5 ситуаций, когда откладывать дела полезно

Прокрастинация не имеет ничего общего с ленью. Даже наоборот, откладывая некоторые задачи, вы получаете возможность лучше их обдумать, оценить разные подходы к выполнению и обсудить идеи с коллегами. В результате вы лучше выполняете свою работу и укладываетесь в сроки.

Так зачем бороться с прокрастинацией в те моменты, когда вы можете расслабиться и использовать её в своих интересах? Рассмотрим пять ситуаций, когда отложить дело на потом — правильное решение.

1. Когда вам поручили сложный проект

Утро понедельника. Вас назначили на проект, который нужно показать клиенту в пятницу. Непрокрастинатор тут же принимается за дело, и уже к среде у него всё готово. Но вдохновение всегда появляется, когда меньше всего ожидаешь. Если вы подходите к задачам так же, значит, упускаете два дня, за которые может появиться интересная идея.

По словам профессора права из Калифорнийского университета в Беркли Фрэнка Партного, очень часто лучшее решение или инновационная идея приходит в неожиданное время: когда мы спим, моемся в душе или с кем-то разговариваем. Главное — определить, как долго вы можете ждать, чтобы всё успеть, и тянуть время до этого момента.

Пользу ожидания вдохновения подтверждают исследования. Американский психолог, профессор Уортонской школы бизнеса Адам Грант в колонке для New York Times рассказал об эксперименте, в котором участников попросили придумывать новые бизнес-идеи. Первая группа начала мозговой штурм сразу же, а члены второй, прежде чем приступить к работе, пять минут раскладывали пасьянс или играли в сапёра. Идеи прокрастинаторов были оценены как более креативные: они набрали на 28% больше баллов, чем идеи непрокрастинаторов.

Плюс ко всему нередко клиент меняет направление работы через несколько дней после того, как вы получили инструкции. Поэтому перед началом лучше немного подождать, пока у вас не сложится ясное представление о том, что клиенту от вас нужно.

Каждый раз, когда вы начинаете действовать слишком рано, а потом концепция меняется, компания теряет деньги, а вы — своё время. Поэтому сначала хорошенько подумайте, необходимо ли приступать к работе прямо сейчас.

2. Когда вы готовитесь к презентации или докладу

Чтобы презентация казалась свежей, не бойтесь изменять её в последнюю минуту. Тогда содержание доклада будет актуальным в конкретный момент для конкретной аудитории. Главное — запомнить основные тезисы и поворотные точки выступления.

Докладчик должен понимать, чего хочет от него аудитория, а значит, собирать все элементы презентации вместе в последний момент.

Лучше всего готовить презентацию в ночь перед выступлением, а затем хорошенько выспаться: переспав с идеей, вы лучше запомните важные моменты и разложите всё по полочкам в своей голове.

3. Если вы решаете, принимать ли кандидата на работу

Приём на работу нового человека — это решение, которое имеет долгосрочные последствия для компании. Поэтому к этой задаче нельзя подходить поверхностно, только чтобы поскорее вычеркнуть её из списка задач.

Прокрастинируя, вы пополняете запасы сил, освежаете голову и можете принять более взвешенное решение.

Принятие решений, как и другие рабочие задачи, требует сил, а перегрузка в итоге приводит к усталости. Чем больше важных решений вам нужно принять, тем меньше вероятность, что каждое из них будет взвешенным.

Ваше суждение о кандидате будет объективнее, если вы пересмотрите резюме и заметки, которые сделали для себя во время собеседования, чуть позднее. Например, через неделю, когда будете полны энергии.

4. Когда собираетесь потратить большую сумму

Неважно, планируете ли вы приобрести квартиру или просто новый телевизор, в обоих случаях есть смысл подождать.

Если не нужно принимать решение о тратах незамедлительно, лучше этого не делать. В любой момент может появиться новая информация или более выгодное предложение. На аналогичную покупку вы можете потратить гораздо меньшую сумму. Не совершайте эмоциональных, импульсивных покупок. Немного притормозите и обдумайте всё хорошенько.

Чем больше времени вы тратите на обдумывание, тем более эффективное решение принимаете в итоге. Участники исследования, проведённого в Колумбийском университете, должны были угадывать направление движения точек на экране компьютера. Даже миллисекунды дополнительного ожидания и обдумывания добавляли точности ответам. Например, пауза в 50 миллисекунд перед принятием решения повышала точность ответов на 75%.

5. Когда письма накапливаются в электронной почте

Каждый раз, отвлекаясь на несколько минут, чтобы прочитать письмо, вы теряете рабочий настрой и становитесь менее продуктивным. Конечно, не получится всегда игнорировать поток рабочих писем. Но по крайней мере, вы можете игнорировать их, пока не разберётесь с другими, более важными делами.

Лучшая стратегия — просматривать имена отправителей. Так вы наверняка не пропустите ничего важного от начальства. Все остальные письма оставляйте непрочитанными и разбирайтесь с ними за 45 минут до окончания рабочего дня. Многие вопросы во входящих вполне могут быть разрешены без вашего участия, а вы, в свою очередь, можете посвятить это время более значимым вещам.

Кроме того, прокрастинация поможет вам реагировать на письма менее эмоционально. Отвечая незамедлительно, вы легко можете поддаться негативным эмоциям — гневу, волнению — и написать то, о чём впоследствии пожалеете. Поэтому лучше давайте себе время, чтобы переварить новую информацию. Несколько дополнительных часов, а может, даже дней, помогут вам составить более аргументированный и взвешенный ответ.

Чем меньше вы проверяете почту за день, тем более комфортно чувствуете себя в психологическом плане. Учёные из Университета Британской Колумбии обнаружили, что, проверяя электронную почту реже, люди избавляются от стресса и становятся более продуктивными.