Продуктивность — как успевать больше за меньшее время?

В сегодняшнем мире, кажется все одержимы идеей продуктивности и рабочих хаков. Это легко понять, потому что высокая продуктивность помогает нам добиваться в жизни большего и освобождает время на вещи вне работы (семья, хобби, спорт и так далее).

Очевидно, мы сильно замотивированы на то, чтобы стремиться быть более продуктивными. Основная проблема тут — это дисциплина. Мы смотрим на вопрос повышения продуктивности немного неправильно: это история не о том, чтобы скачивать самые последние приложения по тайм менеджменту (максимум через неделю вы их забросите), и не о том, чтобы приковывать себя к рабочему месту. Важно понять, как работает ваш мозг и использовать эти знания себе на пользу.

Сила Воли

Первое, что мы должны признать на пути к более продуктивной жизни, что одной воли не достаточно для достижения поставленной цели.

По данным исследования Janet Polivy, наш мозг боится больших проектов, и часто не в состоянии осуществить выполнение долгосрочной цели: обычно, мы бросаем такое дело при первых тревожных признаках.

Вспомните, почему у вас сорвалась последняя диета…

Вы наполнили холодильник здоровой едой и планировали каждый день заниматься спортом до тех пор, пока первый раз не «подскользнулись» (сослались на усталость, срочные дела или другую «вескую» причину). После этого все вернулось на круги своя.

Исследования Kenneth McGraw показали, что дела обстоят еще хуже: когда мы имеем дело с крупным проектом, мы буксуем уже в самом начале, так как представляем себе самые сложные участки проекта.

Что в таких ситуациях делает наш мозг? По мнению исследователя Джона Барга (John Bargh), мозг будет пытаться “имитировать” реальную продуктивную работу, избегая крупных проектов и сосредотачиваясь на маленьких, бессмысленных заданиях, чтобы заполнить свое время.

С учетом всех этих фактов, которые против нас, что мы можем сделать для увеличения своей продуктивности? Лучшее, что мы можем сделать — это понаблюдать за привычками наиболее эффективных людей в мире. К счастью, за нас эту работу сделали исследователи. Их выводы вас удивят.

Привычки продуктивных людей

Интересное исследование было проведено Анерсем Эриксоном. Он изучил привычки лучших скрипачей и выяснилось, что лучшими скрипачами были не те, кто больше практиковался в игре на скрипке, а те, кто занимался меньше и продуктивнее.

Более того, лучшие скрипачи в среднем спали больше, чем остальные!

Как это возможно? Дело в том, что лучшие игроки занимались более осознанной практикой, чем все остальные. Они потратили больше времени на решение самых трудных задач и лучше распределяли свою нагрузку.

К примеру, если бы вы пытались улучшить свои навыки игры в баскетбол, то для вас лучшей стратегией было бы тренировать конкретные навыки в течение нескольких часов, чем просто долбить в кольцо в течение всего дня.

Осознанная практика требует, чтобы вы тратили больше “мозгов”, чем обычно, поэтому встает вопрос, как вы можете реализовать ее без слива силы воли?

Первый ответ не очень сексуальный: лучший способ преодолеть свой страх перед большим проектом и потерей энергии — это просто начать делать большой проект.

В человеческой природе заложен один интересный пунктик: если мы начали дело, и не закончили, то обычно испытываем диссонанс. Это как недосмотренный фильм, или недочитанная книга. И вы можете использовать это знание себе на пользу: просто сделайте первый шаг и начните делать большой проект.

Работайте как эксперт

Обычно, вместо того, чтобы выкладываться по-максимуму в течение коротких временных сессий, мы стараемся размазать тонким слоем наши запасы энергии и серого вещества на целый день, что, в итоге приводит к целому дню бесполезной работы. Что же делать?

Часто цитируемое исследование Тони Шварца, проведенное по заказу Федерального управления гражданской авиации США, показало, что короткие перерывы в течение больших рабочих сессий привели к улучшению информированности и сфокусированности летчиков на 16%.

Исследования ученого Перец Лави совпадают с этими выводами: наиболее продуктивно использовать сессии (по 90 минут), а затем делать короткие перерывами (не более 15–20 минут). Такой подход максимально синхронизирован с нашими природными циклами и позволяет нам быть более сосредоточенными и энергичными в течение всего дня.

Мораль истории: трудно быть продуктивным, пытаясь поддерживать высокий уровень энергии весь день.

Мы становимся наиболее продуктивными, когда разбиваем крупные проекты на более мелкие куски и планируем короткие перерывы сразу после этих сессий.

