Битрикс24: эффективное управление задачами — как научиться сдавать работу в срок

Мы продолжаем серию обзоров о том, как Лайфхакер перешёл на Битрикс24, и тема на сегодня — эффективное управление задачами.

В прошлый раз мы говорили о трудностях поиска бизнес-сервиса, сочетающего в себе продвинутую систему управления задачами и вменяемую CRM. Грамотное управление задачами невозможно без гибкого инструмента, и Битрикс24 со своей стороны предложил подходящее решение для наших нужд.

Выражайтесь понятно

Поставить задачу легко. Но вот поставить задачу так, чтобы всем всё сразу стало понятно, и не возникали вопросы — на самом деле трудно. Мы сталкивались с ситуациями, когда комплексный таск на группу или даже одного человека порождает многомегабайтный поток уточнений, выяснений и переспрашиваний, который может растянуться на часы.

К какому числу надо закончить? А это к обеду, или ждёт до вечера? К скольки конкретно надо? А шеф знает? Ему переслали комментарий? У меня тут 3 задачи, что первым делать? Программист видел каммент с багами? Дизайнеру таск поставили? Кто контактирует с заказчиком?

Такого счастья нам не нужно, а значит система управления задачами должна учитывать все тонкости и особенности каждого процесса, то есть таск должен вноситься так, чтобы сразу ясно и понятно.

Как правильно ставить задачу?

Добиться эффекта «сказал, как отрезал» можно только через продуманную форму составления таска. Хотите оформлять задачу на чистом листе в свободном формате? Удачи вам. Здесь же всё просто и последовательно. Система как бы уточняет дополнительные параметры непосредственно в процессе постановки задачи, и не даёт забыть указать важные моменты. Для совсем примитивных тасков есть форма «Простая задача». На её составление требуется не более минуты. 

Каждый из дополнительных параметров всегда перед глазами и вызывается одним кликом мыши. 

На выходе получаем таск с описанием, приоритетом, дедлайном, ответственным лицом и привязкой к конкретному проекту. Не забываем, что в момент нажатия «Сохранить» человек сразу же получит уведомление внутри Битрикс24, а при соответствующих настройках оповещений ему дополнительно придёт письмо на емейл. Ничего (кроме названия и описания задачи) не нужно вбивать ручками — все наши сотрудники вместе со структурой компании внесены в систему и выбрать любого из них можно парой кликов.

Сложные задачи

Окей, с простыми задачами всё предельно понятно, но как обстоит ситуация с серьёзными составными тасками, в которые вовлечено несколько людей, причём каждый из них выполняет свою часть работы, и некоторые из подзадач имеют приоритеты по времени завершения? На самом деле точно так же. Увеличивается лишь количество параметров, которые указывает постановщик таска, но на выходе мы имеет такую же понятную конечным исполнителям структуру. 

При совместной работе достаточно указать соисполнителей задачи, а при наличии подзадач каждый субтаск вносится последовательно внутри материнской задачи. 

Для того, чтобы все посвящённые были при делах, достаточно включить их в задачу в роли наблюдателей. 

Взгляд со стороны исполнителя

Теперь мы посмотрим на процесс с другой стороны — из глаз того, кто будет эти задачи выполнять. 

Здесь это реализуется цветовыми и цифровыми индикаторами. В верхней части отображается общее количество активных задач с разделением по типу участия в них: исполнитель, помощник, наблюдатель, делегирующий.

Название каждой задачи обозначается определённым цветом в зависимости от сроков дедлайна. Синий таск — работа на сегодня. Зелёный — новая задача, с которой я ещё не ознакомился. Красный — просроченная задача, пожар.

Для определения последовательности выполнения таскам присваивается приоритет, начиная с серого (низкий) и заканчивая красным (первоочередной).

Работа с задачей

При переходе в конкретную задачу исполнитель видит описание таска с приложенными к нему материалами (документы, графика и так далее) и включенные сюда подзадачи (при наличии таковых). В правом углу по-прежнему видна ключевая информация: приоритет и дейдлайн. Для исключения вопросов «с кем связаться по поводу…» здесь же указан постановщик задачи.

Общение и фиксация деятельности осуществляется через систему комментариев. Оставленное сообщение мгновенно придёт всем ответственным, помощникам, постановщику, а также наблюдателям.

В целом интерфейс блока комментирования очень похож на GMail и умеет прикреплять к комментарию любые типы файлов, видео и ссылки. Текстовый редактор для форматирования текста в наличии.

Человеческий фактор может всплыть везде, и Битрикс24 не является исключением. К примеру, нам пришёл таск, который ну никак не относится к нашей деятельности и явно должен выполняться другим человеком. Для такой ситуации здесь предусмотрена опция делегирования задачи. В один клик мы передаём таск его истинному исполнителю, не теряя при этом драгоценное время и не тормоша постановщика и всех остальных.

Естественно, все действия, связанные с задачей, сохраняются в блоке логов.

Поиск а‑ля Google

Мы не знаем, как любите работать с информацией вы, но сами зачастую предпочитаем искать всё через единый поиск. К этому нас приучил Google.

Минус гуглового поиска в том, что, к примеру, находясь в почте, вы сможете искать только по почте + чаты + интернет, но не по Google Drive.

В Битрикс24 поисковая система едина и умеет находить соответствующие запросу данные из любого модуля, к которым у пользователя есть доступ.

Независимо от того, в какой части системы ты сейчас, в верхней части интерфейса всегда найдётся поле поиска, которое ищет везде.

Быстрый доступ

Последнее, о чём мы хотим упомянуть в сегодняшнем обзоре Битрикс24 — архитектура интерфейса. Это довольно субъективный вопрос, ведь каждому по душе своя модель навигации и взаимодействия с теми или иными сервисами, но мы со 146% вероятностью готовы сказать — излишнюю вложенность не любит никто. Вы знаете, бывают такие продукты, в которых для перехода из одного раздела в другой нужно совершить 5 и более кликов. Это неприемлемо, и причина такой ошибки одна — отсутствие постоянно отображаемого настраиваемого навигационного меню, с которого можно мгновенно свернуть в нужный тебе раздел системы и продолжать видеть это меню, где бы ты не находился. Это чрезвычайно ускоряет навигацию.

Мы не сторонники позиции «ко всему привыкаешь». На самом деле ты не привыкаешь, а терпишь и бесишься. Удовольствия от работы с таким инструментом не прибавится со временем. Мы продолжаем всё глубже осваивать Битрикс24, открывая для себя новые грани этого сервиса.

Продолжение следует

Сегодня мы предлагаем вам поучаствовать в построении тематики следующих обзоров. Расскажите в комментариях о интересующих вас вопросах относительно работы тех или иных элементов Битрикс24, а мы в свою очередь постараемся включить самые интересные моменты в следующие публикации.

Битрикс24 | Регистрация в сервисе