Свежее
Новости
Интернет
Тесты
Покупки
Стать богатым
Android
iOS
Здоровье
Работа и учёба
Кино
Еда
Жизнь
Отношения
Путешествия
Все рубрики
  • Лучшее
  • Наши книги
  • Рубрики
  • Время есть
  • Подкасты
  • Сервисы
  • Рассылки
  • Лучшее
  • Наши книги
  • Рубрики
  • Время есть
  • Подкасты
  • Сервисы
  • Рассылки
  • Ozon
  • Свежее
  • Новости
  • ❓ Как жить
  • Покупки
  • Технологии
  • ВКонтакте
  • Telegram
  • Реклама

Как организовать рабочее пространство и время в офисе

24 декабря 2015Работа и учёба
Вся работа в офисе начинается с собственного рабочего пространства, но зачастую люди не уделяют должного внимания этому моменту. Рабочее пространство — это не только мебель и компьютер, но и планирование, документооборот, дополнительные инструменты. В этой статье — простые советы о том, как правильно организовать своё рабочее место.
Фото автора Евгений Кнутов
Евгений Кнутов

Как организовать рабочее пространство и время в офисе
Избранное
Поделиться
  • Vkontakte
  • Twitter
  • Pinterest
  • Viber
0

Всё начинается с рабочего места.

Д. Карнеги

Работа начинается с рабочего места и его организации. Есть, конечно, исключения в виде творческих и уникальных личностей, для которых этот вопрос не так уж важен. Но даже у них есть своя система творческого беспорядка, пусть они этого и не признают. Большинство же людей работает за обычными столами в обычных офисных помещениях, для них и предназначаются следующие советы.

Рабочий стол

Правильная рабочая обстановка настраивает сознание на нужный ритм. Вы же не содержите свой дом в беспорядке и точно знаете, где и что находится. Так же и на рабочем месте: всё должно быть на своих местах, и ничего лишнего, что могло бы отвлекать от главных задач.

С чего всё начинается, когда только приходишь на работу? С рабочего стола. А там обычно кипы бумаг, разбросанные канцтовары, кружки, какая-то бесполезная сувенирка и пыль на компьютере. И какое будет внутреннее состояние за таким рабочим местом? Несобранное. Вы так, конечно, не будете считать, но подсознание уже всё решило. Какая вокруг реальность, такой и вы. А сознание эту мысль подхватило, и ваш настрой уже никакой.

Luke Chapman/Flickr.com

Постоянно содержите свой рабочий стол в порядке. Начните день с протирания пыли, настройте освещение, запишите полезную информацию на стикеры, помойте свою чашку для кофе, заполните свой календарь — настройте себя на рабочий лад. Эти простые действия дадут энергию для последующей работы.

Идеальное рабочее место — это инструмент для работы, комфортное освещение, необходимые канцтовары и простая мебель для работника.

Как работать: стоя или сидя? Решать вам. Я считаю, что сидя лучше, но обязательно нужно делать перерывы: пройтись, сделать небольшую разминку, подышать свежим воздухом, подняться на 2–3 этажа вверх по лестнице. Мой режим работы: 45 минут — задача без прерываний, 15-минутный перерыв, далее 1 час непрерывной работы и 15 минут отдыха. Так выстроен рабочий день.

Не забывайте о собственном шкафчике или архиве, так как у каждого сотрудника всегда скапливается своя личная картотека или бумажный архив. Также в шкафчике можно хранить личные вещи, которые не хотелось бы выставлять напоказ. Каждая полка и шкафчик должны выполнять свою функцию и не пересекаться с другими элементами. Так будет удобнее работать с документами и различными принадлежностями.

Электронный документооборот

Делайте резервные копии своих наработок, документов, проектов, служебной информации, хранящейся на рабочем компьютере, и отправляйте их на сервер компании или в облачное хранилище.

Сколько сил и нервов люди тратят из-за потерянной информации! Компьютер сломался, завис, кто-то случайно удалил важные данные. Не повторяйте их ошибку и делайте бэкапы. Не допускайте, чтобы обстоятельства контролировали вас и вашу работу.

Не устанавливайте лишних приложений, большинство необходимых операции выполняются в стандартных пакетах программ. Если вы в совершенстве владеете определённым инструментом для работы, попросите руководство или IT-отдел о его установке, аргументируя своей эффективной работой в нём.

