Список задач — хороший способ зафиксировать дела и не забыть о них. Однако он сам может стать отвлечением, ведь его можно бесконечно пополнять мелкими деталями и так и не добраться до действительно важного.

«Если вы живёте исключительно по списку дел, вы будете лишь справляться с кризисами, а не выполнять то, что для вас существеннее всего», — отмечает Стивен Кови, автор знаменитой книги «Семь навыков высокоэффективных людей». Необязательно совсем избавляться от перечня — лучше грамотно сочетать его с одним из следующих приёмов (или ими всеми).

1. Личная миссия

Личная миссия — это ваша долгосрочная цель. Это устав, на который вы сможете ориентироваться по жизни. Включите в миссию свои ценности и устремления. «Она не обязана быть длинной или глубокомысленной, — говорит Кови. — Это просто пара предложений, которые отражают вашу суть и ваши ценности». Например, вашей миссией может быть помощь другим людям или достижение конкретной цели в какой‑то сфере.

Когда вам нужно будет принять какое‑то решение, личная миссия станет вашим ориентиром. Её же можно использовать и при планировании. Попробуйте распределять своё время не на день вперёд, а на неделю. Выберите приоритетные задачи на этот период, опираясь на личную миссию. Тогда ежедневные дела будут приближать вас к важным целям.

2. Аудит внимания

Недостаток списка дел в том, что в нём в одну кучу свалены совершенно разные задачи. Нам кажется, что мы сможем без проблем двигаться от одной к другой по порядку, но, по словам автора книги «Менеджмент внимания» (Attention Management) Моры Томас (Maura Thomas), наше внимание устроено совсем не так.

Она советует делить все задачи на две категории: с низким и высоким уровнем внимания. И выполнять их в течение дня в зависимости от того, сколько у вас энергии. Например, в первой категории может быть разбор почты, а во второй — написание статьи или составление бюджетного прогноза. Подстраиваясь под свои уровни внимания и энергии, вы сделаете больше за меньший отрезок времени.

3. Друг, которому нужно отчитаться

Это даёт мотивацию вовремя выполнить то, что вы на сегодня запланировали. Если у вас нет друга, готового в этом помочь, Хиллари Реттиг (Hillary Rettig), бизнес‑тренер и автор книг о продуктивности, советует приложение Focusmate. Оно подберёт вам партнёра для совместной работы, чтобы вы точно не отвлекались.

«Focusmate помогает разрешить одну из главных проблем (и парадоксов) продуктивной деятельности, — говорит Реттиг. — Для многих задач требуется одиночество, чтобы сконцентрироваться и подумать, но в то же время мы невероятно социальные существа и плохо справляемся с одиночеством». Программа автоматизирует процесс поиска и даёт доступ к глобальному сообществу людей, которые тоже хотят хорошо поработать.

4. Вечерние вопросы

Джонс Лофлин (Jones Loflin), консультант и автор трудов по тайм‑менеджменту, советует поддерживать мотивацию, оценивая себя. Придумайте несколько вопросов, на которые нужно будет отвечать в конце каждого дня, чтобы убедиться, что вы концентрировались на том, что нужно. А потом оценивайте, насколько хорошо вы справились. Например, один из вопросов Лофлина таков: «Постарался ли я хотя бы 15 минут потратить на укрепление отношений с кем‑то?»

«У меня есть вопросы для трёх ключевых сфер жизни: работа, саморазвитие и отношения, — рассказывает Джонс. — Я меняю их по необходимости. Я люблю всякие соревнования и хочу получить вечером самый высокий балл, так что мои вопросы всё время у меня на уме в течение дня».

Составьте список своих вопросов в зависимости от того, какие сферы жизни вы хотите улучшить. Например, «Был ли я сегодня внимателен к близким?», «Потратил ли я хотя бы час на то, чтобы продвинуться на пути к своей мечте?», «Делал ли я что‑то для укрепления здоровья?».

5. Час концентрации

Вносите в календарь хотя бы один такой час в день и в это время сосредотачивайтесь на работе, которая важнее всего. Никаких отвлечений и развлечений. Поставьте таймер, чтобы знать, когда время выйдет, и приступайте.

Одного часа нередко бывает достаточно, чтобы сделать довольно много. И запланировать это время без отвлечений проще, чем стараться весь день работать на пике продуктивности. Если у вас есть возможность, выделите два или три часа полной концентрации.

6. Чёткие цели

Быть продуктивным — это проводить большую часть времени занимаясь тем, что связано с вашими самыми важными целями. Консультант по бизнес‑стратегии Хэмиш Макензи (Hamish Mackenzie) советует иметь не более трёх ключевых годовых целей. Разбейте каждую на три квартальных и три месячных подцели, а затем на шаги, на выполнение которых требуется не более двух часов.

«В начале каждой недели распределяйте эти шаги по конкретным дням в порядке приоритетности — но не более трёх на день, — говорит Макензи. — Каждый вечер подготавливайте все материалы, необходимые для работы над важной задачей на следующий день. А каждое утро выполняйте эту самую важную задачу, прежде чем браться за что‑либо ещё».