Самые важные нововведения Microsoft Office 2016, о которых нужно знать

Word, Excel и PowerPoint — флагманы любой версии Microsoft Office, поэтому именно их коснулись наиболее серьёзные изменения. В первую очередь мы поговорим об общих улучшениях продуктовой линейки, после чего коснёмся особенностей отдельных программ.

Соавторство

В новейшей редакции офисного пакета наконец нормально реализована совместная работа над документами. По заявлению компании, функция актуальна для Word, Excel и PowerPoint. Но есть существенное отличие.

Последнее действительно удобно, круто и… привычно для пользователей Google Docs. :) Как бы там ни было, теперь компании из Редмонда не стыдно смотреть в глаза конкурентам.

Попутно Microsoft пришлось кое-что доработать:

• Новое меню общего доступа. Его можно вызвать через одноимённую кнопку, расположенную в правом верхнем углу окна программы. Приглашайте коллег с помощью контактной книги или электронной почты, разрешайте внесение изменений, настраивайте автоматическое отображение изменений и генерируйте ссылки для совместного доступа за минимум времени. Меню показалось мне очень логичным и практичным.
• Доступ со всех платформ. Microsoft постаралась охватить наиболее популярные рабочие среды. Поддерживаются Windows PC, Mac, Android, iOS и Windows Phone. Правда, столь желанная опция «Отслеживание и проверка изменений» в мобильных приложениях доступна только для подписчиков Office 365.
• Интеграция OneDrive. Разумеется, для работы сообща нужно подключить облако. Само собой, это собственное решение от Microsoft. От себя напомню, что совсем скоро вместимость удалённого хранилища существенно уменьшится, хотя пятёрки бесплатных гигабайт с лихвой хватит для электронных бумажек.

Соавторство в Word работает на ура. Проверено на настольной программе для Windows PC и браузерной версии Word Online. Да-да, вовсе необязательно устанавливать офисный пакет на свой компьютер каждому из участников команды. Правки в реальном времени прекрасно работают и через абсолютно бесплатный веб-интерфейс текстового редактора.

Вносимые изменения подсвечиваются разноцветными маркерами. Разделы текста, в которых работают соавторы, временно блокируются для других участников.

Темы оформления

По умолчанию в Office 2016 активирована новая тема оформления «Разные цвета». С ней каждая программа приобретает индивидуальную цветовую гамму. Например, для Word это синий цвет, для OneNote — фиолетовый, для PowerPoint — оранжевый. Так зрительно проще ориентироваться, да и надоедает меньше.

В качестве альтернатив предлагаются ещё два варианта. Как говорит сама компания, «тёмно-серая тема обеспечивает высокую контрастность и простоту восприятия, а белая тема отвечает всем требованиям к традиционному виду офисного пакета».

Щёлкните по вкладке «Файл» и перейдите к разделу «Учётная запись». Здесь можно примерить новую тему, а также задать другой фон, который немного изменит дизайн ленты.

Помощник

Бывалые пользователи Office 2003 никогда не забудут скрепочку, пёсика и котика, которые резво бегали по экрану и давали новичкам ценные советы. Дюжину лет спустя они бы смотрелись чересчур комично, поэтому редмондцы придумали им замену. Теперь обязанности штатного помощника во всей продуктовой линейке исполняет лампочка с надписью «Что вы хотите сделать?». Расположено поле по центру ленты. С его помощью легко добраться до любой функции используемой вами программы. Например, вы можете полюбопытствовать, как защитить документ Word, создать график в Excel и подписать своё письмо в Outlook.

Помощник окажется предельно полезным для тех, кто не совсем хорошо ориентируется в закладках и элементах интерфейса. Отмазки «я тут ни черта не понимаю» больше не принимаются.

Более того, помощник вобрал в себя ещё два инструмента: справку и интеллектуальный поиск. Последний отображает в правой части экрана специальное окно, в котором выводится разнообразная информация, связанная с вашим запросом. Это могут быть изображения, статьи в Wikipedia и другие полезные ссылки — вся мощь Bing в одном месте и в кратком изложении.

