Как перестать тратить рабочее время на бесполезные занятия

1. Проводите как можно меньше совещаний

За неделю мы проводим до четырёх часов на совещаниях. Больше половины из этого — пустая трата времени. Если у вас есть возможность, постарайтесь сократить количество совещаний.

• Продумайте количество участников. Не приглашайте коллег на совещание просто на всякий случай. Пусть они лучше проведут время продуктивнее, занимаясь своей работой.
• Часто хорошей заменой совещаний могут стать разговоры с глазу на глаз. Гораздо проще сначала обсудить детали проекта с ответственным за него сотрудником и только потом представлять идею всему коллективу.
• Перед тем как назначить официальное совещание или поприсутствовать на нём, тщательно обдумайте, какой информацией вы собираетесь поделиться с коллегами. Чаще всего основную информацию можно сообщить каким-то другим способом, например дать ссылку на документ, написать в чате или даже просто передать устно за чашкой кофе. Тогда сотрудники смогут отреагировать на вашу информацию, не нарушая свой рабочий процесс.

2. Измените взаимодействие с коллегами

Конечно, сотрудничество обычно помогает повысить продуктивность. Но не всё так просто. По данным опросов, каждого сотрудника в среднем отвлекают семь раз за час. И 80% таких отвлечений — мелкие незначительные дела.

Поэтому вместо того чтобы задавать вопрос, как только он придёт вам в голову, не спешите отвлекать коллег. Составляйте список, а потом спрашивайте всё разом, когда сотрудник освободится. Кроме того, часто бывает, что через какое-то время мы сами находим ответ на свой вопрос или понимаем, что первые три вопроса просто подводили нас к одному большому четвёртому.

Если отвлекают вас, необязательно разрабатывать сложную систему связи с коллегами. Например, чтобы подать сигнал «Не беспокоить», обычно достаточно надеть наушники. Если это не помогает, попробуйте перейти в другую часть офиса, где вам не будут мешать. Большинство коллег привыкнет к таким сигналам и не станет беспокоить вас, когда вы заняты.

3. Сократите поток электронной почты

Проблема не в самой электронной почте, а в том, как мы её используем. Если раньше электронные письма содержали большой объём информации, сейчас они стали больше похожи на СМС. В типичном письме теперь содержится от 5 до 43 слов — краткая информация и простые уточняющие вопросы. Такие письма быстро множатся в папке входящих, грозя буквально утопить вас в потоке непрочитанных сообщений.

Например, с помощью различных мессенджеров можно быстро отправлять короткие сообщения и отвечать на них без лишней официальности, которую навязывает электронная почта. А в комментариях к документам с открытым доступом несколько человек сразу могут оставить свои предложения по какому-то проекту, вместо того чтобы захламлять ими почтовые ящики своих коллег.

4. Работайте из дома и высыпайтесь

Хорошо отдохнувший сотрудник часто за шесть часов сделает больше, чем невыспавшийся за все десять. Поэтому работа из дома для многих становится идеальным вариантом. А благодаря современным средствам связи сотрудникам необязательно находиться в одной комнате, чтобы решить какой-то вопрос.

Конечно, в некоторых сферах деятельности более тесное общение с коллегами необходимо, но один или два рабочих дня в неделю, проведённых дома, будут полезны представителям любой профессии. Это даст возможность сосредоточиться на собственном проекте и просто отоспаться. Главное — найти такой еженедельный ритм, который будет удобен и вам, и вашей команде.

5. Чаще делайте перерывы

Перерывы важны не меньше, чем сама работа. Однако простой перемены деятельности часто недостаточно. Чтобы перезарядиться, нужно вставать из-за стола через каждые полтора часа.

Для творческих людей полезны более длительные перерывы, например обед с друзьями или прогулка. Такой перерыв — то, что нужно, чтобы непродуктивное послеобеденное время превратилось в творческий прорыв.

Пусть такие перерывы фактически сократят количество рабочих часов, зато вы будете работать эффективнее в остальное время. Действительно продуктивно провести рабочий день можно, только отдыхая и восстанавливаясь.