Почему мы срываем дедлайны и как это остановить

Обожаю дедлайны! Особенно тот свист, с которым они срываются.

Писатель Дуглас Адамс

Все мы знаем, как важно планирование для эффективной работы. Порой мы буквально помешаны на нём. Но, когда приходит время приступить к реализации списка задач, мы начинаем их откладывать, дотягивая выполнение до последней минуты, а то и вовсе окончательно срывая сроки. Так происходит со всеми в большей или меньшей степени. И этому есть оправдание, которое кроется в особенностях нашего мышления.

Почему мы срываем дедлайны

Может быть, вы слышали историю Сиднейского оперного театра, строительство которого планировали закончить в 1963 году, потратив 7 миллионов австралийских долларов, а в итоге закончили только спустя 10 лет — в 1973 году. К тому же изначальный проект театра претерпел многочисленные изменения, и здание стало меньше, а затрачено было в итоге 102 миллиона долларов!

Проектировщики стали жертвой повсеместно распространённой ошибки: они неправильно оценили, сколько времени займёт выполнение задачи. Снова и снова им приходилось отодвигать сроки и менять план работ, потому что они не учли проблемы, которые повлияли на скорость выполнения проекта.

Но неизбежно на пути встречаются препятствия, вследствие которых объём работ стремительно увеличивается. Потом мы объясняем срывы сроков тем, что возникли непредвиденные обстоятельства, а не тем, что мы не смогли учесть возможность их появления на этапе планирования.

Зачем нам всё-таки нужны дедлайны

Строгие сроки не только постоянно срываются, но и приносят сильный стресс участникам проекта, так, может, лучше от них отказаться? Нет. Зачастую наличие дедлайна — единственная причина, по которой работа вообще двигается с места.

Раньше словом dead-line называли линию вокруг тюрьмы, за которую заключённым нельзя было заступать ни днём ни ночью под страхом немедленно получить пулю.

Теперь дедлайны ассоциируются исключительно с работой, а их срыв не грозит расстрелом всего отдела. Но суть осталась прежней: дедлайн — жизнь или смерть для вашей продуктивности или проекта.

Работа заполняет время, отпущенное на неё.

Закон Паркинсона

Любая задача займёт столько времени, сколько вы на неё отведёте. Вот почему иногда мы удивляемся, как быстро можем что-то сделать. По этой же причине мы часто на пределе возможностей в последние минуты заканчиваем то, на что было отведено несколько дней или даже недель.

Как преодолеть постоянные срывы сроков

Как бороться с ошибочным планированием и обратить наличие дедлайнов себе во благо? Это будет весьма непросто, ведь придётся воевать с систематическими ошибками нашего мышления. Но знания о том, как дедлайны меняют наше поведение, помогут повысить продуктивность.

Яркий старт

Когда вы распределяете рабочую нагрузку на месяц, неделю, даже на день вперёд, максимально плотно забейте начало периода и максимально разгрузите остаток времени до дедлайна.

В первую очередь сосредоточьтесь на самых сложных, важных, трудозатратных задачах проекта. Вы всё равно будете делать их дольше, чем предполагали. Смиритесь. Но благодаря вашему активному старту у вас в конце периода образуется то время, которое вы будете тратить на решение незапланированных проблем и на завершение задач.

Вам не понадобится накануне дедлайна подгружаться с головой в новые сложные задачи, встречая подводные камни, о которых вы ещё не подозреваете.

Дополнительный дедлайн

Лично для себя обозначьте дедлайн на пару дней раньше реального. Так советует делать маркетолог Мэтью Гай (Matthew Guay) из Zapier. Идеально, если вы не знаете, сколько времени у вас есть от вашего личного дедлайна до реального — один день или три. Но такая ситуация слабо представляется. Вы, естественно, всё равно будете помнить, сколько времени у вас в запасе, поэтому понадобится сила воли, чтобы не сорвать свои сроки.

Придумайте какую-нибудь награду для себя, если вы сделаете работу в установленный вами срок. Впрочем, неплохим поощрением будет удовлетворение от вовремя выполненных задач.

Публичное заявление

«Я торжественно клянусь закончить статью к пяти вечера» — скажите это не в своей голове, а громко на весь кабинет. Теперь в игру вступило ваше самолюбие. Что будет для вас более болезненно: заставить себя активно поработать или сорвать сроки и громко признать свой провал?

Писатель Ивлин Во, принимаясь за свой новый роман «Возвращение в Брайдсхед», публично заявил: «Я начинаю новую книгу и напишу её за три месяца». Во не выдержал сроки и несколько раз, опять же публично, просил об отсрочке дедлайна. Тем не менее он довольно быстро закончил роман, потому что знал: читатели помнят его обещание и ждут его выполнения.

Постоянные напоминания о приближении дедлайна

Если мы начинаем работу над крупным проектом, то сроки обычно достаточно велики. Дедлайн становится некой абстракцией — где-то там, когда-нибудь. Чем он ближе, тем явственнее мы осознаём, сколько именно времени у нас осталось, и можем более адекватно сопоставить его количество и объём оставшихся работ.

Установите себе регулярные напоминания, которые будут постоянно возвращать вас к реальности, оповещая о приближении дня Х:

• срок выполнения истекает через месяц;
• неделю;
• три дня;
• день;
• 8 часов.

Да, это стресс, это будет раздражать. Но, может быть, это единственный способ подстегнуть себя?

Любое дело всегда длится дольше, чем ожидается, даже если учесть закон Хофштадтера.

Закон Хофштадтера

Этот шуточный рекурсивный закон от доктора философии Дугласа Хофштадтера говорит о невозможности планирования сроков. Дедлайны буквально созданы для того, чтобы их срывать. Однако мы надеемся, что наши советы помогут вам не доводить дело до критической отметки, когда постоянное невыдерживание сроков чрезвычайно вредит вашей рабочей репутации и повергает вас в состояние непрерывного стресса.

А вам удаётся не срывать дедлайны?