В эпоху культа продуктивности и саморазвития даже дети знают: чтобы достигать целей, нужно уметь планировать и распределять время. Звучит замечательно, но для того, кто считает себя безнадёжно неорганизованным, совсем не подходит. Разбираемся, как действовать тем, кто не дружит с тайм-менеджментом.
1. Отслеживайте своё настроение
Если оно постоянно меняется, неплохо было бы понять, как часто это происходит. Можно завести дневник — на бумаге или в приложении — и несколько раз в день коротко записывать, как вы себя чувствуете, какие испытываете эмоции, о чём думаете. Эта практика поможет разобраться с биоритмами и настроенческими фазами и выявить закономерности: когда у вас пик продуктивности, а когда, наоборот, упадок сил.
Все эти данные можно собрать в своеобразный график работоспособности и распределять дела, ориентируясь на него. Для его составления пригодятся приложения с дневниками настроения и отслеживанием статистики. Например, такие:
Кроме того, стоит помнить, что частая смена настроений, спонтанность, чувствительность, тяга к переключению задач и внимания — не патология и не порок. По следам типологии Юнга людей с таким набором качеств называют иррационалами.
Но диагнозов «иррациональность», «спонтанность» или «непоследовательность» не существует.
Как не существует правильных и неправильных типов личности. Зато есть особенности, которые стоит учитывать, чтобы они не только не мешали, но и помогали добиваться поставленных целей.
2. Откажитесь от жёсткого планирования
Самые известные системы тайм-менеджмента рассчитаны на людей-рационалов. Матрица Эйзенхауэра, «Тайм-драйв» Глеба Архангельского, планирование по Бенджамина Франклина и другие. Все они предполагают привязку задач к конкретному времени, скрупулёзный хронометраж, разделение дел на множество категорий — например, по сферам жизни или на важные–срочные.
Но человеку настроения зачастую тяжело и скучно следовать заранее установленному распорядку. Как и жёсткой системе планирования, которая требует много времени и усидчивости. Поэтому спонтанным людям лучше отойти от классического тайм-менеджмента и выбрать более гибкие и творческие методики, с которыми им будет комфортно — например, систему Яны Франк или Дональда Роса.
Конечно, есть дела, от которых отвертеться не получится: дети, начальники и коллекторы обычно не спрашивают, с какой ноги мы встали и чем хотим заниматься. Поэтому сейчас речь о тех задачах, для которых мы сами выбираем время и очерёдность: о личных проектах, фрилансе, творчестве.
3. Создайте место хаоса
Эта методика также «Автофокус». Она помогает усмирить беспорядок в мыслях и при этом не требует много времени, инструментов и усилий. Возьмите обычную тетрадь (или откройте заметки в телефоне) и выпишите все дела, не разделяя их на категории, — в том порядке, в каком они приходят на ум. Скорее всего, получится внушительный многостраничный список. Задачи с дедлайном лучше сразу выделить ярким маркером или поставить для них напоминалки в телефоне.
А дальше, когда все жёсткие и обязательные задачи уже решены, откройте эту «тетрадь хаоса» и выберите те дела, к которым в данный момент лежит душа. Выполненные задачи нужно вычеркнуть. Страницы, на которых вычеркнуты все пункты, пометить крестиком.
Заносить в список нужно все дела — даже самые мелкие и те, что мы обычно и делами-то не считаем. Например, «протереть пыль» или «подумать над проектом».
А ещё туда можно записывать идеи и мысли и потом переносить их раз в неделю в отдельный блокнотик— так они не забудутся и не потеряются.
«Тетрадь хаоса» стоит всегда держать под рукой — чтобы не приходилось копаться в куче блокнотов, заметок и документов. И как только в мыслях замаячит новая идея или задача, сразу же её записывать. Для визуалов, возможно, будет удобнее превратить этот список в интеллект-карту.
Иррационалам, которые предпочитают пользоваться не бумагой, а гаджетами, лучше отказаться от мудрёных планировщиков: такие приложения сами по себе забирают много времени. Вместо них можно использовать простые заметочники вроде Google Keep или, к примеру, симпатичный (и бесплатный!) планировщик ToRound.
Каждое дело в нём обозначается кружочком, и чем он больше, тем дело важнее. Когда задача выполнена, шарик скатывается вниз и исчезает. Надвигающийся аврал тоже не останется незамеченным: шарикам становится слишком тесно на экране.
