Как вредные рабочие привычки могут увеличить вашу продуктивность

1. Прокрастинация

Обычно эта привычка выглядит как стремление выполнять любые дела, кроме единственного, которое кажется слишком сложным или неприятным. Или как желание отложить задачу до того момента, пока до дедлайна не останется минимум необходимого на её выполнение времени. 

Да, прокрастинацию сложно назвать полезной привычкой. Она может привести к полному хаосу в рабочем расписании, вызвать стресс и сильно уронить самооценку. Посмотрим, можно ли превратить её не в недостаток, а в преимущество. Вот чем она может быть полезна.

• Поможет расставить приоритеты. Когда время почти истекло, человек очень быстро выбирает, какие задачи выполнить в первую очередь, что отложить и какие пункты расписания вообще вычеркнуть из списка. Поэтому стоит в дополнение к официальному назначить собственный дедлайн для сложного проекта. Пусть он будет раньше общеизвестного, но не намного, чтобы вы восприняли этот срок как важную отметку в графике. И постарались использовать его как фильтр, который поможет отсечь необязательные дела. Ну а в оставшееся до официальной финишной линии время можно заняться чем-нибудь приятным. Например, отправить коллегам несколько свежих профессиональных мемов.
• Подскажет, как оптимизировать работу. Поговорка о том, что любое дело занимает всё выделенное на него время, возникла не случайно. Когда до дедлайна далеко, можно отвлекаться, переключаться на необязательные занятия и не думать об эффективности. Но если сроки поджимают, придётся найти самый быстрый алгоритм выполнения рабочей задачи. Следующий дедлайн поможет его доработать, а третий, четвёртый и остальные — довести идею до блеска, а ваши навыки — до автоматизма. 
• Позволит лучше узнать себя. Стрессовая ситуация показывает, что вас заряжает и мотивирует, а от каких раздражителей вам стоит держаться подальше. Вы сможете понять, как долго способны работать непрерывно и когда стоит отдохнуть. Проверите, какие приёмы помогают вам успокоиться и сосредоточиться. Узнаете, в какой обстановке вы можете работать эффективнее. Например, одному поможет ритмичная музыка в наушниках и горячий чай в термокружке. Другому — полная тишина, стакан с прохладной водой и короткая серия упражнений на растяжку после каждого получаса работы. Пережив несколько дедлайнов, вы сможете узнать многое о собственной продуктивности.

К тому же прокрастинация и созданный ей форс-мажор помогут вам понять, своим ли делом вы занимаетесь. Если после спринтерской рабочей гонки вы чувствуете эмоциональный подъём, хоть и готовы ругать себя за привычку откладывать, всё в порядке. А вот если вы каждый раз опустошены, ощущаете себя выжатым лимоном и никаких положительных эмоций не испытываете, стоит задуматься. И решить, ждать ли следующего дедлайна или искать другую сферу приложения сил.

2. Нелюбовь к планированию

Не секрет, что эта привычка способна принести массу неприятностей. Из-за неё можно забыть об отложенном деле, слишком поздно взяться за трудную задачу или пропустить важную встречу. А в итоге оказаться в состоянии непрерывного стресса и резко потерять в продуктивности. 

Но бывает, что любое расписание вызывает у человека тоску, а жить по графику не получается. Если это про вас, можно поискать плюсы в привычке жить почти без планов. Вот что хорошего она может принести:

• Научит выделять самое важное. Да, здесь нелюбовь к планированию может действовать заодно с прокрастинацией. Планы нужны для того, чтобы не забыть о необходимых делах. Но короткий перечень легко удержать в памяти. Поэтому вам придётся научиться выделять из общего потока те дела, о которых никак нельзя забыть. Если вы каждое утро будете называть 3–4 самых важных задачи на день, то точно их запомните. Достаточно обязательно выполнять дела из такого мини-списка, а не откладывать их на долгий срок, и ваша продуктивность может вырасти. Даже если на менее важные задачи у вас не останется времени.
• Поможет укрепить память. Это прямое следствие предыдущего пункта. Возможно, сначала вы сможете удержать в уме не более 2–3 дел на день. Но потом научитесь запоминать больше необходимой информации. В итоге вы сможете почти не зависеть от ежедневника или онлайн-доски с расписанием. 
• Научит импровизировать. У вас могут быть дни, когда вы с трудом успеете закончить самые важные дела. Но возможны периоды, когда главные задачи выполнены, а времени ещё достаточно. Вам предстоит выбрать, чем его занять. Может быть, вы предпочтёте подготовиться к завтрашним проектам. Или решите подвести итоги, набросать список идей на будущее, подумать о стратегических целях. Да, те же самые дела вы могли запланировать заранее и внести в график, но отсутствие подробного расписания способно подарить вам ощущение свободы. А ещё — возможность выбрать те задачи, за которые в данный момент вы возьмётесь с максимальным удовольствием. 

