12 правил делового этикета, которые многие нарушают незаметно для себя

1. Здороваться

Это не только вежливо, но и полезно для установления хороших отношений. Часто достаточно простого приветствия или даже кивка с улыбкой. Но можно добавить ещё пару слов, тогда человек посчитает вас дружелюбным и лучше запомнит. Например, можно сделать комплимент или замечание о том, что вас окружает: о погоде, офисе или книге на столе у коллеги.

Чтобы продолжить разговор, задавайте открытые вопросы. Они требуют более развёрнутого ответа, чем да и нет. Но не стоит забывать о такте. Если видно, что человек спешит или не расположен сейчас разговаривать, лучше не навязывать ему беседу.

2. Пожимать руку и смотреть в глаза

Рукопожатие — универсальный жест приветствия в деловой среде. Оно должно быть в меру крепким, это считается положительной характеристикой. Во время рукопожатия принято смотреть в глаза, иначе может сложиться впечатление, что человек что‑то скрывает.

3. Быть внимательным к именам

Во время знакомства следует внимательно слушать, как человек представляется. Если не удалось расслышать или понять, как произносится его имя, лучше честно признать это и попросить его повторить. Скорее всего, если имя собеседника необычное или труднопроизносимое, он уже привык к такому.

А вот коверкать имена ради шутки или придумывать коллегам прозвища будет неуместно. Обращаться к ним нужно так, как они представляются.

Если вам трудно запоминать имена, особенно на мероприятиях, где вы встречаете много новых людей, попробуйте в разговоре с каждым человеком повторить его имя три‑четыре раза. Только не подряд, иначе это будет выглядеть странно.

4. Представлять собеседников

Если вы вступаете в разговор с кем‑то и с вами человек, неизвестный вашим собеседникам, обязательно представьте его. Добавьте к имени ещё какую‑то информацию, например чем он занимается. Это проявление вежливости ко всем присутствующим, да и вашему спутнику будет комфортнее.

5. Проверять сообщения на ошибки перед отправкой

Значительная часть делового общения сейчас протекает письменно, и каждое сообщение формирует мнение об отправителе как о профессионале. Поэтому нужно быть внимательным к написанному и проверять, нет ли в тексте ошибок и опечаток, прежде чем отправлять его. Это поможет избежать неприятных ситуаций и недопонимания.

6. Уважать чужое время

Важно всегда приходить вовремя и укладываться в срок, а в случае опоздания обязательно предупреждать о задержке.

Если вам трудно оценить, сколько времени у вас уйдёт на задачу, начните регулярно следить за своим расписанием. Фиксируйте, сколько занимаетесь различными делами, и постепенно у вас получится грамотнее управлять своим графиком.

7. Поддерживать рабочее место в чистоте

Его состояние сказывается на профессиональном имидже отдельного сотрудника, а если рабочее место видят клиенты, то и на имидже всей компании.

Горы немытых кружек, каких‑то бумаг и заметок на столе не идут на пользу. Окружающие могут задаться вопросом о том, справляется ли человек с работой, если он даже не может навести порядок на рабочем столе.

8. Аккуратно относиться к местам и предметам общего пользования

Если вы работаете в офисе, скорее всего, вам приходится делить с коллегами кухню, канцелярские принадлежности или технику. Всем будет приятнее, если помнить о том, что эти вещи общие, и обращаться с ними аккуратно. И если каждый станет выбрасывать за собой мусор, возвращать на место то, что взял на время попользоваться, и не будет брать чужие продукты из холодильника.

9. Не рассказывать слишком много о своей жизни, но и не быть совсем закрытым

Едва ли всем в офисе стоит знать о чьих‑то проблемах в личной жизни или той сумасшедшей вечеринке, которую кто‑то закатил на выходных. Также не следует касаться тем, которые могут вызывать много споров, вроде религии и политики.

Но если вообще ничего не говорить о себе, коллеги могут посчитать это признаком заносчивости или излишней холодности. Хорошим вариантом будет поделиться своими увлечениями (без лишних подробностей) или впечатлениями от недавней поездки, посоветовать понравившийся фильм или книгу.

10. Учитывать стиль работы других

Одним нравится работать в полной тишине, а другим — под громкую музыку. Обеспечивая себе комфортный режим работы, стоит уважать потребности коллег. Например, если для концентрации нужна музыка, надевать наушники, а если нужно включить или выключить свет, сперва спросить, не помешает ли это другим.

11. Не говорить слишком громко

Важно помнить о том, что вокруг работают другие люди. Но тем, у кого от природы звонкий или раскатистый голос, или тем, кто склонен переходить на повышенный тон, когда разговор оживляется, бывает непросто. Им приходится чаще остальных напоминать себе, что такая манера говорить может отвлекать и раздражать окружающих. А если в соседнем кабинете идёт совещание или кто‑то из коллег разговаривает по телефону с клиентом, громкий голос, рассуждающий о чём‑то постороннем, особенно неуместен.

12. Убирать телефон во время общения

Во многих ситуациях смотреть в свой телефон в присутствии других людей — это просто грубость. Например, если кто‑то сидит на совещании, разговаривает с клиентом или коллегой, не выпуская телефон из рук, он как будто говорит, что предмет разговора и собеседник для него не важны и не заслуживают его времени. Так что стоит убирать телефон подальше, а на важных встречах ещё и обязательно отключать звук.