Правило трёх часов: как распланировать рабочий день, чтобы успеть больше

Статью можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст.

Большинство стратегий тайм‑менеджмента не универсальны — они подходят одному человеку, но совершенно бесполезны для другого. Оливер Беркман, специалист по планированию времени и автор книги «Четыре тысячи недель: тайм‑менеджмент для смертных», уверен: есть одно правило, которое будет эффективно для любого.

Это правило трёх часов.

Каждый день выделяйте на сложные или творческие задачи три часа. Сначала внесите в расписание именно такие дела, а остальное время заполните занятиями, которые требуют меньше сил.

Как действует правило трёх часов

Человек способен заниматься работой, которая требует максимального умственного напряжения и концентрации, не дольше трёх‑четырёх часов в день. Тот же закон относится и к творческим занятиям.

Поэтому, планируя расписание на день, стоит начинать с самых сложных задач. Не с тех дел, которые кажутся вам неприятными, но много энергии не отнимут. А с проектов, которые требуют серьёзных усилий. Обычно в такие дела вы погружаетесь с головой, сильно переживаете, если что‑то не выходит, и радуетесь, когда видите свой успех.

Не всегда на такие дела можно выделить в расписании три часа подряд. Да и не нужно — мозг устанет и потребует отдыха. Попробуйте отметить в расписании два периода по полтора часа с перерывом между ними, который позволит восстановить силы. Важно не дробить время активной работы на много мелких промежутков, потому что вы не будете успевать каждый раз полностью погрузиться в задачу.

Вот чем стоит заняться в самый продуктивный период:

• Обдумывать задачу, планировать.
• Активно писать, рисовать, верстать, составлять схемы, анализировать информацию и делать выводы — словом, выполнять вашу основную работу.

Возможно, вам поначалу будет сложно трудиться с максимальной отдачей сил целых три часа, пусть даже и с перерывом. Захочется отвлечься, выпить кофе, проверить почту и соцсети. Не стоит этого делать. Сосредоточиваясь на деле, вы тренируете мозг и учитесь не терять концентрацию. Со временем вы избавитесь от желания отвлекаться — всё выделенное время вы будете увлечены работой.

Возможно, трёх часов в день вам будет недостаточно. Поэтому стоит освободить в своём расписании ещё один — запасной. Но только один.

Если каждый день посвящать основному делу три‑четыре часа и не позволять себе отвлекаться, то получится выполнить больше задач, чем при стандартном восьмичасовом планировании.

Оставшееся время можно заполнить более лёгкими для вас делами.

Почему не стоит уделять важным задачам больше времени

Наш предел внимания и эффективности — четыре часа в день. Уже на пятом часу концентрация падает, внимание рассеивается. Вам будет сложнее держать в уме все детали, вы непроизвольно начнёте отвлекаться или просто «зависать». Количество ошибок при этом возрастёт.

Каждый из нас может напрячься и поработать день‑другой, а то и неделю, погружаясь в задачу на 5–6 часов. Бывают обстоятельства, когда иначе не получится, — срочные или давно накопившиеся дела заставляют изыскать резервы. Но нельзя работать в таком режиме долгое время и тем более постоянно. Эффективность начнёт падать, и на те же задачи у вас будет уходить больше времени. Следующим этапом станет эмоциональное и физическое выгорание.

По такому принципу строили свой рабочий день многие известные учёные. Чарльз Дарвин, автор трудов о естественном отборе и происхождении человека, садился за работу три раза в день. Два этапа длились по полтора часа, третий — час. Анри Пуанкаре, французский физик и математик, работал в два подхода по два часа в день. Может быть, именно такой распорядок помогал этим людям надолго сохранять продуктивность.

Почему бывает сложно применять правило трёх часов

Поначалу вам может казаться, что вы просто ленитесь. Что можно добавить в рабочее расписание ещё одну‑две‑три профильных задачи. Например, взяться за следующую иллюстрацию, написать план ещё одной презентации, послушать материалы новой профессиональной конференции.

Это уловка нашей психики: мы привыкли, что должны всё время бежать, спешить, стремиться обогнать кого‑то. Иначе не успеем, отстанем и проиграем. Значит, отдыхать будем тогда, когда совсем выбьемся из сил.

Оливер Беркман называет такое состояние патологической продуктивностью. И советует специально развивать важный навык: после трёх‑четырёх часов работы над серьёзной задачей переключаться на более простые дела. К сложным вы снова вернётесь на следующий день, когда восстановите силы. Если вы чего‑то не успели сегодня — доделаете завтра, причём справитесь с этим быстрее.

Оливер Беркман

Британский журналист и писатель, автор книги «Четыре тысячи недель: тайм-менеджмент для смертных».

Откажитесь от иллюзии, что, если вам удастся втиснуть ещё немного работы, вы наконец достигнете статуса «У меня всё под контролем, и я на высоте». По‑настоящему ценным навыком является не способность приложить больше усилий, а умение вовремя прекратить работать и восстановить силы.

Что делать в оставшиеся часы

У большинства из нас активный рабочий день длится не три‑четыре часа, а в два раза дольше. Беннет Гарнер, автор книги «50 Tweaks to Change Your Life», советует заполнить остальное время делами, которые тоже нужно выполнить, но чрезмерных усилий они не потребуют.

В эти часы вы можете:

• Прочитать сообщения в мессенджерах и ответить на них.
• Разобрать электронную почту.
• Назначить созвоны и встречи и провести их.
• Составить расписание на следующие дни и уточнить план до конца месяца.
• Поискать информацию для дальнейших задач.
• Навести порядок на рабочем столе, разложить законченные и текущие проекты по папкам, удалить ненужные файлы.

Как применять правило трёх часов

Можно облегчить процесс планирования. Для этого сначала заранее разделите все рабочие дела на две колонки:

1. Основные проекты — те, которые вы будете выполнять в режиме трёх часов.
2. Дополнительные задачи — те, которые окажутся вне трёхчасового периода.

Когда вы составляете рабочий график, сначала выберите дела из первого списка и запланируйте время для них. В оставшиеся часы беритесь за задачи второй категории. Их можно легко заменять или двигать в дневном расписании. А некоторые — спокойно переносить на следующую неделю или следующий месяц.

Это поможет вам не переживать, если не успели сделать что‑то из дополнительного списка.

Со временем вы увидите, что такая тактика позволяет вам выполнять в срок все приоритетные задачи. Вы убедитесь, что держите самое важное под контролем, при этом избегаете перенапряжения и выгорания.