Что делать, если вы начинаете работать эффективно только во второй половине дня

Есть люди, которым сложно быть эффективными в первые рабочие часы. Зато примерно к середине дня они ощущают прилив сил и энергии. Рассказываем, как действовать, чтобы использовать преимущества такого типа продуктивности.

Определите свои циркадные ритмы

Одно из главных правил продуктивности сформулировать очень просто. Вот оно: стоит выполнять работу, которая требует больше всего внимания и сил, в самое продуктивное время. И если это послеобеденные или вечерние часы, значит, лучше планировать самые сложные, а также творческие задачи именно на этот период.

Казалось бы, совет очевидный. Однако часто и офисные работники, и фрилансеры чувствуют себя виноватыми из‑за фактического бездействия утром. Им кажется, что они бездарно теряют первую половину дня. И из‑за этого вынуждены в послеобеденные часы успевать закончить все запланированные дела. Или не отдыхать, а выполнять заказы. В итоге грань между рабочими часами и свободным временем стирается — так недалеко и до выгорания.

Первое, что стоит сделать работающим по условно свободному графику, — определить свои личные циркадные ритмы. Результаты исследований доказывают, что жаворонки и совы действительно существуют. При этом у первых внутренние биологические часы идут быстрее, а потому субъективно для них в сутках больше времени. У сов же всё происходит медленнее. Поэтому им сложно вставать утром, а прилив энергии они могут ощутить лишь во второй половине дня.

Циркадные ритмы могут меняться с возрастом. Поэтому тем, кто легко просыпался рано утром в школьные годы, может быть сложнее вставать в то же время 10–20 лет спустя. И наоборот.

Не полагайтесь на воспоминания о школьных или студенческих годах и попробуйте определить, в какое время сейчас вы ежедневно ощущаете прилив бодрости. В этом может помочь дневник. Просто каждый день записывайте, что показывали часы, когда вы чувствовали себя максимально эффективным. Через месяц просмотрите записи. Те периоды, что вы отмечали чаще, и окажутся для вас самыми продуктивными.

Разделите все задачи на творческие и рутинные

Смысл в том, чтобы на самые продуктивные часы планировать творческие дела, на остальные — рутинные.

Конечно, это деление условно — вы можете назвать группы иначе. Главное, чтобы в первом списке оказались все задачи, требующие от вас максимальных умственных и эмоциональных усилий. Как правило, это нестандартные проекты, которые невозможно выполнить по уже существующим алгоритмам. Во втором перечне пусть будут дела, которые вы можете выполнять, обращаясь только к давно выработанным навыкам. А часть из них — вообще на автомате.

Так, у одного человека в первой группе могут оказаться переговоры. Во второй — составление коммерческих предложений. У другого всё может быть наоборот. Ему сложнее составлять письма с предложениями, потому что каждый раз он делает индивидуальный проект, не похожий на остальные. Зато разговаривать с возможными клиентами он давно привык, и любые беседы ему даются без труда.

По этому же принципу дизайн сайта из стандартных шаблонов можно отнести к рутинной задаче. А составление промпта для нейросети, который позволит получить нестандартный коллаж, — к творческим.

Как правило, привычных дел всегда больше, чем задач со звёздочкой. Поэтому смело отводите самые продуктивные часы под творчество. И распределяйте оставшиеся задачи по свободным окошкам.

Постарайтесь строго придерживаться дневного плана

Вот одна из основных проблем, которая часто беспокоит условную сову. Порой человеку кажется, что в начале рабочего дня у него почти неограниченное количество времени и можно успеть практически всё. Но ближе к обеду появляется тревога. Ведь два‑три часа уже позади, но пока не сделано ничего важного. Потом человек идёт обедать. А в оставшиеся часы включает максимальную скорость и хватается сразу за все дела из расписания.

Но даже повышенная продуктивность не будет гарантией, что за оставшиеся полдня специалист успеет выполнить всё необходимое. Поэтому укажите точное время, когда вы возьмётесь за определённый блок рабочих задач. Психологически проще вовремя начать дело, возле которого написано «11:00», а не «до обеда, когда будет время». Это правило относится и к рутинным, и к нестандартным проектам.

Прежде чем приступить к творческому блоку, убедитесь, что вас ничего не будет отвлекать. Если нужно, отключите сигналы в мессенджере. И закройте все вкладки на экране, которые не нужны для выполнения предстоящей задачи.

Представьте, что вы — музыкант, который выходит на сцену. Пока идёт концерт, исполнитель не проверяет почту, не слушает рассказ о том, как коллега провёл выходные, и не договаривается с друзьями, куда отправиться вечером. Он занимается самым важным в эти два часа делом — музыкой.

Представьте, что ваши творческие задачи — концерт и вам просто невозможно отвлечься на посторонние дела. Такая сосредоточенность наверняка пойдёт на пользу вашей продуктивности.

Если нельзя изменить расписание, готовьтесь к сложным задачам заранее

Этот пункт для тех, кто не может сам планировать рабочий день. Например, для учителя, у которого есть чёткое расписание уроков. Или для менеджера, который обязан быть с утра на важных переговорах, но с трудом приводит себя в рабочую форму в это время.

Постарайтесь сделать всё, чтобы облегчить себе сложные задачи. Подумайте, как стоит подготовиться к событию, чтобы в ваших действиях было больше элементов рутины, чем импровизации.

Например, учитель может заранее подготовиться к сложному уроку или необычному конкурсу для школьников. В часы максимальной продуктивности ему стоит составить план, причём рассмотреть при этом несколько разных вариантов. Выбрать или придумать задачи. Представить в деталях каждый этап будущего события.

Менеджер может заранее изучить все материалы о клиенте. Продумать свою тактику на переговорах и возможные варианты развития ситуации. Представить, что он сможет предпринять, если что‑то пойдёт не так.

Такая подготовка не избавит от неожиданностей. Они наверняка случатся, причём, возможно, решение придётся принимать мгновенно. Но если вы предусмотрите несколько вариантов развития событий, вам будет проще импровизировать.

Итак, попробуйте разделить все задачи на две основные группы и установить наиболее подходящее время старта для каждого блока. А ещё смело корректируйте расписание, если оно окажется неудобным. Постарайтесь не забывать о планировании и подготовке, чтобы работать вам было максимально комфортно. И выполняйте рабочие задачи с удовольствием.