Почему чек-лист просто необходим вам на работе

В современном мире нам обеспечен беспрецедентный доступ к информации. Многое мы можем узнать, просто задав правильный поисковый запрос или открыв онлайн-энциклопедии. Тем не менее с этим шквалом информации мы получаем и массу сложностей.

Теперь мы знаем больше, чем когда-либо раньше, но есть проблема с тем, чтобы превратить теорию в практику, придать ей ценность и пользу.

Во многих отношениях информационный век сделал нас намного менее практичными и мудрыми. Пусть мы знаем многое, но легко теряем концентрацию, отвлекаемся от главного, позволяем вниманию рассеиваться. Более того, мы легко упускаем из виду основы, необходимую базовую информацию и делаем ошибки, будучи преисполненными чувством собственной компетентности.

По мнению хирурга и исследователя в области общественного здравоохранения, доктора медицинских наук Атула Гаванде (Atul Gawande), люди должны использовать свои знания по максимуму.

Ошибки, сделанные из-за твёрдой веры в то, что «я лучше знаю, как надо поступить», часто становятся самыми болезненными. Вы не старались изо всех сил и потерпели поражение, а умышленно пошли на поводу у самоуверенности и потерпели неудачу. Атул Гаванде считает: это похоже на то, как простая ошибка, сделанная опытным хирургом, приводит к смерти пациента.

Как же нам справиться с этим океаном информации? Как использовать знания наилучшим образом и оставить место для чуда? По словам доктора Гаванде, вы можете ощутить собственную мощь и компетентность, используя чек-лист.

Доктор Гаванде тщательно изучал влияние чек-листов на хирургов, а точнее — на количество случаев инфицирования пациентов во время операции. Несмотря на то, что в эксперименте принимали участие уважаемые и компетентные хирурги, все они так или иначе были подвержены риску сделать ошибку во время операции.

Чек-лист, предложенный хирургам, был коротким и простым. В нём значилось:

• Помойте руки с мылом.
• Протрите кожу пациента антисептиком.
• Разместите стерильные повязки на теле пациента.
• Наденьте головной убор, маску, стерильный халат и перчатки.

Эти шаги студенты медицинских университетов выучивают наизусть, они очевидны, просты и необходимы. Но человек не машина, и он может забыть об одном из действий. Если пропустить хотя бы один шаг, это может привести к инфицированию, а значит, дополнительному лечению, финансовым затратам и — в худшем случае — смерти пациента.

Удивительно, но как только перед глазами врачей появился этот чек-лист, они стали делать меньше ошибок. Число случаев инфицирования снизилось на 66%. Это сэкономило много денег, но что важнее — спасло более тысячи жизней.

Безусловно, чек-лист как способ структурировать мысли, упорядочить действия и запомнить необходимую информацию полезен не только для докторов, но и для каждого из нас.

Возможно, составлять чек-лист для того, чтобы ничего не забыть, покажется вам оскорбительным. Ведь вы достаточно умны и можете надеяться на собственную память. Но главной целью чек-листа является дисциплина, которая поможет следовать по намеченному пути и избежать ошибок.

Зачем составлять чек-лист

1. Чек-лист помогает убедиться в том, что вы не забываете базовую и простую информацию. Доктор Гаванде считает, что чек-лист создаёт эдакую «когнитивную сеть», которая защищает нас от собственных недостатков — границ памяти и внимания. Чек-лист гарантирует, что вы не забыли о прописных истинах в тот момент, когда подступают усталость или лень.
2. Чек-лист освобождает ваш ум, даёт ему возможность работать над действительно сложными заданиями. После того как вы перестали переживать о простых и банальных вещах, вы получаете шанс сконцентрироваться на непростом выборе. Особенно хорошо это работает в тех случаях, когда постоянно возникают непредвиденные или незапланированные ситуации и держать себя в руках довольно сложно.
3. Чек-лист помогает быть дисциплинированным. Это важно, если дело касается рутинных задач. Когда мы привыкаем делать что-то изо дня в день, то легко теряем энтузиазм и внимание, допускаем ошибки и просчёты. Если вам слишком комфортно на рабочем месте, вы расслабляетесь и ваше внимание рассеивается, чек-лист поможет оставаться бдительным каждую минуту.
4. Чек-лист экономит время. Вам больше не нужно обдумывать каждый свой шаг: вы уже описали всё на листе бумаги. Если решение нужно принимать прямо сейчас, время является самым ценным ресурсом. А чек-лист поможет выиграть заветные секунды.

