Почему список перерывов поможет вам успевать больше

Что такое список перерывов

Список дел, заданий или чек-лист, как бы вы его ни называли, иногда может расстроить. Ведь мы выписываем в столбик всё то, что, кажется, очень нужно сделать. Задач так много, начинается паника. Классический чек-лист выглядит как неупорядоченная куча дел. И этот листочек хочется отодвинуть куда подальше, с глаз долой.

Проблема в том, что вы концентрируетесь на количестве дел, которые вам нужно успеть закончить за сегодня. О чём вы не думаете, так это о перерывах на чашку кофе, прогулку или бытовые задачи.

Может, стоит обратить внимание на эти приятные дела?

Перерывы — это хорошо. Они необходимы, они берегут нас от выгорания, не дают сойти с ума. С другой стороны, перерыв может превратиться в сеанс прокрастинации. Если вы не умеете управлять своим свободным временем, вы не сможете и заставить себя выполнить намеченные задачи.

В общем, вместе со списком дел начните составлять список перерывов.

Вам необходимо запланировать несколько перерывов с фиксированной продолжительностью. Вы можете использовать их тогда, когда вам это будет больше всего нужно. Когда перерыв закончится, вычёркивайте его из списка. План перерывов можно разместить рядом с перечнем дел на сегодня. Тогда у вас перед глазами всегда будет функциональный, понятный список заданий и свободных отрезков времени.

Зачем нужен ещё один список

Список для списка — это звучит немного странно. Кажется, зачем напрягаться и делать так? Ну, во-первых, списки — это сущее веселье. Во-вторых, есть ещё несколько преимуществ.

Осознанность = мотивация

Помните старое доброе чувство вины? Оно появляется, когда вы сделали мало или вовсе ничего.

Список перерывов помогает вам осознавать, как часто вы отвлекаетесь от работы и на что именно тратите это время. Вы могли использовать все свои запланированные перерывы и не вычеркнуть ни одного пункта из списка дел: пусть это мотивирует вас работать быстрее. С другой стороны, если вы обнаружите, что ни один из запланированных перерывов не был использован, остановитесь. Этот факт должен мотивировать вас отдохнуть.

Конечно, не обязательно составлять список. Можно удерживать всё это в памяти. Однако наглядная информация, постоянно расположенная перед глазами, впечатляет намного больше.

Сравнив оба списка, вы получите полное понимание того, как устроен ваш рабочий процесс и насколько вы активны сегодня.

Запланированные перерывы повышают эффективность

Когда вы решаете отвлечься, чтобы проверить Facebook*, посмотреть видео на YouTube или поиграть, конечная цель отсутствует. Короткая передышка превращается в сеанс бесконечной прокрастинации. Если же все ваши перерывы запланированы, есть возможность выбрать конкретные занятия, которые отнимут столько времени, сколько вы задумали.

Вы можете зайти в Facebook*, но запланируйте ответить на 10 уведомлений, не больше. Можно включить компьютерную игру, но только для того, чтобы пройти всего один уровень. Хорошо, что у вас есть любимые занятия, но их необходимо ограничивать, чтобы быть более продуктивным.

Два списка — это азартное соревнование

Когда вы вычёркиваете дела из чек-листа, это, конечно, радует, но недостаточно. Никакого запала! Добавим игровой элемент. Вычёркивая пункты по очереди из первого и второго списка, вы превращаете это в небольшое соревнование. И безусловно, намного приятнее, когда количество выполненных заданий немного больше, чем количество потраченных перерывов.

Представьте себе противостояние двух команд, где главный приз — ваша высокая продуктивность. Только не жертвуйте перерывами ради победы списка выполненных дел: сохраняйте баланс, берегите нервы.

Запланированные перерывы берегут от выгорания

Возможно, вы не так уж и много прокрастинируете. Зато работаете более чем достаточно. Наверняка вы не понаслышке знаете, что такое выгорание.

То же самое касается и перерывов. И список, в котором они есть и запланированы, обязательно поможет избежать переутомления.

Как создать список перерывов

Список дел выглядит впечатляюще и может заставить нервничать. Список перерывов скорее принесёт радость: столько всего интересного предстоит! Впишите в него вещи, которые обожаете делать.

Как долго может длиться перерыв

Большинству из нас нужно около 15 минут для того, чтобы немного отдохнуть от работы. Пусть это будет минимальной продолжительностью перерыва. Увеличить её можно до получаса или даже до часа: возьмите столько времени, сколько вам нужно.

Чем заниматься во время перерыва

Делайте то, что нравится, и сопоставьте активность с запланированной продолжительностью перерыва. Например, за 15 минут не нарисуешь портрет, зато можно прочитать главу из книги. А вот за полчаса можно сделать зарядку, посмотреть серию ситкома, приготовить обед.

Когда у вас будет готов список того, чем бы вы хотели заняться во время перерыва, выпишите эти активности в столбик.

Вместо этого отсортируйте свои занятия по продолжительности и отметьте, сколько примерно времени они займут. Завершайте всё, что наметили, даже если это займёт немного больше запланированного времени. Если вы будете составлять список перерывов постоянно, рано или поздно вы будете точно знать, сколько именно минут потратите на ту или иную активность.

И ещё несколько советов:

• Создавая список дел и список перерывов, каждый день берите новый лист и выписывайте всё заново. Это можно делать и в электронном виде, в приложении например.
• Расставляйте пометки о приоритете задачи, например звёздочки или флажки.
• Обязательно вычёркивайте задачи и перерывы после того, как закончите.
• В конце дня сравните оба списка. Оцените, как много вы успели сделать и достаточно ли отдыхали от работы.

Инструменты, о которых нужно знать

Составлять списки можно на простом листе бумаги или в электронном виде. А потому вам могут пригодиться:

• Приложения для ведения списков дел. Их тысячи! Если вам нравится Wunderlist, Todoist или Asana, просто используйте эти программы. Обратите внимание на Trello. Это одно из самых известных приложений для мониторинга задач. Очень удобное, понятное, доступное в десктопной версии и для смартфонов. Но чётких правил тут не существует, поэтому делайте так, как вам нравится.
• Бумажный блокнот. Объяснять вроде не стоит: некоторым писать на бумаге намного удобнее. Можно создать заготовку и распечатать несколько экземпляров на каждый день.

На самом деле вам не нужны особые инструменты для того, чтобы начать планировать свой день. Однако они помогают сделать процесс веселее и интереснее.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.