Тайм-менеджмент простыми словами. 5 шагов к тому, чтобы успевать больше за то же время

Поговорим о качестве нашего времени.

Что такое качество времени?

Оно зависит от того, насколько вы сфокусированы на задаче. Не отвлекаетесь ли вы? Не уходят ли ваши мысли в сторону каждые 2 минуты?

Давайте поразмышляем, как можно увеличить качество времени.

Шаг 1. Отключите все отвлечения

Сложно не среагировать, когда что-то пиликает под ухом.

Поэтому отключаем:

• звук звонка;
• звук SMS;
• любое оповещение из социальных сетей;
• автоматическую проверку почты.

Сложнее всего людям даётся отключение звонка. Но вы просто попробуйте. Только один день. Уверен, вам это понравится.

Шаг 2. Заведите себе папку «Входящие» или просто блокнот

Вы сидите, работаете. И тут — БАХ! — к вам приходит мысль. Вы вспомнили про предстоящий день рождения друга или заметили, что кончается краска в принтере. Тут появляется соблазн уйти в сторону. Начать думать об этой новой проблеме. Это неправильно.

Просто забыть или попытаться запомнить тоже не получится. Дело вновь и вновь будет вас тревожить, всплывать в памяти и отвлекать.

А как правильно?

У вас наготове должна быть система, куда можно надёжно записывать такие дела. Те из вас, кто пользуется системой тайм-менеджмента GTD, знает, что для таких вещей есть папка «Входящие».

У меня в роли папки «Входящие» — диктофон. В течение дня я складываю туда все такие мысли и мелкие дела. Чтобы утром разобрать. Вместо диктофона можно использовать всё что угодно. Например, простой блокнот.

Итак, пришла какая-то сторонняя мысль? Быстро записываем её и продолжаем работу.

Кстати, потом все эти мелкие отвлечения вы можете разобрать в одном рабочем блоке. Одно за другим. Это и есть группировка, про которую я писал здесь.

Шаг 3. Создайте особую рабочую атмосферу

Теперь давайте сделаем так, чтобы такие случайные мысли реже посещали нас во время работы.

Ведь смотрите… Аппетитный пирог на окне, окошки браузера с последними новостями или смешными видео — всё это уводит наши мысли в сторону и снижает концентрацию.

Совет понятен: убирайте всё лишнее. Сделайте привычкой закрывать ненужные окна. Очистите стол в офисе от мусора.

В идеале ваше рабочее место должно быть только для работы. Чтобы за рабочим столом у вас автоматом включался рабочий «рефлекс». Для этого старайтесь не кушать за рабочим столом и не смотреть за ним развлекательные видео и т. д.

Сразу вспоминается Яна Франк, которая в своей книге «Муза и Чудовище» описывала, что она пошла дальше — у неё было целых три рабочих стола. Для каждого вида работы — свой. Не нужно перенастраивать или убирать такие столы после работы. Удобно!

Шаг 4. Заткните уши

Иногда отвлечения не зависят от нас. Мы не можем их устранить. Например, сосед затеял длительный ремонт. Или этажом выше отплясывают свадьбу. Глупо злиться: это жизнь. В таких случаях у меня есть два варианта.

Первый — это надеть наушники с громкой музыкой без слов. Например, можно использовать GetWorkDoneMusic — сервис музыки для работы. Или сервис Сoffitivity со звуками кафе. Вместо музыки бряцание чашек и ложек, фоновые разговоры людей… Попробуйте, это забавно))

Второй способ — я не люблю плодить лишний шум — это беруши.

Такие силиконовые беруши (поролоновые не рекомендую) хорошо защищают от шума. Стоят примерно 350 рублей за две пары. Купить их можно в аптеке.

Шаг 5. Прочитать книгу «Поток» Михайя Чиксентмихайи

Михай Чиксентмихайи — основоположник позитивной психологии. Именно он придумал поток.

Что значит быть в потоке?

Быть полностью вовлечённым в деятельность ради неё самой. Эго отпадает. Время летит. Каждое действие, движение, мысль следует из предыдущей, словно играешь джаз. Всё твоё существо вовлечено, и ты применяешь свои умения на пределе. Михай Чиксентмихайи

Чтобы выжать максимум из своего времени, нужно чаще быть в потоке. Хотя понятие «поток» применимо и к отдыху, хобби, отношениям с близкими…

Я уже делал обзор его книги «Поток. Психология оптимального переживания». Книга серьёзная, почти научный труд. Читать её нелегко. Но эта книга поможет вам выстроить «поточную» работу. Одна из моих самых любимых книг по личной эффективности. Рекомендую!

Итоги

Чтобы успевать многое, необязательно вкалывать с утра до ночи. Можно работать всего несколько часов, но эти часы должны быть в потоке. Боритесь за увеличение качества вашего времени!