Добраться до интеллектуального поиска можно и по-другому. Выделите любое слово, кликните по нему правой кнопкой мыши — и вот он снова перед вами.

Рукописное уравнение

Как показывает практика, работа с таблицами и ввод формул — самые медленные операции в любой редакции Office. Microsoft прекрасно осознаёт проблему и предлагает её элегантное решение под названием «Рукописное уравнение». Новая функция в паре с вашим пальцем, мышкой или стилусом даёт возможность нарисовать формулу от руки.

От вас не потребуется серьёзной подготовки, но немного приноровиться всё же придётся. Корни, арифметические знаки и степени определяются корректно. А вот с буквами дела обстоят немного хуже, по крайней мере, с моим дрожащим почерком. Функция работает в Word, Excel и PowerPoint.

Диаграммы

Пакет 2016 существенно разнообразил средства для визуализации и детального изучения ваших данных. В Excel, Word и PowerPoint появилось шесть новых типов диаграмм: «Гистограмма» (Histogram), «Каскадная» (Waterfall), «Парето» (Pareto), «Ящик с усами» (Box & Whisker), «Древовидная» (Treemap) и «Солнечные лучи» (Sunburst).

Каждая из диаграмм имеет оптимальные условия применения. Например, «Каскадная» используется для отображения накопительного эффекта для ряда положительных и отрицательных значений, а «Ящик с усами» — для показа разницы значений в наборе данных.

Конечно, здесь придётся более детально разбираться. Но, если у вас нет такого желания или возможности, воспользуйтесь рекомендациями самой программы.

Разное

Органайзер Outlook не то чтобы сильно «разжирел», но кое-чем обзавёлся:

• Умная фильтрация входящей почты определяет письма с низким приоритетом и отправляет их в специальную папку «Несрочные» (Clutter). Так вам легче ориентироваться среди действительно важных сообщений.
• Вложения стали удобнее. Теперь почтовый клиент предлагает добавить к письму ваши недавние документы — логичный и удобный шаг. По умолчанию отправленные вложения можно редактировать, хотя запрет на внесение изменений также предусмотрен.
• «Группы» — новый инструмент для переписки, обмена сообщениями и событиями между участниками команды. Продвинутая замена спискам рассылки.
• Поиск стал быстрее и производительнее.

Помимо ранее озвученных нововведений PowerPoint может похвастаться следующим:

• Появилась функция записи видео с вашего экрана. Дополнительные опции: выбор области захвата, включение и выключение звука, а также слежение за действиями курсора. К записанному ролику можно применять стили и редактировать его (обрезать, настраивать яркость, менять размер и положение).

• Усовершенствованный экспорт презентации в видео поддерживает разрешение 1920 × 1080, что обещает более чёткую картинку на больших мониторах.
• Число стандартных стилей фигур подросло. К слову, это распространяется и на Word с Excel.

Монструозный Excel стал заоблачно серьёзным:

• Новая форма прогнозирования основана на экспоненциальном сглаживании. За предсказание трендов отвечает отдельная кнопка «Лист прогноза». Мастер прогнозирования имеет ряд настроек.

• Цитирую справку: «Microsoft Power Query — это надстройка Excel, которая повышает удобство работы в области бизнес-аналитики с самообслуживанием в Excel, упрощая обнаружение, доступ и совместное использование данных». Ранее плагин устанавливался отдельно, а теперь он входит в состав программы.
• Появилось не совсем обычное средство визуализации — 3D-карта. Сама Microsoft величает его «инновационным набором инструментов для представления данных». Выглядит действительно впечатляюще.

Заключение

Office 2016 меня порадовал. Если мелкие улучшения отдельных программ не имеют решающего значения, то такие крупные нововведения, как совместная работа и усовершенствованный помощник, должны склонить вас к обновлению. Офисный пакет продолжает своё планомерное развитие, и не стоит от него отставать.

Есть что добавить? Напишите в комментариях.