Джедайские техники: как экономить мыслетопливо на работе и в обычной жизни

Что такое мыслетопливо

Те, кто занимается умственным трудом, знакомы с постоянными спадами и подъёмами продуктивности. Иногда работа не продвигается ни на шаг пару дней, а потом сложный проект выполняется за несколько часов.

Мы очень часто думаем, что нам не хватает времени, в то время как в действительности нас ограничивает мыслетопливо.

Максим Дорофеев

«Джедайские техники»

Максим Дорофеев называет мыслетопливом определённый запас умственных сил, который помогает нам оставаться рациональными и собранными. Когда мыслетопливо заканчивается, мы становимся импульсивными и вместо работы занимаемся всякой ерундой: смотрим в окно или на котиков в фейсбуке*.

Как это связано с джедайскими техниками

«Джедайские техники» — это сборник проверенных приёмов, которые помогают сберечь мыслетопливо.

Основное количество этого ресурса вы теряете впустую и даже не замечаете, когда это произошло. Зато ощущаете неприятные последствия: вы с трудом сидите на работе до конца рабочего дня, понимаете, что нужно сделать, но не представляете как, чувствуете себя усталым и бесполезным.

Максим Дорофеев долго изучал литературу по личной эффективности, научные исследования, касающиеся нашего мышления и памяти. Эти знания позволили разработать систему, которая в своё время помогла ему спастись от перегрузок.

По сути, это сочетание известных систем личной эффективности: GTD Дэвида Аллена, MYN Майкла Линенбергера, семи навыков Стивена Кови, эссенциализма Грега МакКеона, элементов тайм-менеджмента Глеба Архангельского и других. Только с упором на практику, изложенные максимально доступно и с подробными инструкциями, как внедрить их в свою жизнь.

Что надо делать

Экономить мыслетопливо и использовать его тогда, когда это особенно важно — в непонятных ситуациях.

Первое универсальное правило, оно же совет на все времена: в любой непонятной ситуации — думай.

Максим Дорофеев

«Джедайские техники»

Конечно, ситуаций, когда необходимо включать мозг, очень много. Поэтому на обдумывание всего и вся мыслетоплива может не хватить. Но вы можете помочь своему мозгу, зная одну его особенность: он любит всё простое и понятное.

Если вы поставите себе сложную задачу «Сделать важный проект», то продержитесь недолго. И отправитесь туда, где всё просто и понятно (да, к котикам и развлечениям). Но если дать мозгу задания попроще («Составить план проекта», «Нарисовать черновой вариант макета», «Составить план презентации», «Сделать первый слайд с названием»), то он включится в работу, и за несколько подходов важный проект будет выполнен.

Это только одна из техник для экономии мыслетоплива. В «Джедайских техниках» рассмотрено больше десятка подобных приёмов.

Какие существуют приёмы для экономии умственных ресурсов

Под джедайскими техниками скрываются именно они — практики, которые помогут экономить мыслетопливо и отлично справляться со своими ежедневными обязанностями. Вот несколько полезных действий, которые надо регулярно выполнять, чтобы стать продуктивнее.

1. Регулярно восстанавливайтесь

Нельзя постоянно действовать на пределе своих возможностей: это прямая дорога к выгоранию.

Дорофеев приводит теорию антихрупкости Нассима Талеба. Человек — это прекрасный пример антихрупкой системы. Нечто хрупкое под воздействием стресса ломается, антихрупкое же становится лучше прежнего.

Показателен пример с тренировкой. Представьте, что вы бежите 1 км и выдыхаетесь. Во время отдыха чувствуете, как болят ноги и ноет тело. Зато на следующей тренировке вам уже легче, а ещё через пару вы можете пробежать 2 км. Вы адаптировались. То же самое с человеком происходит и в стрессовых ситуациях.

Но вот самый важный момент: без отдыха вы не станете лучше, а сломаетесь. Развитие происходит именно в точке покоя. Поэтому после каждого тяжёлого дела, после каждого рабочего дня, недели, месяца дайте себе время спокойно выдохнуть и расслабиться.

2. Очищайте инбоксы

Разберитесь со всеми входящими в вашей жизни. Наведите порядок в блокнотах, ежедневниках, заметочниках, списках электронных писем, незакрытых вкладках в браузере, документах на рабочем столе.

Дорофеев называет работу с инбоксами этапом переваривания. Не нужно сразу кидаться делать все дела, которые вы находите в ежедневниках, или отвечать на десяток писем. Обработайте их: внимательно просмотрите и мысленно для себя решите, что с ними делать. Выделите главное и избавьтесь от всего ненужного.

3. Правильно формулируйте задачи

Вы наверняка уже слышали про эффект Зейгарник: незавершённые дела лучше запоминаются и постоянно крутятся в голове, тем самым отнимая у вас мыслетопливо.

Чтобы недоделанные дела перестали вас тревожить, составьте план выполнения. Достаточно даже не целого плана, а пары шагов. Одно но: формулируйте шаги правильно. Не пишите в списке дел просто «Встреча в понедельник» или «Позвонить».

• Формулировка задачи — это ответ на вопрос «Что нужно сделать?»
• Формулировка должна начинаться с глагола в неопределённой форме.
• Задача должна быть разжёвана до мелочей.
• Задача должна представлять собой первый шаг к цели.

Если возвращаться к нашему примеру, то задача «Встреча в понедельник» должна стать несколькими мелкими задачками:

• Записать в календарь информацию и установить напоминание.
• Встретиться с представителем рекламного агентства в офисе в понедельник в 16:00.
• Сказать, что первый вариант рекламной кампании нам не понравился.
• Перечислить недочёты.

4. Используйте внешние хранилища

У вас должна быть резервная копия вашего мозга. То есть вся информация о встречах, задачах, проектах и личных делах должна храниться где-то ещё. Как правило, внешнее хранилище должно состоять из четырёх компонентов.

