Как остановить поток входящих задач и навести порядок в делах

На днях, с одним знакомым, состоялся разговор на тему управления рабочими задачами. Он задал вопрос – «Каждый день мне поступает задач больше, чем могу выполнить. Количество отложенных задач все увеличивается и увеличивается, а хаос возрастает. Как это остановить?» Вопрос актуален для многих. Многие знакомы с чувством беспомощности, которые испытывает человек под натиском входящих задач и, все увеличивающегося, списка дел. Вот 5 шагов по выходу из хаоса.

Совет №1 — Просто остановитесь…

1. … точнее остановите входящий поток. Для того чтобы разобрать работающий механизм, его нужно для начала остановить. Вы не сможете привести в порядок задачи пока они продолжают поступать к вам бурным потоком. Так что остановите поток. Не принимайте новые задачи и возьмите паузу. Такая остановка не только позволит вам спокойно разобрать текущий список дел но и сконцентрироваться только на этом. В общем, совет номер 1 – соберите все задачи в один список и не принимайте новые пока не наведете порядок в списке. Ремарка – список дел находится «в порядке» когда вы понимаете все что нужно сделать, чувствуете определенный контроль и довольны собой. Последний пункт наиболее важный. Это не шутка. Вы должны вернуть себе чувство удовлетворения.

2.

Оцените временные затраты

. Следующее, что необходимо сделать, это оценить, сколько времени понадобится для каждой задачи. Высокая точность оценки здесь не нужна. Оцените «на глазок». Главное чтобы вы смогли понять – сколько всего времени надо потратить, чтобы выполнить все задачи в списке. Может получится так, что по предварительным оценкам, на весь список вам потребуется 2 месяца чистого рабочего времени. Если эти задачи не распределены во времени, таким образом чтобы вы реально могли их выполнить, значит список абсурден и требует оптимизации. 3.

Оптимизируйте список

. Не простое дело. По одной причине – для оптимизации требуется серьезная и критическая оценка своих дел.

• Отдайте другим все что они могут сделать без вас. Есть сомнения? Думаете вы справитесь лучше? Все равно отдайте и поставьте напоминание о контроле.
• Группируйте задачи. Выделите время для обработки почты и звонков. Делайте похожие дела подряд. Это экономит время.
• Отложите все что можно сделать позже. Даже дела связанные с клиентами можно перенести. Просто организуйте это. Распределите контакты с клиентами более равномерно. Измените сроки там где это можно сделать. Освободите себе пространство для маневра.
• Удалите все что утратило актуальность. Безжалостно убивайте задачи, целесообразность которых сомнительна.

4.

Выполняйте задачи по порядку

. Отсортируйте список задач от меньшего к большему. Это значит что вначале идут самые короткие по времени дела. Сделайте все дела, требующие меньше 30 – 40 минут. Делайте их подряд, пока не кончатся. Обо всем остальном забудьте. Когда короткие задачи закончатся, окиньте список взглядом. Наверняка он уже стал более реальным и с ним можно работать. Может быть вы даже можете возобновить поступление задач. В любом случае, распланируйте все оставшиеся задачи так, чтобы вы почти со 100% вероятностью смогли их выполнить в назначенные сроки. И создайте еще себе резерв времени в 15–20% от времени требуемого на решение задачи. Сейчас лучше недоделать, чем переделать. 5.

Скажите «Нет» жесткому планированию

. Ни в коем случае жестко не ограничивайте время и срок выполнения задач. Сейчас жесткое планирование является вашим врагом. Жесткое планирование эффективно в ситуации относительно стабильного контроля. Сейчас все очень шатко. Так что дайте себе время и долю вольности. Не загоняйте свой мозг в рамки. Иначе придете туда откуда начинали. Вам необходимо спокойно, размеренно выполнять задачи из списка, в установленном порядке. Еще раз – по порядку. Не беритесь за выполнение задачи пока не закончите предыдущую. Одна задача в один момент времени. 

Пять вышеописанных шагов доказали свою эффективность на практике. Они эффективны в целях “тушения пожаров” и “разгребания завалов”, но работу нужно строить так, чтобы такие ситуации не возникали. Как вы считаете, что нужно делать чтобы не доводить до крайностей?