Что такое кайдзен и как он помогает становиться лучше людям и компаниям

Что такое кайдзен

Это японская бизнес-философия What is Kaizen / Investopedia , которая позволяет выстроить и наладить работу в компании. У слова «кайдзен» несколько трактовок, основная — непрерывное улучшение.

Сам по себе кайдзен не предлагает готовой пошаговой стратегии, которой можно следовать, чтобы всё было хорошо. Универсального учебника-инструкции по кайдзен тоже нет. Это скорее набор идей и принципов, на которые стоит опираться.

Базовый постулат кайдзен звучит примерно так: маленькие шаги в нужных направлениях помогают получить многое.

Это значит, чтобы добиться впечатляющих результатов, нужны не кардинальные инновации, а медленная и постепенная, но ежедневная работа.

Считается, что впервые кайдзен внедрили Toyota Production System / Toyota в компании Toyota после Второй мировой войны. И это помогло восстановить производство, отладить рабочие процессы и увеличить прибыль. Поэтому в основном эту систему применяют именно в компаниях и на производствах. Хотя персональный кайдзен тоже в принципе возможен.

Из каких элементов состоит кайдзен

Поскольку никакой официальной «библии» кайдзен не существует, в описаниях этого подхода возникает некоторая путаница.

Например, на сайте Института Кайдзен (да, есть и такой) автор книги «Кайдзен. Ключ к японской стратегии успеха» Масааки Имаи даёт Definition of Kaizen / Kaizen Institute такие пять элементов, которые ещё называют ядром кайдзен.

1. Узнайте своего клиента. Это означает, что нужно чётко представлять портрет человека, которому вы предоставляете услуги или продаёте товары: его ценности, желания, потребности и боли.
2. Избавляйтесь от мусора. Кайдзен тесно связан с идеями концепции zero waste («ноль отходов») и бережливого производства. Впрочем, этот принцип можно понимать и более широко: стремиться к тому, чтобы не использовать в работе ничего лишнего, брать только то, что действительно нужно, уничтожать мусор и физический, и информационный.
3. Отправляйтесь на «производство». В оригинале используется слово gemba, которое с японского можно перевести как «место, где происходит работа». Суть этого элемента кайдзен в том, что руководитель должен хорошо понимать рабочие процессы и бросить все силы на то, чтобы внедрять изменения в первую очередь там.
4. Опирайтесь на факты. На статистику, изменения значимых показателей и конкретные цифры, а не на собственные ощущения.
5. Вдохновляйте команду. В данном случае речь идёт о том, чтобы ставить людям конкретные цели и помогать идти к ним.

В разных источниках встречается ещё несколько принципов, которые связывают с кайдзен.

1. Собирайте мнения сотрудников. Кайдзен предполагает, что каждый член команды должен быть услышан, если ему есть что сказать. Можно устраивать совместные мозговые штурмы, проводить индивидуальные интервью или поставить «коробку для предложений». Идеи, которые высказывают люди, следует рассматривать и потихоньку внедрять, если они того стоят.
2. Откажитесь от перфекционизма. Лучше неторопливая ежедневная работа, чем попытка сделать всё безупречно.
3. Ищите корень проблем. Нельзя принимать сложности и неполадки как данность. Нужно минимум пять раз спросить себя, почему так происходит, чтобы докопаться до сути и найти решение.
4. Избегайте статус-кво. Это значит, что необходимо стремиться не к стабильности и равновесию, а к непрерывному развитию.
5. Поддерживайте личную дисциплину. Каждому члену команды нужно соблюдать правила тайм-менеджмента и работать над собой.
6. Укрепляйте командный дух. У людей в компании должны быть общие понятные цели, ценности и принципы. Это вдохновляет, мотивирует, помогает всем двигаться в одном направлении и работать слаженно.

И, наконец, третий набор принципов кайдзен касается бережливого производства. Он состоит из пяти S:

• Seiri (сортировка). Сортируйте рабочие инструменты, подходы и задачи, выявляйте то, что на самом деле не нужно.
• Seiton (систематизация). Держите рабочее место в порядке, для каждого инструмента и предмета найдите чётко определённое положение. Причём не так важно, работаете ли вы у станка, за мольбертом или в офисе за столом.
• Seiso (содержание в чистоте). На рабочем месте должно быть чисто. Убирайте его в конце каждого дня.
• Seiketsu (стандартизация). Доведите предыдущие три действия до автоматизма и сделайте их стандартом.
• Shitsuke (совершенствование). Проверяйте, насколько система эффективна. Устраняйте проблемы и улучшайте рабочие процессы.

