13 февраля 2012

ИНФОГРАФИКА: Пересылка вложений по e-mail должна быть остановлена

Пересылка вложений документов по почте — нет вещи больше тормозящей работу коллектива. Вы должны выслать последнюю версию документа всем участникам рабочей группы. Потом нужно контролировать того, кто внес последние правки чтобы он выслал этот документ всем, а в это время никто не внёс в него свои правки, а то появится много-много разных версий документов — «форков». А ещё, в вашей почте будет много версий документа с тем же именем файла и найти что-то потом почти невозможно. Плюс, многие офисные сотрудники любят делать вот такие имена файлов: Тендерное_предложение_FINAL_20.03.2011.docx или Тендерное_предложение_FINAL_APPROVED_20.03.2011.docx — это для контроля версионности и состояния документа. Просто умора :)

Инфографика ниже показывает, какие потери несут бизнесы от такого переливания из пустого в порожнее. Составлена картинка отвечающими за PR сервиса Microsoft SkyDrive. Информация действительно полезная, если вы всё еще раздумываете над внедрением Google Docs на вашем домене или решений от Microsoft.

Лучшие предложения

15 спортивных товаров, которые пригодятся этой осенью и зимой

Выгодно: умная кофемашина Rombica со скидкой 57%

Nahodki AliExpress: samye interesnye i poleznye tovary

Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары

14 klassnyh muzhskih i zhenskih aksessuarov deshevle 500 rublej

14 классных мужских и женских аксессуаров дешевле 500 рублей

Отборные скидки: выгодные предложения товаров для школьников, бытовой техники и компьютерных аксессуаров

Отборные скидки: выгодные предложения на товары для школьников, бытовую технику и компьютерные аксессуары

10 качественных письменных столов не дороже 10 000 рублей

10 товаров с «Осенней распродажи» на AliExpress, которые отдают с хорошими скидками

10 предметов декора для тех, кто хочет дом как из Pinterest

Это интересно

6 советов, как сделать дорогу в школу и домой безопасной для ребёнка

Возраст не помеха: 3 студенческих стартапа из России, которые вас приятно удивят

Стоит ли покупать квартиру в новостройке? 6 сомнений, которые развеют новые проекты ПИК

За регистрацию брака через «Госуслуги» можно выиграть путешествие по России

Комментарии

Joni-Jo Brachun

13.02.12 14:37

Google Docs - rullez!!!

Денис Байгозин

13.02.12 14:46

Подтверждаю). Действительно, нашел у себя 8 копий ТехЗадания. последнее называлось 0702_ТЗ-****-v2-rev (final)-2.rtf Много раз пробовал настроить совместный доступ к документам, но в МСВорде это о-очень криво... Гугл-докс не устраивает по конфиденциальности...

Tanya Maifat

13.02.12 14:57

Денис, есть огромное количество систем для совместного редактирования документов. Как правило это полноценные трекеры, имеющие подобную удобную функцию. И, так как строили эти системы айтишники для айтишников, с конфиденциальностью там порядок.

Денис Байгозин

13.02.12 15:13

Если дадите ссылку буду очень признателен. Интересует, в основном, аналог Ворда под винду (мы, к сожалению, на ней). Основные документы - текст с большим количеством встроенных (внедренных, но бывает, и связанных) объектов: таблиц, картинок, хим.структур(ISIS Draw, ChemOffice) и др.

Benedict Amberson

13.02.12 18:57

Да какая тут может быть ссылка? Нужна коллективная работа над документом? Ставьте MS Sharepoint 2010 с Office WebApp. Ворд, эксель (ограничено), Павер-поинт через веб + работа над одним документом сразу нескольких человек + разрешение конфликтов одновременной замены одного и того же элемента. Все уже реализовано и работает весьма прилично. В экселе, правда, есть некоторы ограничения, но тут можно переключиться на толстый климент.

Pavel Rabunets

13.02.12 22:57

Здесь нужно задать вопрос - сколько все это стоит? А еще насколько легко это все поднять. И самые главный вопрос - зачем это нужно, если есть более простое решение, готовое и совершенно бесплатное. Если нужно решение для компании - есть Google Apps. До 10 человек - опять же free. Больше - 50$ в год на пользователя. Для учебных заведений - хоть 100500 пользователей - тоже бесплатно. Помимо документов там на своем домене лучшая в мире почта Gmail, удобнейший календарь и многое многое другое. А сколько будет стоить решение от Microsoft? Плюс не забудьте затраты на содержание и поддержку.