Ещё один простой совет: старайтесь в своём электронном пространстве придерживаться чего-то одного. Если вы любите сервисы «Яндекса», выбирайте их, если сервисы Google — работайте с ними. Вы будете знать все слабые и сильные стороны инструментов, а также сможете быстро настроить свою систему на новом месте. Не всегда гонка за свежими программами оправданна.

На рабочей станции создайте свою личную простую электронную иерархию. Вы должны в кратчайшее время находить любой свой старый документ. Особенно это важно, когда от вас требуют срочно что-то решить, а вы забыли, где эта информация хранится.

Все самые важные документы сканируйте. Немало рабочих конфликтов между подразделениями возникало из-за какой-нибудь потерявшейся важной бумаги.

Планирование

Вы замечали, что работа иногда превращается в кашу: куча задач, разговоров, встреч, проверка бумаг. И вы в этом крутитесь без конца. Вроде работаете, но работой это назвать сложно. За этим всем не видно общей картины происходящего, и это одна из проблем современной производительности: действия есть, результаты тоже есть, но они не очень заметны в рутине.

Чтобы такого не было, необходимо составлять план задач и мероприятий на день, неделю и даже на месяц.

tec_estromberg/Flickr.com

Большинство пользуется блокнотами или ежедневниками. Да, это хорошо, но бумага — «оперативная память», в ней хранится вся текучка, а основная информация теряется в обилии страниц. Блокнот или ежедневник — это уже архаичный способ планирования. В ежедневнике вы не видите всей картины событий, не сообразите, когда лучше делать одно, а когда другое, а также сможете пропустить какое-нибудь важное событие. Нет возможности вытащить необходимые данные и провести всесторонний анализ. Представьте, сколько надо страничек перелистать, чтобы сопоставить необходимую информацию.

Сейчас существует много приложений и онлайн-сервисов для организации своего рабочего времени. Поверьте, этим надо заниматься, если вы хотите продуктивно работать независимо от ситуации и настроения. To-do-лист сегодня — это всё для эффективного управления задачами и временем.

Я использую систему контекстного планирования в среде Outlook Глеба Архангельского. Что мне в ней нравится: простота и эффективность инструмента, хорошо знакомое приложение, совмещение календаря, задач и почты в одном информационном пространстве, интеграция с офисными приложениями. Данной системе планирования можно обучить любого сотрудника за небольшое время.

Вот несколько советов по организации рабочего времени:

  • Планируйте гибко, в контексте, а не с жёсткой привязкой ко времени.
  • Научитесь понимать, что главное, а что нет.
  • Легко расставайтесь с незначительными делами.
  • Цените качество проведённого времени, а не само потраченное время.
  • Говорите себе и другим людям «нет», когда это необходимо.
  • Начинайте день с трудных и неприятных заданий.
  • Когда планируете на работе задачи и проекты, ставьте им сроки выполнения.

Мощный психологический приём — вычёркивать выполненную задачу или ставить напротив неё галочку. Это даст вам дополнительную внутреннюю энергию для достижения больших результатов. Вы увидите, что всё не напрасно.

Работа с почтой

Как организовать работу с почтой?

Во-первых, надо установить время работы с ней, чтобы уменьшить количество прерываний. Лучше всего это делать в утренний час, когда задачи начинают формироваться, и после обеда, когда надо проверить, как обстоят дела.

Во-вторых, на неоднозначные письма не стоит отвечать сразу. Нужно всё обдумать: обращение, построение ответа, дополнительную информацию. Старайтесь делать так, чтобы субъективизма было как можно меньше. Забудьте о быстрых ответах, как все привыкли делать в социальных сетях.

В-третьих, не перегружать текст письма информацией, которая понятна только самому отправителю. Старайтесь отвечать кратко и ёмко, взвесив каждое слово. В наш цифровой век это очень важно: никому не интересно пробираться сквозь уникальные умозаключения.

И наконец, не стоит забывать о сетевом этикете: обращении к получателю, стиле письма, информации по делу, контактных данных. Учитесь составлению письма, анализу того, что написали, и правилам обращения.

Дополнительный инструмент

Что ещё помогает сделать работу эффективнее, так это маркерная доска. Незаменимый инструмент, особенно когда в отделе идёт мозговой штурм или решение серьёзной задачи с промежуточными этапами.

midnightcomm/Flickr.com

В моей профессиональной деятельности доска была непременным атрибутом рабочей обстановки. Она полезна и с точки зрения экономии бумаги. Вы не поверите, сколько тратится листов на объяснение своих идей и решений.

