Лучшее
Рубрики
Рецепты
Промокоды
Подкасты
Сервисы
Колонки
Лучшее
Рубрики
Рецепты
Промокоды
Подкасты
Сервисы
Колонки
Теории большого мира
Новости
Здоровье
Спорт и фитнес
Покупки
Технологии
Научпоп
Отношения
Реклама
Продуктивность 30 октября 2014

Простая система продуктивности на основе MS Word

Сегодня мы познакомим вас с простой, но при этом очень эффективной системой, которая позволит вам всегда вовремя выполнять стоящие перед вами задачи.
Фото автора Карина Шлапакова
Карина Шлапакова

Продуктивность
Избранное

Современная жизнь заставляет человека постоянно нервничать: мы должны успеть завершить в срок все рабочие дела и при этом не забывать о том, что нам нужно планировать не только рабочие, но и повседневные задачи. Многие из нас хотят успевать везде и всё и ни при каких обстоятельствах не сдавать свои позиции.

У большинства из нас есть способы, при помощи которых мы отслеживаем свои задачи и проекты. Но иногда так случается, что привычные нам системы уже не помогают достигать хороших результатов. Мы начинаем отставать. Работаем неэффективно и тратим много времени на низкоприоритетные задачи. Часто забываем о встречах или о том, что нужно кому-то перезвонить или ответить на письмо.

Есть замечательная книга Лоуренса Сетона, в которой он рассказывает о том, как с лёгкостью управлять своими проектами и даже повседневными делами. Она легко читается, написана доступным языком.

В книге рассказывается о системе Projecteze, которая позволяет расписать абсолютно все стоящие перед вами задачи, начиная от бизнес-встречи и заканчивая организацией вечеринки по случаю дня рождения.

Базируется Projecteze на обычных таблицах, созданных в MS Word. Вы объединяете свои дела в простую, но при этом эффективную и наглядную систему.

Автор книги рекомендует использовать MS Word, но вам подойдёт любой привычный вам текстовый редактор, с которым вам удобно работать.

Преимущества:

  • Не нужно тратить деньги и время на то, чтобы установить новую программу — всё уже установлено.
  • Простота использования. Не нужно учиться чему-то новому, вы уже умеете работать с этой программой.
  • Быстрота. На то, чтобы редактировать и форматировать данные, не нужно много времени.
  • Доступность. Файл можно просмотреть как с компьютера, так и со смартфона.
  • Наглядность. Вы организуете все предстоящие дела в таблицы.

Вам необходимо создать таблицу, в которой будет четыре столбца: проект (название условное, это просто то, чем вы будете заниматься), дата, приоритет и конкретные шаги (в этом столбце вы пошагово расписываете всё, что вам нужно сделать для успешного завершения проекта).

Лоуренс Сетон отмечает, что система настолько проста, что единственная сложность заключается только в том, чтобы чётко её придерживаться.

Не забывайте, что расписывать можно любые задачи, а не только рабочие.

Пример:

Многие из тех, кто прочитал книгу Лоуренса, сразу же решили применить теорию на практике: создали таблицу по предложенному шаблону и заполнили её своими задачами, проектами и планами, с которыми им необходимо работать в ближайшее время.

Вы сможете сразу же увидеть, что вы уже выполнили, какие проекты близки к завершению, а на чём мне ещё вам нужно сосредоточить свои усилия. Вы сможете отслеживать все свои задачи и проекты. Сможете оперативно реагировать на всё, на что нужно реагировать. Вы не сможете увиливать от дел: каждый ваш день будет расписан, ежедневно перед вами будут стоять мини-задачи, которые требуют выполнения.

Ежедневно просматривая свой план, вы не будете ни о чём забывать, включайте в него абсолютно всё, что вам нужно делать, будь то встреча с важным человеком или телефонный звонок в курьерскую службу.