Как внедрять изменения с помощью кайдзен

Эта система всячески приветствует What is Kaizen / Investopedia подход PDCA (Plan — Do — Check — Act), или, как его ещё называют, цикл управления Деминга — Шухарта. Из аббревиатуры понятно, что он состоит из четырёх этапов:

1. Планируй. Перемены не должны быть спонтанными, всегда нужно сначала проанализировать ситуацию и составить стратегию.
2. Действуй. В случае кайдзен это значит попробовать внедрить какое-то небольшое улучшение.
3. Проверяй. Следует изучить, как предыдущий шаг отразился на работе компании или на личных результатах, сравнить показатели, поговорить с коллегами, которых затронули изменения.
4. Корректируй. При необходимости нужно устранить возникшие проблемы, немного изменить подход или вовсе отказаться от улучшений, если они не сработали.

Как стать продуктивнее с помощью кайдзен

Изначально эта философия направлена на компании и большие производства, но её принципы вполне работают M. F. Suárez‐Barraza, J. Ramis‐Pujol, S. Mi Dahlgaard‐Park. Changing quality of life through the Personal Kaizen approach: A qualitative study / International Journal of Quality and Service Sciences и для каждого отдельного человека.

Писатель Роберт Маурер, автор книги «Шаг за шагом к достижению цели. Метод кайдзен», и блогер How to apply Kaizen in your personal life / Medium Гейл Курцер-Майерс предлагают несколько идей, как внедрить кайдзен в повседневную жизнь.

1. Ставьте себе маленькие цели

«Запустить свой бизнес» или «начать зарабатывать в два раза больше» звучит как что-то страшное и неподъёмное. Но если разбить эти большие цели на много маленьких, будет куда проще и понятнее.

Например: «собрать идеи для своего бизнеса», «изучить рынок и конкурентов», «подсчитать расходы», «составить бизнес-план». Чем сильнее удастся раздробить эту огромную глыбу, тем лучше.

Такой подход уже может быть вам известен: в классическом тайм-менеджменте его называют «съесть слона по кусочкам».

2. Задавайте себе маленькие вопросы

Указания в духе «Начни заниматься йогой каждое утро» действуют плохо. Зато найти мотивацию и разобраться в себе помогают правильно заданные вопросы:

• Чего мне не хватает, чтобы заниматься йогой каждое утро?
• Что я могу купить, чтобы задача стала проще и приятнее, может, новый коврик и красивую удобную одежду?
• Какие небольшие действия помогут мне выработать эту привычку — собирать одежду и коврик с вечера, прочитать пару статей о пользе йоги, ложиться спать пораньше?

3. Двигайтесь маленькими шагами

Роберт Маурер в своей книге приводит хороший пример. Врач пыталась уговорить пациентку регулярно заниматься спортом по 30–60 минут в день. Идея явно не вызывала у пациентки энтузиазма. Тогда ей предложили просто маршировать перед телевизором всего 1 минуту каждый вечер. И это ей вполне удалось. Когда такие «тренировки» вошли в привычку, пациентка постепенно увеличивала время и сложность занятий и таким образом сделала спорт частью своей жизни.

Так что маленькие шаги — ключ к большим переменам.

4. Избавляйтесь от мусора

Причём во всех смыслах этого слова. Выкидывайте ненужные бумаги, сломанные кисти и неработающие блендеры. Удаляйте программы, которыми не пользуетесь. Устраняйте пожирателей времени и меняйте деструктивные привычки. Работайте с установками и мыслями, которые лишают вас сил и портят настроение.

5. Держите рабочее место в чистоте и порядке

Каждой вещи — своё место. Это дисциплинирует, помогает настроиться на работу и упорядочить мысли.

6. Становитесь лучше каждый день

Главная идея кайдзен — перемены должны происходить каждый день. Пусть и крошечные, не всегда заметные.

Пройти на 10 шагов больше обычного, выучить два английских слова вместо одного, прочитать несколько страниц книги, просидеть в телефоне на 5 минут меньше, чем вчера, — всё это имеет значение и приведёт в итоге к хорошим результатам.