы не справляетесь, а для того, чтобы проанализировать, что происходит. Дело в плохом тайм-менеджменте или просто у вас задач больше, чем одному человеку под силу выполнить за отведённое время? Иногда в коррекции нуждается именно объём работы, а не навык управления временем.