По мотивам

Источник статьи: Unclutterer.com
Обложка: Pressmaster/Shutterstock.com
Если нашли ошибку, выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Избранное
Комментарии
Андрей Шихов
30.10.14 10:12
Нефункционально и потому неэффективно.
Alex Epov
30.10.14 11:03
Изумительно! Только вот ведь незадача по большим проектам по 200-400 пунктов. А их одновременно семь-восемь, Куча промежуточных встреч жестко привязанных по времени, куча информации которую нужно под рукой иметь. Мне чтоб что-то найти - каждый раз талмут из 25 страниц перелистывать? Очень эффективно. И да, что мешает пользоваться тем-же Outlook входящим в тот-же пакет MS Office и специально для этого предназначенным? Или тем-же Evernote в разы более удобным и доступным с любого утюга?
Юрий Черноплечий
30.10.14 11:45
На основании каких критериев определяются приоритеты?
Anatoly Kolosov
30.10.14 13:56
Исходя из последствий, которые возникнут при невыполнении задачи.
Sergey Semenov
30.10.14 12:59
Я веду все свои задачи в доске https://kanbanflow.com. Наглядно все "на ладоне". По мере выполнения задачи перетягиваются между столбцами. В Ворде не эффективно. Как миниум нет гибкой управляемости. А доску (при наличии инета) можно открывать с десктопа, с гаджета.. всегда под рукой
Oleg Bondarenko
30.10.14 23:05
Ну еще порекламирую WorkFlowy http://blog.workflowy.com/2014/08/21/using-workflowy-as-a-kanban-calendar/
Фёдор Ананин
30.10.14 13:44
На основе MS Word? Да он же грузится долго. Какая может быть с ним продуктивность?
Leonid Nikolaev
30.10.14 15:06
TaskPaper c командой "(@today or @start <= 2014-10-30) and not @done" решают все вопросы намного лучше ворда, по-моему.
oblin daete
30.10.14 21:43
Мдяяя... Дожили! :) Столько кругом программ для планирования, а нам предлагают Ворд... LOL Я лучше бумажный ежедневник заведу!
Павел Подгайский
31.10.14 11:08
Пробовал такое ведение дел. Никак не знал, что это прямо система, может ещё и патентные отчисления надо было платить )). Ужасно неоптимально расходуется пространство, правая колонка раздувается по высоте, какой широкой её ни делай, если вопросов много, листать - не перелистать. Список текущих дел сформировать можно только копипастом, потом обратно в общий список, вырезать сделанное. Перетасовки всякие - вообще сложный вопрос. Гораздо удобнее тогда уже просто вести текстом список. Большим жирным шрифтом - название проекта и атрибуты, тем более, что приоритет может быть не только у проекта в целом, но и у каждой подзадачи. А задачи сразу за проектом, но уже шрифтом помельче. И не надо никаких систем, и наглядность не хуже, а на экран (лист) помещается сразу намного больше. Да и копипастить легче, когда не в таблице. А если места не жалко, тогда уже лучше в Excel - пробовал я и так. Там хотя бы можно сортировки/фильтрации понаделывать, намного удобнее, чем в Word. И да, я понимаю, что идея сама по себе имеет право на жизнь, так как ни один планировщик не даст такой свободы самовыражения, как текстовый редактор или лист бумаги. Но тут уже так: если не хочешь вписываться в рамки придуманной автором планировщика идеологии, то всё сам - и отбор, и фильтрации ручками ).
Sergey Dmitriev
31.10.14 11:12
Не знаю, не знаю. Возможно, покажусь присутствующим старомодным перцем, что, впрочем, недалеко от истины)), однако идея с вордом мне понравилась. Не все, знаете ли, имеют возможность подключиться к интернету в любое время, чтобы планировать свои мероприятия в канбанах и евернотах, как советуют уважаемые коллеги. У меня, например, бизнес в недвижимости и много времени приходится проводить вне офиса, в оффлайне, так сказать. Все эти мобильные "приблуды" (термин по Задоронову) я предпочитаю не использовать, а беру с собой нетбук по понятным для каждого сведущего в нашем деле причинам. Экран больше, планировки, фото, видео, документы – все это лучше демонстрировать клиенту в лучшем качестве и изображении. Так вот, ближе к сабжу. Совсем недавно я завел себе аккаунт в dropbox, сделал виртуальную папку, в которую сохраняю рабочие файлы, необходимые мне в настоящее время. Раньше, до этого счастья, дело с ними было поставлено следующим образом. Они (файлы) хранились у меня как в нетбуке, так и в домашнем ПК, и когда я создавал или изменял их в одном устройстве, необходимо было проводить рутинные манипуляции по переносу (флешкой или по е-мейл) на другое. Времени такая процедура, занимает вроде бы и не много, однако, ежели его сложить, то потери весьма ощутимы. Я уже не говорю о присущей всем нам забывчивости, когда дома ты провел ударную мозговую сессию и соорудил нечто грандиозное, а в нетбук таки из ПК перенести забыл. Абидна, да? - как сказал бы один серьезный мужчина с гор)) С применением технологии dropbox в моей серой обыденной жизни наметились позитивные изменения. Все актуальные документы теперь хранятся в единой папке, любое их изменение синхронизируется, файл доступен с любого устройства (в т.ч. и с мобильного) и, что самое важное, файл этот имеет самую свежую редакцию. То же самое можно применять и с вордовской табличкой, описываемой в данной статье. Простенько, но чрезвычайно эффективно. Надеюсь, донес свою мысль или я написал что-то не то, дамы и господа?
Alex Epov
31.10.14 13:06
Открою страшную тайну. Outlook и OneNote по умолчанию прекрасно синхронизируются со всеми устройствами через облако, даже аккаунт в Dropboks заводить не нужно.
Алексей Беседин
24.11.14 09:52
так блокнот отчасти личный. А товарищ предлагает чисто рабочую папку
Deniss Kleptsov
11.11.14 13:27
Есть свой резон, потому как по любому сидим на "офисе", но по моему тогда уж логичнее использовать Excel
Nariman Huseynov
24.11.14 14:57
Система интересная, но применима для пятиклассника, у которого 3-4 задания на завтра. Если у вас бизнес, семья и еще пара тройка проектов и планов на будущее боюсь и Excel не поможет. Я ранее пользовался Excel для управления одним проектом. Но для повседневных дел рекомендую книжку Дэвида Аллана " Getting things done " и программу Evernote которая работает на любом устройстве включая смартфон, мак и прочее. Есть и платная "Премиум" версия, которая раз в 10 дешевле ворда. Хотя первые 5 лет меня вполне устраивала бесплатная версия. Кстати можно сканировать документы и сохранять как часть проекта над которым работаешь. Очень рекомендую.
Информация
О проектеРубрикиРекламаРедакцияВакансии
Подписка
TelegramВКонтактеTwitterViberYouTubeИнициалRSS
Правила
Пользовательское соглашениеПолитика обработки персональных данныхПравила сообщества
18+Копирование материалов запрещено. Издание может получать комиссию от покупки товаров, представленных в публикациях