Как с помощью Trello наладить эффективную работу по системе Scrum

Денис Климин

CEO BOBR STUDIO.

Команда растёт. Задач становится больше, но эффективность падает. Раньше кидали задачи в Telegram, сейчас это не работает — началась путаница. Так как нам нужен контроль и чёткая картина по проектам, мы внедрили систему Scrum. Для тех, кто в танке, Scrum — это методология управления проектами, которая построена на принципах тайм-менеджмента.

В этой статье мы поделимся способом планирования с помощью сервиса Trello. Но сначала расскажем о нашем пути.

С чего мы начали

Главной задачей было настроить идеальную работу по проектам, чтобы минимизировать срыв дедлайнов и устранить проблему со «сломанным телефоном».

В начале нашего пути мы выбрали «Яндекс.Трекер».

Яндекс предлагает свой мессенджер «Ямб» для пользователей «Трекера», что показалось довольно интересной фишкой. Но возникла проблема: мессенджер не загружался и не устанавливался на некоторых компьютерах. В «Трекере» мы не могли полноценно проследить процесс работы по проекту и её этапы. Через три месяца «Яндекс» запросил абонентскую плату и отключил для нас сервис.

А работать-то надо!

Бумажный вариант

Это тот вариант, в котором мы просто засоряли бы стену офиса стикерами.

Минусы:

• На это мы будем тратить много стикеров, которые будут отклеиваться и теряться.
• У всех разный почерк, стена станет грязной.
• Некоторые наши сотрудники работают удалённо и не смогу смотреть задачи на стене в офисе.

Электронные варианты

Мы искали сервис, который будет удовлетворять все наши потребности. Выбор небольшой.

1. Basecamp

К сожалению, к Scrum сервис не имеет никакого отношения.

Агентства и студии любят Basecamp, но для нашей системы он не подошёл. Сервис на английском языке, это путает.

2. Asana

Хороший сервис, думали, что остановимся именно на нём. Но за использование полезных функций потребовали плату. Нам этот вариант не подошёл, мы скупердяи.

Сервис крутой, в нём есть система аналитики, подойдёт для Scrum. Но нам не понравился интерфейс. Хотелось сделать доску, как у команды «Пегий дудочник» из сериала «Кремниевая долина».

3. Trello

Решили взять Trello. Мы были с ним знакомы, но пришла идея настроить Scrum через доски и карточки. Основные функции бесплатны — это важно, мы же скупердяи, помните. ;)

К тому же мы нашли дополнительный виджет в Chrome для диаграмм Ганта. Это суперкрутая фича для менеджеров.

Минус — ты не видишь ответственного за проект. Но за проект ответственны менеджеры, должности прописаны в Trello, при этом мы знаем их в лицо.

Короче, это был самый подходящий для нас вариант.

Как мы настроили Scrum

Мы определились, что будем создавать доски отдельно для каждого проекта.

Внутри каждой доски-проекта менеджер создаёт следующие колонки:

• «Общая» — в ней находятся все задачи по проекту.
• To Do — задачи на спринт, которые мы переносим из общей колонки (спринт — один рабочий день).
• In Progress — задачи, к которым приступил исполнитель.
• On Review — просмотр реализации проекта.
• Committed — отработка комментариев.
• Testing — задачи, которые тестируются.
• Done — выполненные задачи.

К каждой задаче ставим метки.

Мы определились с цветом для каждой категории. Оранжевый — это все задачи, которые относятся к дизайнерам, красный — к программистам и так далее.

В процессе реализации мы переносим задачу из колонки в колонку. Благодаря этому мы видим работу по проекту. Каждый менеджер может открыть проект и вникнуть во все процессы.

Общение по рабочим вопросам перенесли в Slack. С помощью бота по имени Robi, который следит за успеваемостью, мы проговариваем утром и вечером список всех задач, над которыми работаем. Бот собирает информацию, задавая простые вопросы: «Чем собираешься заняться?», «Какие у тебя планы?», «Всё ли тебя устраивает?».

Включили функцию учёта времени. Robi задаёт вопрос «Во сколько ты сегодня пришёл/ушёл?», и сотрудник пишет время своего прихода/ухода.

Чему мы научились

• Аналоговый Scrum со стикерами и испорченной стеной — это так себе идея.
• Все задачи должны быть собраны в одном месте.
• В компании должен быть единый внутренний мессенджер.
• Всё должно быть наглядно.