Благодаря визуальному мышлению (оно есть у всех) люди могут совместно рисовать на доске, объяснять свои мысли и предлагать лучшие решения задачи. Всем всё видно и понятно.

От себя добавлю, что мне в работе помогает музыка. Она положительно влияет на мою производительность, особенно когда надо работать с однообразными задачами на компьютере или оформлять большой пакет документов. И вообще хорошо начинать утро с позитивной музыки. Но не стоит включать её для всех, помните: вы работаете не один, кому-то музыка будет только мешать.

А какие дополнительные рабочие инструменты применяете вы в вашей деятельности?
*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.

Обложка: Milles Studio/Shutterstock.com
Если нашли ошибку, выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Избранное
Поделиться
  • Vkontakte
  • Twitter
  • Pinterest
  • Viber
0
Лучшее за неделю1

4 причины как можно чаще есть сало и 3 причины этого не делать

2

50 мелких привычек, которые суперпродуктивные люди практикуют каждый день

3

Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары

4

30 вопросов, которые стоит задать родителям, чтобы узнать их с новой стороны

5

От Кубрика до Нолана: названы 15 самых запутанных фильмов всех времён

6

Как избавиться от медведки в огороде

7

Где отдохнуть в Карелии: лучшие базы отдыха, санатории и глэмпинги

8

Как посадить пекинскую капусту и ухаживать за ней

9

Опрос: какие малоизвестные сериалы вы бы посоветовали увидеть всем?

10

Лучшие предложения недели: скидки от AliExpress, 12 STOREEZ, Tefal и других магазинов

