Как распланировать неделю, объединив рабочие задачи, маникюр и прогулки: рассказывает иллюстратор Женя Шубина

Женя Шубина

Иллюстратор, AI-креатор, основательница и лидер клуба для девушек, которые учатся рисовать.

Чем я занимаюсь и зачем мне планирование

Я художник-иллюстратор, рисую на заказ, сотрудничаю с крупными брендами. Это первое направление моей работы. Кроме того, я около 10 лет учу рисовать. Пять лет назад мы с партнёром создали клуб для девушек, в котором сегодня уже очень много различных онлайн-курсов. Есть уроки и для начинающих, и для тех, кто давно рисует и хотел бы улучшить навыки или поработать над стилем. 

У нас есть приглашённые эксперты, но большую часть онлайн-курсов я разработала с методологом и записала сама. Клуб — это второе направление, которому я отдаю очень много времени.

Вдобавок к этому с осени прошлого года у меня появилось ещё одно, третье направление. Это создание иллюстраций с помощью нейросетей. Я безумно этим увлеклась: 4–5 месяцев изучала всё, что могла найти, про нейросети. Поняла, что нет единого курса, в котором всё было бы разложено по полочкам. Так, чтобы можно было начать с нуля и дойти до уровня, когда можно брать коммерческие заказы на свои генерации. Я разработала и записала такой курс. И при этом сама брала заказы на различные иллюстрации, паттерны, анимационные проекты, созданные с помощью нейросети.

Кроме этих трёх направлений, у меня был ещё один долгосрочный проект — я делала капитальный ремонт в своей квартире. Он длился около года. Я делала запуски, проводила вебинары, разрабатывала и записывала уроки, проверяла выполненные задания учениц. Работала над собственными иллюстраторскими заказами и генерациями. И ещё разбиралась в стройматериалах, искала фурнитуру и занималась другими делами, связанными с ремонтом.

Это был огромный стресс. Сейчас ремонт окончен, но рабочих и бытовых задач всё равно много. Иногда у меня бывают периоды, когда я почти не использую инструменты для планирования — просто держу основные дела в голове. Но чаще без структурированных планов не обойтись.

Какие инструменты я использую для планирования

В детстве я даже в магазин не ходила без списка, если нужно было купить больше трёх продуктов. И сейчас я тоже записываю все дела и задачи. Раньше заносила всё по старинке в ежедневник, использовала заметки на смартфоне. Пробовала Todoist и Notion. Но эти инструменты казались мне не очень удобными.

Потом я нашла подходящую программу — это приложение Things 3. За него необходимо заплатить, но для меня это очень удобный планинг. Там есть список дел, который, если чего-то не успеешь, просто перемещается на следующий день. Ничего не надо переносить — всё происходит автоматически.

Ещё там можно создать несколько проектов. Это аналог папки — там можно фиксировать все дела, которые относятся к конкретной сфере деятельности. Например, у меня там есть проект «Онлайн-школа». Внутри каждой такой папки тоже можно создавать различные списки дел, а в каждом пункте добавлять подпункты. Я таким образом пишу себе программу каждого курса для онлайн-школы. Подпункты — список конкретных уроков, которые мне нужно придумать и записать для курса.

У этой программы есть бонус: очень приятно заходить в каждый список и ставить галочку возле выполненной задачи.

Ещё часть моих планов хранится просто в заметках. Там я тоже составляю списки дел. Потом могу перенести задачу в приложение — уже с точным временем выполнения.

И третья часть моей системы планирования — календарь на айфоне. Она очень удобна, если у вас могут быть совместные планы с другими людьми. Например, очень удобно синхронизировать календарь с партнёром. Сразу видно, когда он занят, — на это время можно поставить какую-то свою задачу. И обоим всегда понятно, когда можно запланировать общие задачи.

Эти три инструмента я сейчас активно использую.

Как я планирую рабочий день и неделю

У меня одно расписание и для рабочих, и для личных дел. Я их не разделяю: такой подход помогает мне чередовать работу с отдыхом и не выгорать. Чёткого времени начала и окончания рабочего дня тоже нет. Выходные могут быть плавающими — например, я решаю освободить среду. Но обычно я отдыхаю в субботу и воскресенье, хотя могу немного поработать в один из дней — выполнить какую-то лёгкую задачу.

Текущие дела планирую на неделю. Крупные — например, какое-то важное мероприятие или поездку, конечно, вношу в расписание заранее.

Ещё у меня на неделе есть 2–3 дня, когда я вечером сажусь и уточняю планы на ближайшие дни. На этот процесс я тоже выделяю отдельное время.

Есть дела, которые я добавляю в список сразу же. Они железно окажутся в плане, несмотря ни на что. Например, встреча с психологом. Я никогда и ничего не назначу на это время. А после встречи я обычно захожу в кафе, чтобы поужинать. И это время тоже я не трогаю.