1. Список задач. Используйте максимально простой список для личных и рабочих дел — без иерархии, приоритетов и привязки к конкретным датам. Просто выпишите всё, что вам нужно сделать, регулярно его просматривайте и пополняйте новыми задачами. Когда он вам понадобится, просто открываете, смотрите 3–5 секунд и решаете, что будете делать прямо сейчас.
2. Список проектов. Это перечень больших дел, которые вы ещё не довели до конца. Идеальный вариант — использовать программу, где можно и вести список задач, и прикреплять задачи к большим проектам. Так легче отслеживать свой прогресс и добавлять новые шаги.
3. Календарь. Если у вас обычно не больше 1–2 встреч в неделю, то календарь вам не нужен — хватит и списка задач. В противном случае записывайте все встречи в календарь и для верности ставьте напоминания.
4. Система хранения справочной информации. Не стремитесь найти единственное приложение для смартфона, где одинаково удобно вести список книг, сохранять интересные ссылки и хранить квитанции по оплате ЖКХ. Продумайте несколько подходящих для ваших целей архивов, куда вы будете складывать всё нужное и интересное. Но не забывайте, что вся информация имеет срок годности, поэтому нужно проводить регулярный обзор своих чертогов разума и вычищать оттуда всё потерявшее актуальность.

5. Регулярно проводите обзор системы

Чтобы работа проходила эффективно и без сбоев, время от времени нужно проверять, всё ли с ней в порядке. Для этого Максим Дорофеев советует проводить регулярные обзоры.

• Еженедельный обзор. Даже поверхностный и быстрый обзор лучше, чем невдумчивый подход или совсем ничего. Раз в неделю потратьте 5 минут и проверьте список дел, поправьте формулировки, удалите лишнее и добавьте новое.
• Ежедневный обзор. В конце дня посмотрите на задачи, выполненные за день. Подумайте, нужно ли внести дополнение (например, переформулировать задачу «Попросить дизайнера сделать макет» в «Напомнить дизайнеру о макете»). А затем переходите к невыполненным и подумайте, что с ними делать завтра, через неделю или месяц.
• Спонтанный обзор. Когда освободилось время, но приступать к большому делу по какой-то причине не хочется, проведите быстрый обзор системы. Поухаживайте за своим списком дел.

6. Уменьшите вредные переключения

Чтобы вернуться к делу после небольшого переключения или отвлечения, приходится тратить дополнительное мыслетопливо. Самый главный враг находится у вас в кармане — это смартфон, на который постоянно приходят новые оповещения.

Отключите уведомления от приложений и веб-сервисов. Оставьте только оповещения от тех людей, чьи сообщения действительно требуют незамедлительного ответа. Как подсказывает опыт, контакты в электронной почте также к таким не относятся и не требуют безотлагательной реакции.

Обрабатывайте все входящие в асинхронном режиме. Это значит, что сообщение приходит в специальный накопитель, а вы обращаетесь к этому накопителю в тот момент, когда лично к этому готовы.

7. Используйте метод «шкаф — балкон — дача»

Кроме задач и проектов, порой нам приходится работать с другой сущностью — идеей.

Идея — это что-то, что, может быть, когда-то для чего-то пригодится. Вот только мы не знаем, когда, для чего и в каком виде оно пригодится, и пригодится ли вообще.

Максим Дорофеев

«Джедайские техники»

Терять это не хочется, поэтому на всякий случай надо сохранить. И здесь лучше применять такую же систему, как и с материальными предметами. В шкаф мы складываем всё то, что используем часто. Когда вещей становится слишком много, часть из них отправляется на балкон. Когда и на балконе становится слишком много вещей, которые мы не используем, раз в год они отвозятся на дачу.

Когда у вас скапливается слишком много идей, которые вы пока не представляете, как реализовать, заведите три хранилища и просматривайте их с разной частотой: в «шкаф» заглядывайте раз в неделю, на «балкон» — раз в месяц, а на «дачу» — пару раз за год.

Не превратит ли это нас в биороботов

Дорофеев признаётся, что часто на своих выступлениях слышит вопросы вроде «Не превращусь ли я в биоробота, когда всё будет разложено по полочкам и все задачи будут чётко сформулированы и выполнимы без особых мозговых усилий?» Якобы в такой системе совершенно не остаётся места творческим порывам.

Но если вы внимательно изучите систему, то убедитесь, что джедайские техники направлены на противоположное: вы творчески подходите к составлению списка задач и включаете голову. У вас появляется уверенность, что ничего важного не пропадёт. Из списка дел вы всегда можете выбрать то, что вам хочется делать в данный момент.

И самое главное, у вас всегда присутствует понимание последствий: что будет, если вы не сделаете важное дело сейчас, а спонтанно займётесь чем-то бессмысленным.

Сколько времени отнимает следование этим правилам

Надо же проводить ежедневный обзор (три-пять минут в день), еженедельный обзор (15–20 минут в неделю), правильно формулировать задачи в списке (дополнительные 10–20 секунд на задачу) — так может набежать целый час в неделю.

Максим Дорофеев

«Джедайские техники»

Не критично, согласитесь. Зато польза очевидна. Кроме того, не забывайте, что наши усилия направлены не на экономию времени (его у вас столько же, сколько и у остальных), а на бережное отношение к своему уму.

Если во время работы вы то и дело отвлекаетесь на проверку почты, забываете о своих обещаниях, жалуетесь на нехватку времени, обвиняете себя в лени — вам пора переходить на светлую сторону продуктивности. Книга Максима Дорофеева — одно из лучших изданий для того, чтобы не только узнать об эффективных приёмах, но и действительно научиться применять их на практике.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.