Искусство быть дисциплинированным

Дэн Ариэли и его коллеги провели исследование с участием студентов и обнаружили, что студенты, которые поставили себе жесткие сроки для выполнения заданий выполнили их гораздо лучше (и более последовательно), чем те, кто этого не сделал.

Как применить эти знания в нашей повседневной жизни?

Заведите себе таблицу, к примеру в гугл документе, где отметьте время своих рабочих сессий и что вы успели сделать в течение этих рабочих сессий.

Не включайте в вашу таблицу столбцы с 15-минутными перерывами. Это время для вашего отдыха и восстановления сил.

Эта, казалось бы простая стратегия, работает невероятно хорошо по 2 конкретным причинам:

Исследования доктора Кентаро Фуджитса (Kentaro Fujita) показали следующее: вы станете более продуктивным, так как будете записывать точно что вы делали, вместо того, чтобы додумывать в итоге дня, чем вы приблизительно занимались. Ваши предположения — враг продуктивности. (Единожды заставьте себя записать то, что вы потратили 2 часа на Reddit, вместо того, чтобы работать и чувство вины не даст вам больше прокрастинировать на работе).

Отслеживания прогресса также является известной стратегией для прекращения «бесполезной работы», привычки, которую исследователь Джон Барг описывает как враг №1 на пути к цели.

Производительность и многозадачность

Последнее, что мы должны рассмотреть в рамках поднятого вопроса — многозадачность.

Опасность многозадачности в том, как её воспринимает наш мозг. Нам кажется, что раз мы делаем несколько задач одновременно, то становимся очень продуктивными и эффективными.

Наука показывает нам, что это абсолютная ложь: ученому Чжэнь Ван удалось показать, что в среднем люди, практикующие многозадачность, на самом деле вряд ли будут продуктивно работать, зато они чувствуют себя более “эмоционально удовлетворенными” своей работой (создание иллюзии производительности).

Что еще хуже, стэнфордский исследователь Клиффорд Насс рассмотрел работу модели людей, практикующих многозадачность и проанализировал их способности: обработку информации, переключение между задачами, поддержание высокую работоспособность … и обнаружил, что они ужасно справлялись со всеми тремя параметрами, по которым их оценивали!

Как с этим бороться?

Лучше всего просто изолировать себя от отвлекающих элементов, которые могут перевести вас в многозадачный режим.

При работе за компьютером воспользуйтесь расширениями, блокирующими доступ к сайтам-отвлекалкам (StayFocused) и ограничьте количество открытых вкладок до минимума.

Следующая полезная привычка, которую стоит завести — вечерний ритуал планирования дел на следующий день. Возьмите бумагу и ручку и составьте топ‑5 дел на завтра. Не откладывайте это дело на утро. Утром, как показали исследования в школе Kellog, люди обычно скатываются в многозадачность, которая практически бесполезна. После выполнения пяти приоритетных тасков, не забудьте внести их в документ, в котором вы фиксируете время и задачи.

Еще, как показали исследования, люди плохо справляются с завершением больших проектов и снова скатываются в многозадачность. Тут поможет метод разбивания большой задачи на мелкие и пошаговое выполнение мелких тасков.

Резюме

Поймите, что только сила воли вас не спасет: конечно, моральная устойчивость поможет вам пройти долгий путь, но для того, чтобы остаться дисциплинированными в течение долгого времени, необходимо признать, что вам не обойтись без комплексной системы поддержки.

Дайте себе возможность идти “ва-банк”: не бойтесь устроить себе несколько перерывов в течение дня. Лучшие по продуктивности рабочие сессии длятся периодами по 90 минут с последующими 15-минутными перерывами.

Эксперты мирового класса используют эту стратегию, она должна быть достаточно хороша и для вас.

Если это нельзя измерить, это не стоит делать: если серьезно, то было доказано, что отслеживание выполненных дел и времени, — лучший способ оставаться внимательными и эффективным. Создайте документ и перечислите в нем все полезные вещи, которые вы сделали в течение дня. Вы увидите, сколько вы на самом деле успеваете сделать.

Многозадачность — ваш враг: рассматривайте многозадачность именно так. Блокируйте нежелательные отвлекающие факторы и, как говорила Рон Суонсон: «Never half-ass two things, whole-ass one thing.»

Спланируйте свой рабочий день перед тем, как лечь спать. Таким образом, когда вы начнете свой день, вы избавите себя от прокрастинации и лени.

Вольный перевод статьи.