Свежее

Надо брать: комплект из двух мужских футболок Levi’s за 2 940 рублей
Покупки, 12:30
Что такое дефолт и как он отражается на обычных гражданах
Как жить, 12:00
Nokia выпустила смартфон G11 Plus с экраном 90 Гц и батарейкой 5 000 мА·ч
Новости, 11:38
6 способов отдохнуть в ОАЭ для тех, кто не привык разбрасываться деньгами
Отдых, 11:00
Ремонт гаджетов в России заметно осложняется из-за нехватки запчастей
Новости, 10:10
Не знаете, что приготовить из фунчозы? Попробуйте эти интересные блюда 
Еда, 10:00
Создатели Pokemon Go анонсировали спортивную AR‑игру NBA All World
Новости, 9:17
15 российских брендов, у которых можно приобрести спортивную одежду
Покупки, 9:00
Как быстро собрать и сложить туристическую палатку
Ликбез, 3:00
Подкаст Лайфхакера: 9 фактов о тараканах, от которых становится не по себе
Подкасты, вчера
«Я сдаюсь»: 6 признаков, что в этой ситуации бороться дальше не стоит
Жизнь, вчера
В 4-м сезоне «Мир Дикого Запада» возвращается к запутанной структуре, но становится грубее
Ликбез, вчера
Правда или нет? Викторина для тех, кто любит деньги
Жизнь, вчера
Лайфхаки: про удивительных лягушек, головную боль и ошибки при использовании дезодоранта
Подкасты, вчера
В России начались проблемы со скачиванием WhatsApp на ПК и Mac
Новости, вчера
Что такое прививки от аллергии и кому они помогут
Ликбез, вчера
Коврики для пляжа и кемпинга: 8 практичных моделей
Покупки, вчера
Производитель алкогольных напитков Black Label, Johnnie Walker и Captain Morgan уходит из России
Новости, вчера
Как ухаживать за нормальной кожей
Burning Hut, вчера
Как сажать календулу и ухаживать за ней
Ликбез, вчера
Чем заклеить надувной и каркасный бассейн
Ликбез, вчера
В Перу обнаружили сеть ритуальных туннелей, которым около 3 000 лет
Новости, вчера
Высокая производительность, мощный аккумулятор и ещё 4 достоинства смартфонов Tecno, которые набирают популярность в России
Технологии, вчера
Полезный хендмейд: 15 фото самодельной мебели и домашнего декора
Интернет, вчера
Как правильно загорать. Cоветы, которые спасут от преждевременного старения и рака кожи
Ликбез, вчера
8 лучших файловых менеджеров для Android
Ликбез, вчера
«Яндекс» выпустил «Мессенджер» для организаций
Новости, вчера
14 моделей летней обуви, которую сейчас можно купить со скидками
Покупки, вчера
Прокачка: три короткие тренировки для активного дня
Спорт и фитнес, вчера
Вышло приложение STEPL, позволяющее передвигаться в играх на ПК при помощи шагов на месте
Новости, вчера
7 крутых (и прибыльных!) профессий, которые можно освоить не выходя из дома
Образование, вчера
Производитель бытовой техники Whirlpool, Indesit и Hotpoint уходит из России
Новости, вчера
Рецепты домашнего мороженого, которое выйдет даже вкуснее магазинного
Еда, вчера
Google предупредила о скором закрытии мессенджера Hangouts
Новости, вчера
«Кинопоиск» выпустит научно-фантастический сериал «Кибердеревня»
Новости, вчера
Как выбрать кондиционер для дома: всё, что нужно знать до похода в магазин
Как выбрать, вчера
«Что смешного?!» Почему мы улыбаемся в неподходящий момент и как взять эмоции под контроль
Жизнь, вчера
Подкаст Лайфхакера: полезно ли спать днём и как это делать правильно
Подкасты, 27 июня
9 животных с суперспособностями Чужого
Образование, 27 июня
3 причины, почему «Бумажный дом: Корея» — идеальный пример ремейка сериала
Ликбез, 27 июня
Чем опасны домашние роды
Ликбез, 27 июня
Лайфхаки: про дворовые игры, ошибки защищённого секса и драму в отношениях
Подкасты, 27 июня
Дайте знать: как пережить расставание?
Ответы, 27 июня
Как составить учебную программу, которая завоюет сердца учеников: советы экспертов
Образование, 27 июня
Учёные разработали портативное устройство для поиска внеземной жизни
Новости, 27 июня
11 фильмов про женщин, которые достигают успеха
Burning Hut, 27 июня
10-секундный тест позволяет выявить риск смерти в следующие 7 лет
Новости, 27 июня
10 модных летних платьев на любой случай
Покупки, 27 июня
ТЕСТ: Смогли бы вы сдать ЕГЭ?
Тесты, 27 июня
Исследование: COVID-19 увеличивает риск развития болезней Альцгеймера и Паркинсона
Новости, 27 июня
Как посадить и вырастить редиску
Ликбез, 27 июня
Быстрая синхронизация Google Fast Pair заработает с часами на Wear OS
Новости, 27 июня
5 мифов о спасении от жары, в которые не стоит верить
Жизнь, 27 июня
MacBook на M3 и обновлённая HomePod: инсайдер рассказал о планах Apple
Новости, 27 июня
Цена дня: смарт-часы Amazfit GTS 2 mini за 4 251 рубль
Покупки, 27 июня
В Тихом океане на рекордной глубине нашли обломки американского эсминца
Новости, 27 июня
Skiff Mail — защищённый почтовый сервис с децентрализованным хранением файлов
Технологии, 27 июня
На море в Казахстан! 6 идей, как сделать отпуск в Актау незабываемым
Путешествия, 27 июня