Да, чек-лист не самый оригинальный способ контролировать свой рабочий процесс. Но в то же время этот простой инструмент оказывается невероятно ценным для тех, кто хочет снизить количество ошибок и повысить качество своей работы.

Как создать эффективный чек-лист

Существуют хорошие чек-листы и плохие чек-листы. Так как же создать такой перечень, который поможет в работе?

1. Фокусируйтесь только на простых вещах. Целью хорошего чек-листа является передача необходимой информации. Никаких деталей. Чек-лист не гид, не экскурсия по вашему рабочему процессу. Это схема, которая помогает вспомнить самое важное. В хорошем чек-листе должно быть от пяти до десяти пунктов.
2. Чек-лист должен быть простым и практичным. Используйте понятные слова, точно описывающие задачу. Если вам нужно дополнительное время, чтобы вспомнить, что именно означает каждый пункт, ваш чек-лист плох.
3. Определитесь, когда нужно сделать паузу. Когда вы будете использовать свой чек-лист? Когда перейдёте к следующему пункту? Как вы проверите, что пункт выполнен? Выберите время, когда вы пробежитесь по чек-листу и убедитесь, что всё выполнено и можно переходить к следующей задаче.
4. Дайте определение типу вашего чек-листа. Например, если это рецепт, то вы будете читать каждый шаг и следовать инструкциям. Это тип «прочитал — сделал». А если в вашем чек-листе записаны рабочие задания на сегодня и вы попросту вычёркиваете из него завершённые задачи, то это тип «сделал — подтвердил». Такой шаг поможет упорядочить работу с вашим чек-листом и контролировать себя лучше.
5. Будьте готовы пересматривать и обновлять свой чек-лист. Не стесняйтесь корректировать его и вносить новые задачи или правки. Вам нужно экспериментировать для того, чтобы ваш чек-лист был по-настоящему эффективным.

Последний шаг особенно важен. Ваш чек-лист не высечен на камне, он восприимчив к меняющимся обстоятельствам.

Никаких коричневых M&M’s!

Любопытная привычка есть у Дэвида Ли Рота (David Lee Roth), вокалиста группы Van Halen. Райдер рокера выглядит адекватным: в нём перечислены технические требования к оборудованию. Но один из пунктов регулярно повергает сотрудников концертных залов, стадионов и музыкальных клубов в шок: где-то посередине списка значится миска M&M’s, в которой не должно быть ни одной коричневой конфеты.

Подобные райдеры работают как чек-листы: сотрудники двигаются от пункта к пункту, выполняя требования музыканта. Когда Дэвид Ли Рот принимает работу, его прежде всего интересует миска с конфетами. Догадаетесь почему?

Хотя просьба убрать все коричневые M&M’s выглядит безумно, Дэвид Ли Рот может её объяснить. Если работники стадиона оставят коричневые конфеты в миске, это значит, что они относятся к райдеру недостаточно внимательно. Когда Дэвиду попадается такое драже, он отправляется проверять всё остальное: хорошо ли подключены инструменты, правильно ли выставлена аппаратура, учтены ли его требования к помещению и оборудованию. А если коричневых конфет нет и работники площадки отнеслись с уважением даже к такому странному пожеланию, музыкант может быть уверен: всё остальное тоже было выполнено.

Как видите, чек-листы способны дисциплинировать и повысить качество вашей работы. А вы используете такие списки?