Эллисон Льюис
Эксперт по тайм-менеджменту. Обучает, мотивирует и вдохновляет людей грамотно распоряжаться своим временем на работе и дома.

Непредвиденная пожарная тревога, внезапное падение метеорита, прорыв трубы в доме… Ясно одно: сегодня всё пошло наперекосяк и серьёзно отвлекло вас от рабочих дел. В итоге вы ничегошеньки не успели.

На часах уже 17:00, трудовой день близится к завершению, и паника начинает подкрадываться медленно, но верно. Что завтра сказать боссу? Как всё успеть?

тайм-менеджмент
Giphy.com

Во-первых, отойдите от своего компьютера. Если можете — совсем покиньте рабочее место. А потом следуйте этому алгоритму.

1. Установите таймер

Важно зафиксировать тот момент, когда рабочий день перестал быть продуктивным. Эллисон советует взять ручку, бумагу, захватить смартфон с таймером и установить его ровно на семь минут.

Помните: у вас абсолютно нет времени на то, чтобы разрабатывать хорошо продуманный план действий. Единственное верное решение сейчас — просто постараться работать максимально сосредоточенно. За эти семь минут вы должны продумать пять дел, которые нужно выполнить на следующий рабочий день.

Чем больше времени вы потратите, пытаясь восстановить утраченный рабочий пыл, тем дольше вы будете находиться в состоянии раздражения и недовольства, не говоря уже о загубленных амбициях. А это совсем непродуктивно.

Следует с самого начала дать себе понять, что в нужное русло войти уже не удастся, и пресечь даже самые робкие надежды на это. Вместо напрасных сожалений, лучше направьте энергию на выполнение более узких задач.

2. Запланируйте 5 небольших задач…

Итак, семь минут прошли, и перед вами лежит список, состоящий из пяти пунктов. Это именно те дела, которыми вам предстоит заняться в ближайшее время. На каждое из них вы можете потратить не более 20 минут. Именно столько времени наш мозг может концентрироваться на задаче максимально эффективно, а внимание не рассеивается по пустякам.

Вся прелесть такого подхода заключается в том, что большой проект или цель сознательно разбивается на несколько этапов, включающих в себя микродействия, то есть подзадачи, необходимые для того, чтобы достичь желаемого.

Несколько взаимосвязанных микродействий = один большой проект.

На микродействие отводится очень короткий промежуток времени, и потому оно должно быть полностью завершено вами именно в это 20-минутное окно. Стоит помнить, что микродействие обладает большой значимостью, ведь оно на шаг приближает вас к цели. А это довольно неплохой стимул.

Обратите внимание на то, что если вы должны сделать телефонный звонок, получить от кого-то одобрение или сходить на встречу перед тем, как приступить к задаче, то её нельзя считать микродействием. Например, сбор статистики за день — это микродействие, а защита месячного отчёта перед боссом по предварительной договорённости — это целый проект, который можно разбить на подпункты.

3. …и выполните их

Самое главное, что вам предстоит сделать утром, — побороть искушение просмотреть бесконечный поток сообщений, которые пришли вам на почту или в рабочий чат. Вместо этого придвиньте к себе поближе вчерашний список дел из пяти пунктов. Выполнив их, вы на 100% обеспечите себе своеобразную «подушку безопасности» из завершённых дел уже примерно к 11:00.

tumblr.com тайм-менеджмент
Tumblr.com

Даже если вы вычеркнете всего один пункт из списка дел после вчерашнего ужасно непродуктивного дня, то мозг уже будет вам благодарен и выделит дофамин, гормон удовольствия, ответственный за «чувство награды». Это станет импульсом для того, чтобы прийти в норму и войти в рабочий ритм.

4. Сделайте планирование ежедневной привычкой

Мы имеем привычку планировать своё время. Но слишком часто всё идёт совсем не по первоначально задуманному сценарию. Когда намеченные планы начинают рушиться и вы оказываетесь вовлечённым в стремительный вихрь совершенно непонятных дел, то это действительно большой стресс для всего организма. К сожалению, в большинстве случаев с этим ничего нельзя поделать.

Наш мозг обладает крайне полезным свойством, которое называется нейропластичность. Оно помогает перестраивать привычное поведение на основе новоприобретённого опыта, а также восстанавливать утраченные связи после повреждения. Мозг умеет приспосабливаться ко всему, даже к повседневному стрессу.

Старые нервные клетки могут выйти из строя, но их заменят новые. Как правило, когда происходит чрезвычайная ситуация, нервная система сама запускает этот механизм. Если что-то нехорошее начинает происходить с завидным постоянством, то состояние напряжения становится привычным для нашего мозга, а в этом нет ничего хорошего. Однако есть способ немного ослабить такое давление.

Если вы опять ничего не успели, то составление списка из пяти микродействий в конце каждого рабочего дня поможет вам сгладить ситуацию и предотвратить возникновение стресса. Сделайте ежедневной привычкой 7-минутную сессию планирования.

Всякий раз, заканчивая выполнение очередной микрозадачи, мозг будет вознаграждать вас порцией дофамина. В обычные дни это поможет повысить продуктивность, а в стрессовые — побыстрее вернуться в рабочее русло.

Это может показаться странным, но иногда стресс становится лучшим противоядием. Воспользуйтесь ситуацией с умом.