Как тратить меньше времени на электронную почту

Проверка электронной почты во многом похожа на зависимость. На это есть несколько причин.

• Так же, как во время секса, азартных игр или приёма наркотиков, во время проверки почты в мозге выделяется гормон удовольствия дофамин.
• Мы постоянно заглядываем в папку входящих, потому что хотим быть в курсе событий и боимся что-то пропустить.
• Мы разбираем электронную почту, чтобы отдохнуть и не заниматься более трудными делами.

Но это время можно провести гораздо лучше. Кевин Круз, автор книги «15 секретов управления временем: Как успешные люди успевают всё», предлагает пять советов, которые помогут сократить затрачиваемое на электронную почту время вдвое.

1. Внесите разбор почты в своё расписание

Не проверяйте электронную почту, а обрабатывайте её. Отнеситесь к разбору сообщений так же, как и к любой другой работе. Запланируйте его, внесите в свой календарь, а потом приступайте к выполнению. Круз советует разбирать почту трижды в день: утром, после обеда и вечером.

Важно не количество затраченного на работу с почтой времени. У кого-то на разбор сообщений уйдёт три часа в день, а у кого-то 30 минут. Главное — подходить к этому делу осознанно, как к обычной работе.

Кевин Круз

2. Не отправляйте всем копии письма

Чем меньше писем вы отправляете, тем меньше получите в ответ. Так что старайтесь не ставить так много людей в копию письма. В том числе не отмечайте галочку «Ответить всем».

Некоторым удалось сократить поток электронной почты на 50%, когда они приучили себя дважды подумать, прежде чем отправить новое письмо.

3. Фильтруйте сообщения

Настройте фильтры, чтобы раскладывать разные типы писем по разным папкам. Так вы сможете тратить рабочее время только на действительно важные сообщения и не распыляться на остальные.

4. Перестаньте использовать свой почтовый ящик как список дел

Многие отправляют себе сообщения с разными делами на потом, превращая почтовый ящик в очередной список дел. Но это только вредит продуктивности.

Круз предлагает такой подход. Открыв новое письмо, сначала спросите себя, можно ли его удалить. Если нет, подумайте, можно ли его кому-то делегировать. Если и это невозможно, прикиньте, можно ли разобраться с ним меньше, чем за пять минут. Если да, отлично. Если нет, отложите письмо на потом. Но не оставляйте его в папке входящих, а перенесите в свой календарь и выберите конкретную дату и время, когда сможете им заняться.

5. Сообщите о своём намерении другим

Обсудите это с коллегами, так вам будет легче придерживаться задуманного. Скажите начальнику, что для повышения своей производительности вы отключите оповещения о новых письмах и будете разбирать электронную почту только в определённое время.

Также договоритесь о том, как с вами можно будет связаться в случае срочных дел.

Пытаясь сократить время, уходящее на работу с электронной почтой, вам придётся изменить свои привычки, а это всегда получается не сразу. Запаситесь терпением и будьте готовы к осознанию, что тратить так много времени на почту нет никакой необходимости.