Зачем нужна эта система

Getting Things Done (GTD) — известная система продуктивной работы, предложенная Дэвидом Алленом. При её использовании абсолютно вся поступающая информация фиксируется и разбивается на списки. Цель — доводить все дела до конца, уделяя больше времени тому, что действительно важно.

С системой GTD можно достичь очень больших успехов. Вот лишь некоторые из них:

  • Вы справляетесь с большим количеством задач.
  • Вы становитесь увереннее в себе.
  • Вы меньше прокрастинируете и отвлекаетесь.
  • Вам больше доверяют: окружающие знают, что вы всегда доводите всё до конца.
  • Вас чаще приглашают на работу, потому что основательный подход к делам востребован.
  • Вы меняетесь к лучшему — осознаёте, что для вас действительно важно, становитесь любопытным, начинаете учиться, строить прочные отношения с людьми и избавляться от старых моделей восприятия, которые вам мешают.
  • Вы зарабатываете больше.
  • Вы способны создать успешный стартап или построить великую компанию.
  • Вы можете делиться своими идеями — в книге, блоге или лекциях.

Но, чтобы получить все эти преимущества, необходимо понять, как эффективно использовать систему, и выяснить, что этому мешает. Лео Бабаута, писатель и автор популярного блога Zen Habits, рассказывает, что для этого нужно делать.

Как использовать систему GTD эффективнее

Выясните, что мешает вам быть продуктивным

Привычка откладывать дела. Вы никак не решаетесь подступиться к задаче из-за её сложности: либо вы чувствуете, что не справитесь, либо вы её вообще не поняли. Это и есть прокрастинация.

Привычка отвлекаться. У вас всё же получилось приступить к работе, но вы тут же переключаетесь на другую задачу. Всё те же сомнения и неуверенность склоняют вас к тому, чтобы отложить её в пользу занятия полегче или просто начать убивать время. Такое постоянное переключение приводит к потере концентрации. При этом с виду вы будете бесконечно заняты.

Перфекционизм. Вы долго не можете приступить к работе, потому что сейчас для этого неподходящее время. Или откладываете её завершение, потому что она получилась не идеальной.

Например, вы хотите завести блог, но не делаете этого, потому что пока не нашли для него идеальную платформу и тему оформления, у вас недостаточно свободного времени и всё ещё нет списка гениальных идей. Или вы написали статью и не публикуете её, потому что материал нужно ещё доработать — на самом деле вы просто не решаетесь.

Окружение. Люди срывают ваши планы, ничего не делают вовремя, всё усложняют, портят, жалуются и раздражают. Да и, полагаясь на других людей, достигать поставленных целей порой сложно. Чаще всего это лишь оправдание себе.

Отвлекающие факторы. Это люди, какие-либо события, проблемы. Они мешают вам работать. Что-то вы можете держать под контролем, что-то нет.

Усталость. Вы утомились, проголодались, исчерпали всю свою энергию, запутались или вам скучно. Подобные проблемы мешают концентрации и доведению дел до конца.
В этом случае вам просто нужно перезарядиться: вздремните, прогуляйтесь, помедитируйте.

Или возьмитесь за те задачи, которые не требуют больших затрат энергии: разберите почту, займитесь административной рутиной. Если усталость наблюдается давно, пересмотрите свои питание и сон.

Страхи, сомнения, чувство беспомощности и неуверенность в себе. Именно они лежат в основе большинства упомянутых выше препятствий.

Определите, чего вам не хватает для более эффективной работы

В выбранных пунктах и будет состоять решение проблем, упомянутых выше.

Умение расстанавливать приоритеты. Добиться успеха можно, если важным задачам уделять большую часть времени. Когда вы заняты несущественными делами или постоянно переключаетесь между занятиями, вы менее эффективны. Нужно выбрать одну важную проблему и сосредоточиться только на ней.

Постепенно вы научитесь определять, какие задачи и проекты имеют для вас большую ценность. Разве ответить на сообщения важнее, чем написать статью? Что полезнее для вашей карьеры, счастья, здоровья?

Умение правильно начинать дела. Именно склонность всё откладывать является одной из самых распространённых и мучительных проблем, встающих на пути к достижению цели. Поэтому самое главное в выполнении задач — начать.

Сосредоточьтесь на первом, самом незначительном шаге. Настолько малом, насколько это вообще возможно. Создайте условия, в которых приступить к работе будет легче. Например, когда сам Лео хотел выработать привычку бегать, он сосредотачивался только на том, чтобы надеть кроссовки и выйти из дома.