Pavel Rabunets

13.02.12 23:13

А если вспомнить замечательный сервис Google Cloud Connect (или как перевели на русский - Google Онлайн-коннектор) - необходимость в поиске альтернатив отпадает. Храните документы в Google Docs, редактируйте с помощью стандартных офисных программ - Word, Excel, Powerpoint. Это простой плагин для MS Office, который позволяет работать с документами Google Docs непосредственно в привычных офисных программах. Синхронизация с облаками автоматическая. Просто не все о нем знают и пробовали. Вот здесь о нем все что нужно - http://tools.google.com/dlpage/cloudconnect?hl=ru

Benedict Amberson

14.02.12 01:42

Павел, да, это решение стоит денег, но! Не дай вам бог принести предложенное вами решение в более-менее серьезную компанию. Если после этого безопасность не предложит вам поговорить в темном углу я буду удивлен. :) У гугловых решений есть один гигантский недостаток: вы не можете контролировать судьбу ваших документов. Все. Для бизнеса это смертельно. Поэтому (в зависимости от бюджета и возможностей) только внутрикорпоративные системы. Ну а дома, это учже на свой вкус. ;)

Pavel Rabunets

17.02.12 12:39

Benedict, прошу прощенья за долгий ответ, не было возможности написать раньше. Что могу сказать - скорее всего вы знакомы с Google Apps намного хуже чем я с MS SharePoint. Про более-менее серьезную организацию - согласен. Действительно куда уж таким компаниям как BASF, Jaguar, Land Rover, Motorola, Virgin, Genentech, Hienz, Casio до серьезности. Так - стартапы, наверно. Угадайте, каким решением они пользуются? Они и еще 4 млн. организаций. http://www.google.com/apps/intl/en/customers/ Ваша компания серьезнее? Насчет безопасности, которая должна куда-то отвести - знаете, здесь показательный момент. Во-первых, переоценена роль самого отдела безопасности. В том числе самим сотрудникам таких отделов. Еще бы, нужно ведь доказать свою значимость и важность. Во-вторых, в нашей стране отчетливо прослеживается бзик на этой самой безопасности. Такой сильный, что внимание к этому вопросу и затраты на него многократно превышают все возможные выхлопы. Безопасность или местные айтишники отведут меня в темный угол для разговора только потому, что это решение отбирает их хлеб. Точка. Удивлены? Насчет гигантского недостатка про контроль судьбы документов - тут уж я удивлен так удивлен :) Кто вам такое сказал?) Изначально все файлы принадлежат владельцу/создателю. Испытать их судьбу можно только самостоятельно изменив настройки доступа. Если же говорить про Google Apps для бизнеса - тут все еще более строго и в то же время гибко, вплоть до запрета использования документов вне организации. Скажите честно, вы пробовали продукты Google?

Pavel Rabunets

17.02.12 12:50

Да, и раз уж разговор зашел. Я считаю Google Apps куда более надежным решением, чем собственные сервера. У нас доблестные правоохранители могу запросто опечатать и забрать ваши сервера для изучения. С серверами Google это будет сделать сложнее) Ну а для тех, кто доверяет только самому себе - если я не ошибаюсь, Google позволяет выбрать вариант хранения всей информации на собственных серверах предприятия.

Слава Баранский

17.02.12 12:52

Кстати, про произвол милиции точно написали. Закрыть Google очень непросто :)

Слава Баранский

13.02.12 15:21

Присоединяемся к просьбе. Посоветуйте локальные трекеры.

Pavel Rabunets

13.02.12 15:09

Денис, согласен, у MS совместный доступ и вообще подобная работа реализована непонятно через что. Насчет конфиденциальности Google Docs не понял. О чем вы? В чем проблема? Все настраивается на раз-два. Или боитесь секретные документы размещать? Если так - тогда отправлять их по email ничуть не безопаснее.

Денис Байгозин

13.02.12 15:15

...у нас внутренняя корпоративная почта, сервер в соседнем здании :). По внешней - да, там уже сравнимая безопасность с Гуглом.

Слава Баранский

13.02.12 15:22

Ну, например, работая в Яндексе вы не можете размещать документы в Google Docs — причина очевидна. Бывают разные случаи.

Pavel Rabunets

13.02.12 22:59

Причина очевидна, конечно же. Но этот случай настолько распространенный... :)

AlexBarmin

13.02.12 16:15

MS SharePoint?

Benedict Amberson

13.02.12 18:59

Павел, прошу прощения, но Вы не правы. Вы пытаетесь standalone-приложениями решить сетевую задачу. Используйте правильный инструмент и будет вам счастье. Как я писал выше, MS Sharepoint отлично умеет обеспечивать совместную работу пользователей над одним документом.

Pavel Rabunets

13.02.12 23:08

Benedict, ответил чуть выше. Решать сетевую задачу обычным Офисом не пытался, конечно же. Я не спорю, что Sharepoint много чего умеет. Но какими средствами...

Pavel Rabunets

13.02.12 15:04

На мой взгляд Google в своем видео лет 5 назад объяснил проблему гораздо лучше http://www.youtube.com/watch?v=eRqUE6IHTEA . И решение сразу предложено и объяснено. Хотя, конечно инфографики там нет.

Слава Баранский

13.02.12 15:22

5 лет это было вообще непонятно что, хотя и сегодня вопросов много.

Pavel Rabunets

13.02.12 23:16

Да, 5 лет назад я даже не представляю, что там было... Какие вопросы например?

Денис Байгозин

13.02.12 15:28

Спасибо за видео. Отправлю ссылку начальству :)

Что вы могли пропустить

Шумоподавление в новых AirPods 4 в два раза хуже, чем у AirPods Pro 2

14:40