Планирование времени: метод «швейцарского сыра»

Одна из проблем вольнонаемных работников мышки и клавиатуры состоит в планировании своего рабочего времени. Иногда оно может занимать несколько дней, включая и ночи, а иногда вместо того, чтоб работать, вы читаете рассылку, чатитесь и делаете еще массу абсолютно не относящихся к работе дел. В первом случае вы себя истощаете, во втором — не успеваете сдать работу в положенный срок.

И тут нам на помощь приходят швейцарцы со своими четкими графиками и вкусным названием «метод швейцарского сыра».

«Скрытая угроза»

Итак, если вы новичок во фрилансе, то первая стадия «удовольствия», когда вы беретесь за все проекты с энтузиазмом и завидной энергичностью, может содержать в себе скрытую опасность. Две основные проблемы, которые могут возникнуть:

Проблема №1. Как бы вы ни старались, но нагрузив себя большим количеством работы, вы будете делать ошибки. Это могут быть опечатки в текстах, поломанные ссылки в дизайне и т.д. Что бы вы ни делали, как бы ни старались, с таким количеством работы вы просто не можете делать ее на высшем уровне. В итоге клиенты остаются недовольны результатами и ваша репутация попадает под серьезный удар.

Проблема №2. Достаточно легко (и поэтому соблазнительно) избегать работы, связанной с продажей (продвижением) проектов, которую вы обязаны делать каждую неделю (если не каждый день), когда ваш день заполнен оплачиваемой работой с клиентами. Но отложенные дела никуда не деваются, а накапливаются за вашей спиной. И рано или поздно эту работу нужно будет сделать.

Оставляйте в вашем рабочем расписание несколько «дыр»

Давайте предположим, что вы взялись за проект, над которым нужно работать до завершения три дня. Вы можете расписать дни на этот проект с понедельника по среду, а можете поставить понедельник, среду и пятницу (это могут быть не только дни, но и недели, и месяцы для более крупных проектов).

Вместо того, чтобы обещать заказчику выполнить проект за три дня, договоритесь на пять дней. У вас может возникнуть сильное искушение закончить работу за три дня и взяться за новый проект, но стоит все-таки перебороть себя и попробовать расписание, похожее на швейцарский сыр.

1. Вы можете более гибко реагировать на новые возможности. Если в этот же день вам предложат еще один проект, вы можете начать его во вторник, а не в четверг (если бы пообещали первому заказчику выполнить проект четко за 3 дня и окончить его в среду). Если это ваш новый клиент, которого вы обхаживали в течении долгого времени и он, наконец-то, созрел для работы с вами, зачем заставлять его ждать? Для работы над вторым проектом тоже стоит заложить в график несколько «дыр».

2. Остальные клиенты не становятся заложниками первого проекта. Вы можете чередовать их, как будто нанизываете их, как бусины на ожерелье. Вы заканчиваете проекты поочередно во временных блоках, которые следуют друг за другом. И даже если вы застряли с проектом №1, вы все равно сможете закончить его в одну из «дырок» в вашем расписании.

3. Качество вашей работы будет улучшаться. Если у вас есть день между созданием чего-либо и пересмотром его, вы сможете взглянуть на проект более свежим взглядом и отполировать детали, отсечь лишнее.

4. Если «дырки» в вашем сыре не заполнены оплаченной работой, вы можете использовать это время с пользой для себя. Разобраться с продажами, подумать над новыми интересными идеями для проектов, сделать бумажную работу и т.д.

И, конечно, у каждого были клиенты, проекты которых должны быть готовыми в кратчайшие сроки, и у вас не оставалось времени ни на что другое. Не позволяйте им держать вас в постоянном напряжении и беспокоить в любое время суток. Для любой работы можно найти более спокойный и рациональный подход. Даже небольшая доплата за срочность не компенсирует вам ваши нервы и силы, затраченные на этот проект.

Применение метода «швейцарского сыра», обещает, что со временем вы научитесь правильно планировать открытые блоки в своем расписании, будете отвечать клиентам быстрее, выполнять работу качественнее и беречь свои нервы.