Конечно, порой совсем без планов не обойтись. Особенно если в них нужно внести отдалённые по времени дела. Например, авиарейс, который ждёт вас через три недели. Или переговоры, которые состоятся в начале следующего месяца. Но ежедневное планирование, если оно вам в тягость, вполне возможно если не отменить совсем, то заметно сократить. 

3. Привычка отвлекаться от дел

Постоянные отвлечения на уведомления в мессенджере, разговоры, внезапно возникшие мысли и другие факторы могут серьёзно снизить ваш КПД. Однако и такая привычка может оказаться действенным инструментом. 

• Поможет сбросить напряжение. Люди, которые часто отвлекаются, могут больше и качественнее отдыхать. Им редко приходится напоминать, что стоит прервать работу — как правило, они делают это раньше, чем почувствуют усталость. Но даже короткий промежуток отдыха важен. Пока вместо погружения, например, в детали отчёта человек разглядывает красивые фото или смеётся над присланным мемом, он расслабляется. И возвращается к работе, немного восстановив силы. Для монотонной работы или дела, которое требует аккуратности и педантичности, этот фактор может сработать особенно эффективно.
• Позволит взглянуть на рабочую задачу под новым углом. Иногда даже короткого перерыва хватит, чтобы перезагрузиться. И вернуться к работе, взглянув на дело свежим взглядом. Такой подход может помочь разглядеть ошибки — их бывает сложно заметить, когда «глаз замылился». А ещё — найти свежие идеи. Они порой приходят в голову, когда человек отвлекается, но продолжает работать над задачей в фоновом режиме. 

Главное — не отвлекаться слишком часто и надолго. Например, позволить себе переключиться на посторонние дела не чаще, чем три раза в час. Можно заранее поставить будильник на конец этого периода. Если вы используете свой лимит на отвлечения за первые 20 минут, постарайтесь не прерываться до сигнала. 

4. Стремление взяться за все дела сразу

На первый взгляд этот пункт похож на предыдущий. Только отвлекается человек не на расслабляющие занятия, а на другие дела, поэтому не успевает восстановить силы. «Отдых — это смена деятельности» — известная поговорка, но справедлива она, увы, не всегда. И попытка выполнить все рабочие задачи одновременно может сильно снизить вашу концентрацию, уронить продуктивность и привести к выгоранию. Но и эта привычка может оказаться полезной.

• Позволит вам не забыть ни об одной задаче. За это отвечает известный эффект Зейгарник : незаконченное дело дольше остаётся в рабочей памяти. Когда вы начали несколько разных проектов, вероятность не забыть о них гораздо выше, чем если вы просто запишете их названия в ежедневник. 
• Поможет избежать прокрастинации. Если вы уже начали какое-то дело, то вернуться к нему будет гораздо проще, чем стартовать с нуля. Поэтому, если вам очень не хочется браться за сложную задачу, сделайте хотя бы первые шаги. Например, иллюстратор может создать новый холст и подобрать палитру. А копирайтер — открыть файл и написать пару вариантов заголовка для будущего материала. И переключиться на другое дело. Потом вернуться к этим проектам будет уже легче.

Чтобы позитивный эффект от привычки был максимальным, стоит поэкспериментировать и определить, какое количество дел вы можете одновременно удержать в памяти. И браться именно за это число задач, не больше.

5. Перфекционизм

Недовольство итогами работы и попытки непременно улучшить результат могут сильно затянуть сроки выполнения задачи. А микроскопическую разницу в готовом варианте может вообще никто не заметить, кроме вас. Поэтому перфекционизм может сильно помешать. Но и эта привычка способна принести вам пользу.

• Поможет повысить профессиональный уровень. Если каждый проект вы стараетесь выполнить максимально качественно, то со временем отточите свои навыки. Это может произойти незаметно. Просто в какой-то момент вы поймёте, что привычные задачи вдруг выполняются быстрее, а сил на них вы тратите меньше. 
• Позволит стать увереннее. Как правило, малокомпетентный человек не стремится выполнить дело как можно лучше. Часто он просто не замечает разницы между средним и высоким уровнем. Поэтому ваши попытки улучшить уже неплохой результат — доказательство вашего профессионализма. И чем мельче недостатки, которые вы хотите устранить, тем выше может быть ваша квалификация. Попробуйте взглянуть на свои навыки с этой точки зрения. Возможно, вы увидите, что заслуживаете гораздо более высокой самооценки, чем прежняя.

Перфекционизм может быть полезным, если вы перестанете стремиться к совершенству и научитесь останавливаться на уровне «результат уже достаточно хорош». Найдите критерии, которые позволят вам признать итог работы достойным. Да, со временем они могут повыситься. И это тоже станет свидетельством вашего возросшего профессионализма.