4. Ешьте слонов
В классическом тайм-менеджменте всё же есть приемы, которые может с успехом использовать человек настроения. К примеру, в книге «Тайм-Драйв» Глеб Архангельский предлагает есть слонов. То есть дробить один большой и пугающий проект на много маленьких кусочков и решать («съедать») их один за другим.
Так у вас не возникнет ощущения, что перед вами выросла непреодолимая гора дел, и масштабные проекты не будут вас демотивировать.
Например, если вы хотите написать статью, в перечень дел можно занести такие пункты: составить план, сочинить первую часть (вторую, третью), подобрать ссылки и примеры, отредактировать и оформить текст и так далее.
5. Заведите список дел для плохого настроения
У всех бывают периоды, когда настроение на нуле или даже ниже и сил на какие-то большие задачи нет. И тут выручит список несложных дел. Например, для творческих проектов нет ни мотивации, ни энергии, но вполне можно включить интересную аудиокнигу и разобрать одежду в шкафу. После каждого небольшого свершения, вроде вымытой посуды или рассортированных семейных фотографий, дофамин. И, обещая радость и удовлетворение, мотивирует нас на новые подвиги.
Если совсем-совсем ничего не хочется и есть такая возможность, лучше отдохнуть. А чтобы не позволять себе вместо полноценного отдыха зависать в телефоне, можно использовать разные инструменты: например, сервисы, которые отслеживают, сколько времени вы тратите на те или иные сайты и приложения, и блокируют доступ к этим пожирателям энергии.
6. Переключайтесь
Заниматься одним и тем же делом много часов подряд бывает скучно и утомительно. Особенно человеку настроения. Чтобы не затосковать, можно чередовать разные дела. Яна Франк в книге «Муза и чудовище» предлагает такой метод: 45 минут интеллектуальной работы и 15 минут рутины (домашние дела, физический труд — всё, что не требует умственного напряжения).
Если сохранять концентрацию 45 минут слишком тяжело, можно использовать технику Pomodoro и самостоятельно настраивать в таймере время работы и отдыха. Классический «помидор» длится 30 минут: 25 минут — работа, 5 — перерыв. После каждого третьего «съеденного помидора» положен длительный перерыв — 15 минут.
Например, в течение 25 минут занимаетесь отчётом, рабочей перепиской, постами в соцсетях, а потом тратите 5–10 минут на то, чтобы полить цветы, смахнуть пыль с книжной полки, размяться или перекусить. Таймеры Pomodoro можно скачать на телефон или установить в качестве расширения для браузера.
7. Держите цели в голове, а инструменты — под рукой
Иррационалы — люди хаотичные, им всегда нужно проверять, не сбился ли курс, не занимаются ли они чем-то, что уводит их от цели. Можно сделать что-то вроде карты желаний и прикрепить картинки, которые ассоциируются с целью, над рабочим столом. Или заказать кружку с вдохновляющей цитатой.
Кроме того, стоит всегда держать рабочий инструмент — ноутбук, планшет, блокнот — под рукой.
Пусть все необходимые гаджеты, бумажки, заметки, тетрадки лежат в одном месте, чтобы не приходилось их искать: поиск может сбить рабочий настрой. Зато если в вещах порядок, можно в любой момент собрать «походный набор» и отправиться поработать в кафе или парк.
8. Заведите трофейную папку
Мы редко себя хвалим, но всегда рады обесценить собственные достижения и сказать себе и окружающим, что не так уж это и круто: подумаешь, мелочь какая, и вообще, вы тут ни при чем, оно само. Не надо так.
Хвалить себя очень важно. Чтобы научиться это делать, попробуйте завести дневник успеха, куда будете записывать все свои свершения, даже крошечные. Или выделите специальную «трофейную папку» и складывайте в неё любые подтверждения собственных успехов. Отзывы клиентов, статьи, интервью и упоминания в СМИ, благодарности, награды, премии и так далее.
Какие-то из них можно даже поставить на полочку, повесить над столом или в любом другом месте, куда падает взгляд. Тому, кто живёт с ощущением, что он молодец и делает много интересного и хорошего, куда легче сохранять мотивацию и работоспособность.
Учебный год под контролем!
Что в сумке? Как изменилось то, что мы носим с собой
Как выбрать кухонный нож: 3 совета от Samura
Чем заняться в выходные осенью в Санкт-Петербурге: 5 идей на любой вкус