Работа спринтами. Такой подход помогает справиться с многозадачностью и отвлекающими факторами. Эту технику ещё называют Pomodoro. В её основе лежит разделение работы на короткие интервалы по 15–25 минут (спринты), во время которых нужно сконцентрироваться только на одной задаче, не отвлекаясь ни на что другое.

Затем следует небольшой перерыв, после которого вы начинаете новый спринт. Если вы никогда не использовали этот метод, можно устраивать пару таких рабочих отрезков в день, а через неделю начать постепенно увеличивать их количество.

Управление списком задач. Помогает концентрироваться и справляться со всем запланированным. Но старайтесь не усложнять. Найдите простую программу-планировщик, внесите в неё всё, что вы должны сделать в ближайшее время, и каждый день выбирайте, на выполнении каких дел вы сосредоточитесь сегодня.

Планируйте три важные и три второстепенные задачи на день — это число может меняться в зависимости от продолжительности вашего рабочего дня, сложности задач и скорости их выполнения.

Умение принимать ошибки. Перфекционизм мешает доводить дела до конца. Поэтому заботьтесь не столько о совершенстве вашей работы, сколько о её завершении. Придерживайтесь правила «паршивого первого черновика» писательницы Энн Ламотт.

Она уверена, что единственный способ начать хорошо писать (и начать это делать вообще) — набросать слабый и ни на что не годный черновик. Через время вы вернётесь к результату и отшлифуете его.

Работа в режиме неопределённости. Вас часто будут преследовать страхи и трудности. Поэтому очень полезно научиться работать в состоянии этой неуверенности: держать себя в руках, не прятаться от задач и внутренних переживаний и не жаловаться.

Для этого каждый раз, когда вы заметите за собой подобное, отложите всё и попытайтесь прочувствовать своё состояние. Примите его. Обратите внимание на свои физические ощущения. Убедитесь, что в неуверенности и дискомфорте нет ничего страшного. Научитесь ценить моменты такими, какие они есть.

Умение видеть общую картину. Одно дело быть полностью сосредоточенным на единственной задаче, и совсем другое — уметь взглянуть на положение в целом. Общий анализ ситуации нужно проводить утром и вечером, а также пару раз в течение дня — на случай, если понадобится скорректировать план действий.

Все мы порой отвлекаемся, прерываемся и сталкиваемся с непредвиденными трудностями. Чтобы оставаться продуктивным, нужно научиться менять фокус, когда это необходимо.

Способность нести ответственность. В первую очередь это значит не обвинять других людей во всех трудностях, которые встречаются вам на пути к достижению цели. Возьмите всю ответственность за свою часть работы на себя.

Будьте лидером — проявляйте инициативу, следите за успехом всей команды, даже если вы в ней простой подчинённый.

Открытая коммуникация. Такая, чтобы каждый чётко понимал свои обязанности и границы, а также последствия их несоблюдения. Это поможет создать структуру, в которой все её участники смогут работать проще и эффективнее. Старайтесь относиться к людям искренне и с позитивом, несмотря на все их недостатки.

Умение планировать. Обилие задач в ежедневнике никак не способствует достижению цели. Вместо этого лучше составить минимальный список, ответив на простые вопросы. Как начать день, чтобы закончить важные задачи? Как проводить спринты, чтобы никто вас не отвлекал? За что необходимо взять на себя ответственность? Когда стоит разобрать почту? На какое время запланировать встречи? Как будете оценивать свой день?

Ответы помогут составить план дня. Не стремитесь, чтобы он был идеален. Анализируя происходящее, со временем вы найдёте лучший вариант.

С чего следует начать совершенствование

Составьте простой план. Совсем не обязательно пытаться освоить все недостающие навыки сразу. Для начала лучше сосредоточиться на первых четырёх, которые вы будете практиковать ежедневно:

  • Расстановка приоритетов и определение задач на день.
  • Работа спринтами.
  • Медитация — когда почувствуете страх, неопределённость или неуверенность.
  • Анализ в конце дня и корректирование плана.

Отметьте, что вы будете делать и как. Получившийся план покажите кому-нибудь из знакомых и отчитывайтесь перед ним каждый день в течение недели. Пообещайте каждую неделю рассказывать о своих успехах, трудностях и о том, как вы подготовитесь к началу нового семидневного периода.

Каждый вечер уделяйте 10 минут на анализ того, как прошёл ваш день и выполнили ли вы все пункты плана. Записывайте, что получилось, что помешало, как можно ускорить движение вперед.

Со временем спринты, медитация и другие навыки будут даваться вам легче. Тогда начните осваивать новые эффективные подходы, постепенно совершенствуя свою систему. Главное — не забывайте о практике.