Как эффективно использовать авто-ответы в электронной почте

Раздражают ли вас авто-ответы на ваши письма в стиле “Здравствуйте, в данный момент я не могу ответить на ваше письмо”. Особенно когда все горит и ответ нужен “вчера”. Такие ответы вызывают у людей раздражение и другие негативные эмоции, и причины, по которым вы не можете сейчас ответить на запрос, их абсолютно не волнуют.

©photo

Для того, чтобы лишний раз не раздражать людей, вызвать у них понимание и, возможно, улыбку, можно немного отредактировать стандартные ответы.

Избегайте очевидного

Для начала начнем с тех ответов, которые раздражают больше все и которые вам не следовало бы использовать.

Я получил ваше письмо. Во-первых, это не совсем правда. Потому что письмо упало в ваш ящик, а вот увидели ли вы его или прочли — это уже другой вопрос. Если не прочли, значит либо проигнорировали, либо у вас есть дела поважнее. И именно поэтому это раздражает еще больше.

Я прочту ваше письмо в кратчайшие сроки. Оставлять такие ответы очень рискованно. Во-первых, у каждого человека свое представление временных рамок “кратчайших сроков”. Во-вторых, оставляя такие ответы всем, кто отправляет вам письма в горячие периоды вашей работы, вы оставляете людям надежду получить ответ в эти самые “кратчайшие сроки”. Ответить на огромное количество писем за такой промежуток времени просто нереально. А люди обижаются, раздражаются и злятся.

Спасибо вам за ваше сообщение. Вежливость — это хорошо. Но какой толк от вашего “спасибо”, если вы все равно не отвечаете на письма? Люди нашли время и написали вам письмо, а в ответ получили стандартное письмо с благодарностями и тишину. Получается, что вы не только не ответили на их письма, но еще и оказались весьма неискренними.

Пожалуйста, ожидайте ответа в течении 24–48 часов. Такой ответ раздражает меньше и может быть более полезным, так как указывает человеку определенные временные рамки. Но если вы понимаете, что все равно не успеваете, лучше отказаться от такого авто-ответа или установить другой промежуток времени — менее четкий. Например “ожидайте ответа в течении 3–5 дней”.

Попробуйте пробудить в человеке добродушие

То есть подберите такой ответ, которые бы не вызывал раздражение и оставлял человека в хорошем настроении. Вам не нужно было бы пользоваться авто-ответчиком, если бы вы не были так загружены работой. Вот об этом и стоит сказать в сообщение. Чтобы человек понял, что вы не отвечаете не потому, что лень или вам не интересно, что там написано. А потому, что у вас есть для этого веская причина.

Напишите что-то вроде — “В данный момент я очень загружен работой и не успеваю обрабатывать сообщения. Но отвечу на ваше письмо, как только смогу. Спасибо вам за терпение и понимание”.

В конце-концов, если ответ так важен, то человек может просто позвонить вам и выяснить всё, что нужно, в течение минуты.

Используйте чувство юмора

Это может быть что-то вроде “Меня накрыло лавиной работы. Как только спасательные работы по откапыванию меня из завалов будут окончены, я обязательно прочту ваше письмо и отвечу на него” и т.д.

Краткость — сестра таланта

1. Это письмо является авто-ответом.

2. Причина, по которой было отослано это письмо.

3. Дальнейшие действия получателя этого письма. Например, вы в отпуске, и на этот период вас замещает тот-то и тот-то, по всем вопросам обращаться к нему: имя и контактные данные вашего заместителя.

Если вы подойдете к решению этой проблемы творчески и правильно все напишите, такой авто-ответ уже не будет раздражать получателей. Особенно, если вы оставили там контакты человека, который в ваше отсутствие решает все вопросы.

Бонусный совет

“Ваш e‑mail (адрес) не был открыт в течении 14-ти дней. Для того, чтобы сократить к минимуму накопление электронных писем, оно было помещено в архив. Если вы все еще хотите получить ответ, просто нажмите “Reply”(ответить) и ваше письмо автоматически будет помещено в приоритетную очередь. Спасибо вам.”

Это, конечно, не самый вежливый ответ, но если вы действительно не справляетесь с заваливающими вас сообщениями, это может очень помочь. Во-первых, вы даете знать человеку, что его письмо не удалено или прочитано и оставлено без ответа; во-вторых, если для него это важно, он сможет еще раз напомнить о себе, отправив свое сообщение в очередь на прочтение; и, наконец, в‑третьих, вы все-таки приносите извинения за то, что все еще не успели прочесть письмо.