7 ошибок при составлении списка дел, которые снижают вашу продуктивность

1. Составлять список утром

Кажется вполне естественным первым делом с утра записать планы на день. Однако это уже слишком позднее время. Так считает Эйлин Рот (Eileen Roth), автор книги «Организация для чайников». «Если вы сделаете список задач утром, а в 8:00 у вас назначена встреча на другом конце города, то вы вряд ли на неё успеете», — утверждает она.

Составлять список необходимо в конце дня. Это позволит вам оставить рабочие дела позади и спокойно отдохнуть. «Вы уходите с работы домой и больше не думаете о списке предстоящих задач, поскольку вы уже его составили и знаете, что вам необходимо будет выполнить завтра. Ваш ум может наконец отдохнуть», — говорит Эйлин.

2. Включать в список слишком много задач

Если выполнение дел из вашего списка может занять недели или месяцы, то вы заранее обрекаете себя на неудачу. Так вы будете чувствовать себя перегруженным.

По мнению Киры Бобинет (Kyra Bobinet), автора книги «Хорошо организованная жизнь: 10 уроков когнитивной психологии и дизайн-мышления для сознательной, здоровой и наполненной смыслом жизни», идеальным количеством для списка являются три задачи. «Наш мозг воспринимает информацию, сгруппированную из трёх составляющих, — утверждает она. — Так что для начала заносите в список три самых важных дела».

«Наши умственные силы — намного более ограниченный ресурс, чем время. На каждый день приходится лишь 3–6 часов, когда мы можем усиленно поработать», — считает Кристина Вильнер (Christina Willner), создательница списка задач Amazing Marvin — приложения для повышения продуктивности.

Кроме того, многие не осознают, как много времени может занимать выполнение некоторых дел. Именно поэтому слишком длинные списки дел неэффективны. Вильнер советует записывать рядом с каждой задачей примерное время её выполнения. Отслеживайте это время, чтобы в будущем делать более точные расчёты.

3. Включать в список дел мечты или очень большие цели

Амбициозные цели, например написание книги или покорение Эвереста, не должны входить в список задач. Вместо этого вносите их в отдельный список желаний.

Если вам необходимо закончить большой проект, необходимо разделить его на несколько мелких и достижимых задач и только потом записывать их в список. Так советует поступать Паула Риццо (Paula Rizzo), автор книги «Списочное мышление: как использовать списки, чтобы быть более продуктивным, успешным и меньше переживать».

Глядя на обширный список всех своих целей, вы будете чувствовать себя перегруженным. Кроме того, вы будете неудовлетворены тем, что не можете выполнить все записанные планы. Ведь на некоторые из них требуется довольно много времени и сил.

4. Одинаково оценивать каждую задачу

Тренер по продуктивности Нэнси Гейнс (Nancy Gaines) утверждает, что список дел должен представлять собой список приоритетов. «Вносите туда только те дела, которые продвинут вашу карьеру или бизнес вперёд, — говорит Гейнс. — Если это не приоритетная задача, то её не должно быть в списке. Она будет лишь отвлекать вас».

При составлении списка она советует следовать системе «3–3–3»: вычеркните из списка три наименее важные задачи, делегируйте три задачи, которые не стоят вашего времени, и выполните три самые приоритетные задачи.

5. Ставить нечёткие цели

Если задачи в списке сформулированы расплывчато, то в дальнейшем придётся думать, как именно их выполнять, и даже вспоминать, что они означают. Так что составлению списка стоит уделить должное внимание.

«Потратьте на планирование чуть больше времени и сделайте список дел как можно более конкретным», — советует автор книги «Секреты личной продуктивности» Мора Томас (Maura Thomas). Например, вместо того чтобы писать «отчёт о расходах», напишите пункт «занести данные в электронную таблицу».

Избегайте неопределённых слов, например «запланировать», «осуществить» или «разработать». «Если у вас мало времени, то, взглянув в списке на слово „разработать“, вам наверняка захочется пропустить этот пункт, — считает Мора. — Приберегите подобные слова для списка крупных проектов».

6. Использовать один и тот же список, пока не будут выполнены все задачи

«Проблема в том, что каждый день приносит что-то новое. Поэтому то, чем вы занимались сегодня, не обязательно нужно будет выполнять и завтра. И ваши планы на завтрашний день могут измениться ещё до того, как закончится этот», — утверждает Эйлин Рот. Так что ежедневно необходимо составлять новый список дел.

7. Не привязывать список к своему календарю

Если список и календарь не привязаны друг к другу и в них указаны разные задачи, то вам едва ли удастся выполнить их все. «В таком случае у вас не будет времени на выполнение дел из списка. Разве что вам придётся пожертвовать сном, выходными, отпуском или временем, которое вы хотели бы провести с семьёй», — предостерегает Кэти Маццокко (Katie Mazzocco), автор книги «Революционная продуктивность: как максимизировать время, влияние и доход при ведении малого бизнеса».

Старайтесь всегда выделять в календаре время на выполнение задач из списка.