Семь шагов к своевременному завершению проектов

Известное высказывание, гласящее, что битвы выигрываются армиями, а проигрываются полководцами — истинная правда и по отношению к проектам. Поэтому всегда стоит улучшать управление ими.

Легко сказать, а как это сделать?

Существуют однако и те, кто умеет управляться с проектами и делится своими знаниями. Послушаем, что нам расскажет Aaron Stannard.

Есть семь простых шагов, которые помогают мне управляться с моими проектами.

• Организуйте свои размышления.

  Если у вас есть идея, но нет никакой уверенности в деталях организации, то стоит структурировать все, что вы уже знаете. Например я использую Mindmapping потому что это позволяет легко делиться своими замыслами, а кроме того это очень гибкий способ организации.

• Определите четкие цели.

  Это звучит слишком очевидно, но многие вовсе не имеют четких целей, когда начинают работать над проектом. Причем цели должны быть непременно измеримыми и конкретными

• Сделайте домашнюю работу.

  Вам может казаться, что вы первый, кто решает подобную задачу, но так ли это? Проведите небольшое исследование, может быть существует решение, которое может сохранить ваше время и деньги. Не изобретайте велосипед, усовершенствуйте и используйте уже изобретенное.

• Создайте четкий план выполнения проекта.

  Перед тем как вы начнете исполнение проекта, вы должны подробно описать как вы будете это делать. Где начать? Создать команду сначала, или заняться определением целей или бюджета? Определите в какой момент каждая фаза проекта должна начинаться. Определите результаты каждой из фаз, им лучше быть не слишком большими и измеримыми. Декомпозиция задач — отличный инструмент для этого и диаграммы Гантта, — как один из способов это сделать.

• Утвердите четкие, материальные результаты ждля каждого из шагов.

  Каждый проект должен быть разбит на фазы, заканчивающиеся материальным результатом или вехой. Только проходя от вехи к вехе, вы сможете достигнуть конечной цели. Результат каждого из шагов должен быть запланирован измеримым, например “Завершить исследование” — плохая цель, а “написать отчет, описывающий конкуренцию на потенциальном рынке” — вполне определенная цель.

• Уточните время, нужное для каждого из шагов.

  После того, как вы разбили проект на этапы-подзадачи, вы легче сможете рассчитать бюджет и затраты ресурсов. Общие затраты должны складываться из более мелких.

• Оставьте запас.

  Самый надежный способ избежать перерасходов — оставить запас. Всегда учитывайте возможные риски и оставьте запас и по времени и по другим ресурсам, ведь люди болеют, а компьютеры ломаются.