В России вырос спрос на пиратские версии Windows
Новости, 27 июня
Fossil выпустила смарт-часы Gen 6 Hybrid с аналоговым стрелками и экраном E-ink
Новости, 27 июня
Что приготовить из ароматной вишни. Собрали классные идеи
Еда, 27 июня
NASA обнаружило на Луне двойной кратер от столкновения с неизвестной ракетой
Новости, 27 июня
50 мелких привычек, которые суперпродуктивные люди практикуют каждый день
Продуктивность, 27 июня
Как обратить собственную неуверенность себе на пользу
Жизнь, 27 июня
Что такое телепатия и можно ли научиться читать мысли
Ликбез, 26 июня
Почему нам так важно спать и как наладить свой режим сна
Образование, 26 июня
Мама, Ленин и Ремарк. С кем из умерших встретились бы читатели Лайфхакера
Ответы, 26 июня
Борьба за власть и классные костюмы: 11 лучших сериалов про Средневековье
Ликбез, 26 июня
Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары
Покупки, 26 июня
12 полезных приспособлений для дачи, сада и огорода
Burning Hut, 26 июня
Главное о кино за неделю: возвращение «Титаника», новый фильм про Чебурашку и не только
Новости, 26 июня
Поможет ли натуропатия вылечиться
Ликбез, 26 июня
6 графических романов, которые заставляют задуматься без лишних слов
Книги, 26 июня
Как избавиться от медведки в огороде
Ликбез, 26 июня
8 лучших программных и аппаратных криптокошельков
Ликбез, 26 июня
Сочные и хрустящие. Эти малосольные огурцы — лучшая летняя закуска
Еда, 26 июня
Как укладывать тротуарную плитку своими руками
Ликбез, 26 июня
14 простых рисунков хной, которые сделают руки ещё красивее
Ликбез, 26 июня
Почему воспаляются лимфоузлы на шее и что с этим делать
Ликбез, 25 июня
Кусаются ли тараканы и чем ещё они могут быть опасны
Ликбез, 25 июня
13 смешных мультиков, которые развеселят даже упавших духом
Ликбез, 25 июня
8 блюд Средневековья, которые вам едва ли захочется попробовать
Образование, 25 июня
Дайджест Лайфхакера. Лучшие материалы, которые вы могли пропустить
Редакция, 25 июня
5 свежих летних рецептов с зеленью
Burning Hut, 25 июня
12 классных мест для летнего отдыха на море в России
Ликбез, 25 июня
В Сети появились изображения AirPods Pro 2 и подробности о новых функциях
Новости, 25 июня
Какой купальник купить в 2022 году, чтобы выглядеть бесподобно
Ликбез, 25 июня
Главное о технологиях за неделю: запуск Telegram Premium, фото Меркурия вблизи и не только
Новости, 25 июня
Как почувствовать запах своего дома и исправить то, что не понравится
Советы, 25 июня
Душистое и невероятно вкусное. Это будет ваше лучшее варенье из клубники
Еда, 25 июня
AliExpress: 10 недорогих, но полезных мелочей для дома
Покупки, 25 июня
Правда ли, что пришельцы уже посещали Землю
Ликбез, 25 июня
Подкаст Лайфхакера: плюсы и минусы самозанятости, о которых стоит знать
Подкасты, 24 июня
30 вопросов, которые стоит задать родителям, чтобы узнать их с новой стороны
Отношения, 24 июня
7 отличных романов, которые можно прочитать за выходные
Книги, 24 июня
Поход в филармонию и выставка живописи: 7 идей для «высокого» досуга, которые вас не разорят
Жизнь, 24 июня
Лайфхаки: про переезд в другую страну, признаки высокого ума и скорой смерти
Подкасты, 24 июня
Учёные обнаружили самую большую бактерию. Её можно увидеть невооружённым глазом
Новости, 24 июня
8 надёжных магазинов солнцезащитных очков на AliExpress
Покупки, 24 июня
Откуда взялись непроизносимые согласные в русском языке
Образование, 24 июня
Свежее
Новости
Интернет
Тесты
Покупки
Стать богатым
Android
iOS
Здоровье
Работа и учёба
Кино
Еда
Жизнь
Отношения
Путешествия
Все рубрики

Лучшие предложения

15 российских брендов, у которых можно приобрести спортивную одежду

15 российских брендов, у которых можно приобрести спортивную одежду

Коврики для пляжа и кемпинга: 8 практичных моделей

Коврики для пляжа и кемпинга: 8 практичных моделей

14 моделей летней обуви, которую сейчас можно купить со скидками

14 моделей летней обуви, которую сейчас можно купить со скидками

10 модных летних платьев на любой случай

10 модных летних платьев на любой случай

Цена дня: смарт-часы Amazfit GTS 2 mini за 4 251 рубль

Цена дня: смарт-часы Amazfit GTS 2 mini за 4 251 рубль

Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары

Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары

12 полезных приспособлений для дачи, сада и огорода

12 полезных приспособлений для дачи, сада и огорода

AliExpress: 10 недорогих, но полезных мелочей для дома

AliExpress: 10 недорогих, но полезных мелочей для дома

Информация
О проектеРубрикиРекламаРедакцияВакансии
Подписка
TelegramВКонтактеTwitterViberОдноклассникиYouTubeRSS
Правила
Пользовательское соглашениеПолитика обработки персональных данных
18+Копирование материалов запрещено. Издание может получать комиссию от покупки товаров, представленных в публикациях