Как успешные люди управляют своим временем

Куда девается время? Мы частенько задаёмся этим вопросом. Ищешь баланс между работой и жизнью, пытаешься всё оптимизировать, но в итоге просто идёшь и снова отдаёшь личное время на алтарь работы. Почему так? Есть ли выход? Наверняка есть, ведь существуют же таланты, способные успевать всё и везде. Да и талант ли это? Может, магия? На самом деле нет. Они такие же люди, не супергерои, просто делают кое-что более правильно, и в сумме эти «кое-что» позволяют им всё успевать, не испытывая при этом дополнительного стресса и сохраняя прекрасное настроение на выходные.

Лаура Вандеркам — автор серии книг, написанных на основе интервью c самыми успешными людьми нашего времени. Они лучше других познали мастерство управления своим временем, а значит, и жизнью. Оказалось, что все эти люди, будь то создатель методологии GTD Дэвид Аллен или главный исполнительный директор Pepsi, используют одни и те же приёмы и техники.

Ведите учёт времени

Проводя одно интервью за другим, Лаура снова и снова слышала один и тот же совет. Кажется, будто успешные люди буквально одержимы одним вопросом: «Что ещё я мог бы сделать за тот час?». Они планируют своё время, а затем отслеживают и анализируют временные затраты.

Первый вопрос, который вы должны задать себе, звучит так: «Куда на самом деле уходит моё время?». Тут не нужны ваши доводы и предположения. Вы просто берёте и узнаёте, куда на самом деле девается время. Как? Вы не получите эту информацию, лёжа на диванчике и гадая о возможных временных затратах на дела, которые вы смутно припоминаете.

Чтобы узнать истину, нужно вести учёт времени. Почасово.

Такой бескомпромиссный подход может оказать на вас отрезвляющий эффект либо загонит вас в уныние. Однако он в любом случае работает.

Нельзя полагаться на свой мозг в вопросах времени. Всё нужно фиксировать. Такая стратегия помогает решать и другие проблемы, в том числе с лишним весом. Проводившаяся в 2012 году программа по снижению веса дала однозначный результат: участники, которые вели журнал питания, худели намного эффективнее, нежели те, кто пренебрегал логированием. Фиксация потребляемой еды пробуждает в человеке ответственность за то, что он ест, и это же работает со временем. Ведя журнал времени, вы будете ощущать ответственность за бессмысленно проведённые часы.

Учёт времени скрывает в себе ещё один весомый плюс. Вы наконец-то узнаете, сколько времени уходит у вас на то или иное дело в действительности, а не исходя из ваших оптимистичных предположений.

Если ежедневно в 10 часов утра у вас в планах совещание длительностью 60 минут, но на практике вы никогда не укладываетесь даже в 90 минут, то пора уже пересмотреть свой день и перестать планировать что-то на 11:00.

Ещё один плюс учёта времени — возможность увидеть оптимальные временные окна для конкретных задач. В какие часы вы наиболее собранны? Я — утром. Значит, я буду выполнять самую сложную задачу утром.

Итак, мы разобрались с учётом времени и ведём свою микрохронологию ежедневных событий. Что дальше? Нужен план! И не какой-то маленький простенький план, а конкретный такой план.

Распланируйте всю неделю

Как влияет деятельность исполнительного директора на продажи? Индийское исследование показало, что эффективность компании растёт, если CEO работает большее количество часов. Это ожидаемо и одновременно печально. Но вот куда более интересная статистика: эффективность компании росла куда больше, если CEO проводил эти часы в соответствии с разработанным планом.

Кэл Ньюпорт, профессор Джорджтаунского университета и гуру организации, подтверждает и соглашается с этими выводами: «Списка дел недостаточно. Дела нужно привязывать ко времени».

Как вы планируете? Подумайте о двух вещах: в чём вы хороши и что делает вас счастливыми?

Успешные люди тратят максимально возможный процент времени на свои основные обязанности, стараясь игнорировать, минимизировать либо делегировать всё остальное.

Они тратят время на задачи, в которых они лучшие, и это приводит к значимым результатам. Бухгалтер должен считать, писатель — писать. Любая другая деятельность вписывается в это правило.

Также Лаура считает необходимым создание длинного списка занятий, которые приносят вам удовольствие. Звучит странно, но это работает. Вместо попыток что-то придумать на ходу вы просто выбираете из списка и добавляете в план.

Итак, план готов. Теперь можно перейти к одному трюку, который позволяет получать положительную отдачу в долгосрочной перспективе.

Проводите утренние ритуалы

Что такое утренний ритуал? Это важное, но не срочное занятие, возможно, вообще без дедлайна либо процессное, повторяющееся. Вас не поругают, если вы не выполните его к точно обозначенной дате. Чаще всего такими занятиями являются долгосрочное планирование и спорт. Мы понимаем, что эти вещи важны, их нужно делать, но всегда откладываем.

Оказывается, у абсолютного большинства людей абстракное понятие силы воли больше проявляется утром, а такие занятия чаще всего требуют именно внутренней мотивации. Выделяя время под утренние ритуалы для подобных занятий, вы получите положительный результат в перспективе. Можете называть это долгосрочным вложением. Один из собеседников Лауры во время интервью сказал: «Каждый день у меня работа, а утром — карьера».

Что дальше? Мы разобрались со временем, планированием и утренними делами. Пора взяться за дело ещё жёстче.

Распланируйте выходные

Вот прямо сейчас многие из читающих эту статью могут сильно возмутиться. ЧТО? МОИ ВЫХОДНЫЕ! МОЁ СВОБОДНОЕ ВРЕМЯ!

Успокойтесь. Вам не предлагают работать в выходные. Просто отдых тоже нужно спланировать, иначе он может и не случиться. Есть люди (их много), которые запоминают из выходных только одно: «Я оторвал себя от постели, и тут уже выходные подошли к концу».

Вы не станете счастливее, проводя выходные в безделии, а статистические исследования по теме говорят ещё и о том, что зачастую люди занимаются в выходные не тем, что приносит им счастье и удовольствие, а тем, что проще всего сделать. Очевидно, проще всего ничего не делать, а потому нужно планировать отдых, чтобы наконец-то сменить гниение на диване на что-то радостное.

Как выглядит план на выходные? На самом деле, в нём нет ничего серьёзного. Запланируйте 3–5 мероприятий.

Датское исследование показало, что люди, проводящие выходные на выездах и в турпоходах, счастливее тех, кто не отдыхает активно в выходные. Это ожидаемо. Неожиданно то, что уровень счастья был выше всего не во время отдыха, а именно в ожидании. Даже если до события оставалось ещё два месяца.

Ожидание приятного момента делает нас счастливыми. Даже если вы так и не сделали что-то приятное из запланированного на выходные, вы всё равно испытали счастье ожидания. Счастье и лень, как прекрасно!

Как победить ужас ожидания понедельника

Вечер пятницы — это весело, потому что завтра выходной. Суббота — это весело, потому что завтра выходной. Воскресенье? Блин, завтра понедельник. Может получиться так, что вы проснётесь воскресным утром уже с мыслью о понедельнике и будете страдать весь день. Исследования показали, что воскресенье — самый грустный день недели. Как превратить его в эмоционально положительный день? Запланируйте на него увеселительные мероприятия, которые лучше других позволяют вам расслабиться и забыться, но не мешают проснуться в хорошем состоянии утром понедельника. ;)