Как избежать бумажного кошмара в офисе: 10 советов

Когда много работы, времени на уборку стола и сортировку бумажных отчетов-счетов-договоров (список можно продолжать бесконечно) катастрофически не хватает. Мы откладываем все это на более благоприятный период, который все никак не наступает. И в итоге иногда среди гор бумаг можно просто потеряться.

©photo

Почему это происходит? Вот несколько ответов.

1. Скорость прибывания количества документов превышает скорость их обработки.

2. Нет отработанной системы обработки и хранения бумаг.

3. Решение о том, что делать с бумагами откладывается и в итоге они скапливаются в огромные горы.

4. Человек не может решить, какие документы нужно сохранить, а какие можно выбросить.

5. Человек не может выделить достаточное количество времени на то, чтобы разобраться с бумажным потоком.

Что же нужно сделать для того, чтобы работа с документами не превратилась в сплошной кошмар?

1.

Выделите специальное время для работы с бумагой (обработка, сортировка, хранение). Хотя бы раз в неделю обрабатывайте входящие документы и откладывайте в папки те, которые все-таки стоит сохранить.

2.

Сортируйте входящую почту. Оставляйте на столе только те документы, которые требуют срочного просмотра. Остальные складывайте в папку. Почтовые рассылки различных магазинов лучше сразу отправить в мусорную корзину.

3.

Избавляйтесь от таких документов, как бюлетени из церкви, рекламные проспекты, взятые на выставках или у страховых агентов, если точно знаете, что не собираетесь воспользоваться их услугами. Не складируйте их у себя на столе — это только запутает вас и добавит горам документов солидности.

4.

Избавляйтесь от тех журналов, в которых вы читаете только некоторые статьи. Оставляйте только те, которые прочитываете от корки до корки.

5.

Установите для прочитаных журналов и газет конечный срок хранения. Когда срок истечет, выбрасывайте без сожаления.

6.

Храните неподалеку от рабочего стола только те документы, с которыми вы будете работать. Или которые будут использованы в ближайшее время.

7.

Создайте свою систему хранения бумаг, чтобы при необходимости вы могли найти нужный документ без переворачивания вверх дном всех папок и ящиков.

8.

На своем рабочем столе держите только те бумаги, с которыми будете работать в ближайшее время. Причем срочные бумаги должны лежать ближе к вам, чем те, с которыми можно поработать немного позже.

9.

Храните бумаги, которые должны быть прочитаны не срочно, подальше от рабочего стола. Это может быть полка, столик возле дивана или ваш портфель, чтоб читать по дороге домой или в самолете. “Должны быть прочитаны, но не срочно” означает, что если вы не прочтете эти бумаги в ближайшее время, это не повлечет за собой негативных последствий. Бумаги для чтения не стоит совмещать с бумагами, которые требуют неотлагательных действий.

10.

Бумаги, с нужностью и срочностью которых вы еще не определились, лучше скалдывать в отдельную папку с названием “Возможности”. И положите ее подальше от стола. Периодически просматривайте эту папку — возможно некоторые документы могут быть как раз кстати. Выделяя для таких бумаг отдельное место не на вашем рабочем столе, вы избавляетесь от бумажных завалов и облегчаете себе работу.

(via)