Раньше я так не делала — у меня в графике была куча созвонов и других задач, а о восстановлении я могла забыть. Но теперь я слежу за балансом.

Рабочие задачи я ранжирую по важности и сложности. Главное — даже не время, а энергетические и эмоциональные затраты на задачу. Я стараюсь ставить в план не более 2–3 сложных дел в день. Например, это могут быть два больших и серьёзных созвона. Или подготовка и запись урока. 

Чтобы создать 20-минутное видео, мне нужно собрать информацию, структурировать её, подготовить лекцию и уже потом записывать. Может быть, потом что-то придётся переделать — такое тоже бывает. Поэтому запись урока — это целый день. 

Такое же крупное дело — работа над заказанной иллюстрацией. В один день я выделяю отдельное время на эскизы, в другой — на чистовик, в третий — на правки от клиента.

Возможно, в плане будет всего одно важное дело. Например, я готовлюсь к двухчасовому онлайн-вебинару, а на следующий день его провожу. По затратам сил и эмоций это всё равно что непрерывно работать пять часов подряд. Поэтому других сложных дел в эти дни уже не будет, если не случится какой-нибудь форс-мажор. Зато я могу добавить в расписание долгую прогулку после вебинара и пойти домой пешком — это поможет восстановиться.

В свободные окна можно добавить мелкие задачи, которые не требуют серьёзных усилий, среди них — и бытовые дела. А ещё день, когда у меня есть особенно сложные проекты, я стараюсь уравновесить чем-то расслабляющим. Например, походом на маникюр. И вообще в такие дни я стараюсь вписать в свободные окна не только работу, но и мелкие приятные штуки.

Всё это — о делах, которые я добавляю в расписание в приложении Things 3. Но кроме них есть и те, что я выполняю каждый день, и поэтому не вижу смысла записывать их снова и снова. Например, в 9:00–9:30 утра я всегда пишу план и снимаю материалы для моих ежедневных Stories. Есть помощница, которая это монтирует и выкладывает, но я каждое утро обязательно отправляю ей записи. 

Второе такое дело — «утренние страницы», только я ничего не пишу, а рисую что-нибудь в скетчбуке. Эти занятия я не вношу в расписание. Кроме того, я могу порисовать 20–40 минут в течение дня на айпаде. Например, в кафе — просто так, для себя. Этого тоже в плане нет, а планшет у меня всегда с собой.

Что я делаю в случае форс-мажора

Бывает, что какую-то задачу я не успеваю закончить. Например, мне не нравится, как я записала урок, и я вижу, что лучше его переделать. Раньше мне было психологически сложно перенести или отложить такой проект. Казалось, я обязательно должна всё завершить сегодня, иначе буду мучиться и постоянно думать о незаконченном деле. Но сейчас я спокойно переношу задачу на следующий день. Или на ближайшее свободное окно. Я знаю, что сделаю всё быстрее и лучше, когда отдохну.

Порой случаются форс-мажоры, когда мне необходимо закончить дело как можно быстрее, отложить его нельзя. Тогда я какое-то время не думаю о балансе и сдвигаю рабочее время. Например, сажусь что-то писать или рисовать вечером и заканчиваю после 22:00.

Бывает, что вечером я отдыхаю, но утром встаю в 7 часов и сажусь за работу. Однако это единичные случаи, а не норма. И после такого марафона я стараюсь выделить в расписании дни для отдыха.

Я перфекционист, мне очень важны чёткие планы и видимые результаты. Но около 20% времени в неделю я могу оставить свободным — для импровизации. Конечно, если нет срочных задач. Это может быть целый день, который чётко не распланирован, — расписание может быть совсем пустым. Или там будет только одно дело — например, прямой эфир с проверкой работ учениц. 

Всё остальное время я импровизирую — занимаюсь тем, что привлекает прямо сейчас. Скажем, мне хочется порисовать людей вокруг, и я это делаю, не обращая внимания на время. Или просто гуляю в парке. Я не переживаю, что чего-то не успею, потому что следующие дни снова чётко расписаны. Такие свободные окошки мне очень помогают восстанавливать силы и не выгорать.

Как я заканчиваю задачи

Мне очень важно отметить, что дело закончено, и я обязательно делаю это. В заметках ставлю точку или зелёную галочку рядом с каждым пунктом. Ну а в Things 3 все задачи, возле которых я делаю отметку о выполнении, потом переносятся в архив. И я всегда могу зайти в историю, чтобы посмотреть, сколько всего я уже сделала.

Когда кажется, что проект не движется и я вообще непонятно чем занимаюсь и ничего не успеваю, то заглядываю в эту папку. А там огромные списки — на скриншотах только пример. Я вижу, что и сегодня уже кучу всего успела. Это помогает не обесценивать свои усилия, а наоборот — увидеть, что ты молодец, и зарядиться мотивацией.