Некоторое время назад Лайфхакер успешно переехал в Битрикс24. Мы перенесли всю свою внутреннюю рабочую деятельность в эту систему, и нам кажется, что настало время поделиться личным опытом с нашими читателями.
Подходящий инструмент, способный заменить собой все текущие решения и поместить рабочие процессы в единую среду — боль и мечта многих компаний.
Проблема
Как мы работали раньше? Примерно так: коммерческая деятельность в Highrise, организационные вопросы и прочие задачи в Basecamp, планирование и календарь — Google, чат — Google Talk + Skype. Нельзя сказать, что мы прямо-таки страдали, но и неудобств, неизбежно всплывающих из-за такого количества необходимых рабочих инструментов, нам хватало с избытком.
В общем, мы искали долго, мучительно, но нашли. Теперь пора рассказать о причинах, по которым выбор остановился именно на этой системе. Мы опубликуем для вас серию обзоров функций и возможностей Битрикс24, и начнём с критических для нас функций, удобная реализация которых у кандидата была ну вообще строго обязательна:
- доступ с любого устройства из любой точки мира
- система управления задачами
- календарь
- учёт времени
И о каждом пункте в подробностях:
Только облако!
Возможность работы через любой браузер + нормально реализованный доступ «на лету» с мобильного устройства даже не обсуждались. Без этого никак.
Вы знаете, это не какое-то следование моде и трендам, просто Лайфхакер — не городская больница. У нас работают люди из разных городов, и не только российских. Кто-то в Киеве, кто-то ещё дальше. В любом децентрализованном бизнесе те же проблемы, и для каждого сотрудника нужно организовать удобный и простой доступ к системе.
Да, десктопные приложения у Битрикс24 есть, но думать о гибкости нужно всегда. Что если человеку необходимо зайти в систему не с рабочего места, а, к примеру, из кафе с ноутбука или планшета? Или решить что-то срочное в поездке при наличии под рукой лишь смартфона? С этим справится только веб-сервис.
В случае с мобильными устройствами вариантов действий становится ещё больше. Не хочется лезть в мобильный браузер? Окей, у Битрикс24 есть приложения под iOS и Android.
Они быстрее грузятся, потому что хранят всю визуальную часть в себе, и позволяют загружать документы и другие файлы в систему непосредственно из смартфона и планшета.
На самом деле разговор о мобильных приложениях мы хотели оставить для следующих обзоров, поэтому сейчас переходим к сердцу Битрикс24 — организации рабочей деятельности.
Работа
Нам была нужна полноценная система постановки и управления задачами, позволяющая вести в том числе и коммерческие сделки с полноценной CRM и прочими удобностями. Собственно, если бы этот процесс был реализован криво или неудобно для нас, то мы сказали бы «Битрикс24 прощай» сразу.
Идея заключается в том, что вся последовательность действий разных сотрудников, начиная от внесения продажником информации о клиенте и сделке, и заканчивая работой и взаимодействием исполнителей с менеджерами проектов, ведётся в едином пространстве, в одной системе.
Звучит просто и очевидно, но на практике ты находишь либо удобную CRM, либо удобный инструмент организации рабочих процессов. В Битрикс24 мы нашли и то, и другое.
В любой, даже мелкой компании есть структура. Здесь она задаётся свободно.
Менеджер по продажам вносит информацию о клиенте. Переписка и описание предмета сотрудничества прилагаются и видны руководству.
Концепция сделки с описанием плана работы уходит к менеджеру проектов. В дело вступает планирование и делегирование. Проект делится на задачи и подзадачи, которые вместе с входящей информацией раздаются исполнителям. Дальнейшее взаимодействие происходит в очень наглядном формате.
Тут переписка участников, лог событий и информация о затраченном времени (о нём чуть позже). В правой стороне интерфейса ключевая информация о задаче: приоритет, дедлайн.
В случае, если кто-то из сотрудников должен быть в курсе прогресса по проекту, то он может включиться в группу наблюдателей и начать получать уведомления о всех событиях, происходящих в задачах.
Интерфейс списка задач примечателен наличием автоматических фильтров по дедлайнам. С одного взгляда можно понять, к чему нужно приступить в первую очередь, а какие задачи ещё терпят.
Появление новой информации визуально отображается в соответствующем пункте интерфейса в виде цифрового индикатора (цифра = количество новых событий), а также в разделе уведомлений.
Оповещение через электронную почту есть и гибко настраивается. Пользователь может указать типы событий, сообщения о которых будут приходить ему внутри системы и на личный почтовый ящик.
Если говорить коротко, то тут есть всё необходимое для полноценной совместной работы. Мы ничего не сказали о визуализации результатов деятельности отдела продаж, и затронем эту тему в следующих обзорах.
Календарь
Календарь должен быть такой, чтобы не хуже Google и с хорошей интеграцией. То есть, когда менеджер или исполнитель открывает свой календарь, то он сразу ясно и чётко понимает план своих действий на сегодня.
Руководитель может создать корпоративный календарь для отдельного подразделения, в который будет вноситься рабочий график сотрудников. Поверьте, это очень удобно, когда у вас несколько человек на удалёнке, в других часовых поясах, а вам необходимо знать, когда они будут доступны.
При более распространённом сценарии использования календарь выступает в качестве удобного средства планирования. Создаём событие, привязываем к нему нужных людей, выставляем напоминание — все всё поймут и будут в курсе событий, 100%.
Время — деньги
Незадротная система учёта времени, проводимого за работой + мониторинг времени, затрачиваемого на каждую задачу внутри системы, на самом деле бывают очень полезны. Да, сочетание слов «учёт времени» может вызвать приступ неконтролируемой ярости у обычного офисного сотрудника, но зачастую более удобного способа контроля рабочей деятельности не найти.
Мы в Лайфхакере люди сознательные, работаем на совесть и используем учёт времени исключительно как средство мониторинга своей продуктивности. Однако, при желании Битрикс24 позволяет полноценно разложить весь рабочий день каждого сотрудника на временном интервале, после чего представить всё это в удобном для анализа виде.
Другие интересности
Разработчик позиционирует Битрикс24 как «социальный интранет», и в этом есть смысл. Повсеместно пользователь сталкивается здесь с функциями и фишками, хорошо знакомыми ему по социальным сетям.
Живая лента — это тот самый таймлайн, хронологический список событий, имеющих к вам отношение. Отсюда можно следить за всеми новостями, событиями и публикациями, добавляемыми сотрудниками в систему. Если в ленту попало «левое» событие, то можно сразу же отписаться от него, сократив таким образом количество информационного шума.
Сегодня мы рассказали лишь о небольшой части того, что нашли для себя в Битрикс24. В обзор не попали исключительно социальные вещи (тут есть полноценный чат и мессенджер), инструменты хранения и шаринга файлов (корпоративный мультимедиа портал) и ещё много всего, о чём мы поговорим в следующих обзорах. Впрочем, посмотреть на систему можно и самому уже сейчас — регистрация открыта для всех.
Сейчас Битрикс24 видится нами как полноценная единая среда для полной организации работы внутри небольшой и средней компании. Гибкая настройка системы позволит заточить её под себя практически любой организации, создав таким образом платформу для ведения всех бизнес-процессов. Её легко освоить, она сделана понятно, то есть для человека, а не только для удобства руководителей.