Совещания: “за” и “против”

О том, что совещания — это напрасная трата времени, уже написано великое множество книг и статей. И каждый новый автор старается найти как можно больше минусов и доказать, что все это — пустая трата времени и, соответственно, денег. Потому что если час работника стоит, к примеру, 100$, то во время очередного двухчасового собрания компания выбросила на ветер 200$. Дзинь! А если там 10 таких работников? Дзинь! Дзинь! Дзинь!!!

Но, может быть, совещание устроено не совсем правильно? Может быть не все совещания являются чистейшим злом и убийцей продуктивности? Может быть есть и такие, которые, наоборот, повышают продуктивность и способствуют рождению действительно стоящих идей и продуктов?

Copyright Shutterstock

Сегодня мне на глаза попалось две статьи на одну тему, но с абсолютно противоположными знаками! Как вы уже поняли, статьи были на тему полезности и нужности совещаний. Как в первой, так и во второй статье, приводились весьма разумные доводы, подкрепляемые цифрами и фактами. И я решила объединить все эти “за” и “против” в одной статье.

И начну я, пожалуй, со стандартного мнения большинства и вариантов сокращения негативных последствий.

Бочка дегтя

Согласно данным статистики труда в США собрания стоили стране около 37 миллиардов долларов. Внушительная цифра, правда? И все эти деньги (или почти все) были выброшены на ветер. Когда сотрудники находятся на совещании, они не занимаются своей работой.

Никто не любит ходить на совещания. Значит, это не просто пустая трата денег, это еще и пустая трата трудовых ресурсов и наших нервных клеток. Хотя, некоторые умудряются использовать это время себе на благо, успев подремать, проверить свою почту или прочесть что-то интересное, но абсолютно не касающееся работы.

Как сократить пустые траты времени? Все многочисленные пункты можно объединить в несколько общих.

1. Ограниченное время и четкая повестка дня. Это касается не только сокращения времени проведения совещания, но и количества совещаний. Программа совещания должна быть четко расписана по пунктам с отведением на их обсуждение ограниченного количества времени. Так, чтобы ваши сотрудники не успели заснуть, заскучать, отвлечься или начать тихо вас ненавидеть.

2. Ограниченное количество участников. То же самое касается и списка тех, кто должен на нем присутствовать. Совершенно не обязательно тратить время других людей на то, что не касается их работы. Или касается, но они не имеют достаточно полномочий для того, чтобы влиять на происходящее. Хотя, некоторые компании с “горизонтальной структурой” устраивают совещания, приглашая на них всех, начиная от сисадмина и заканчивая начальником отдела маркетинга. Потому что в таких компания ценится голос и мнение каждого работника, даже если это уборщица тетя Клава. И именно такие собрания создают самую большую путаницу и тратят больше всего времени.

3. Конференц-связь. Еще одним вариантом встреч может быть полная или частичная их виртаулизация. То есть вы не срываете всех с места и не дожидаетесь опоздавших. Вы просто не встаете из-за своего рабочего стола и обсуждаете рабочие вопросы в привычной обстановке. Или же те, кто может присутствовать, собираются на совещание, а те, кто в данный момент по каким-то причинам не смог приехать, участвуют виртуально. Для этого сейчас есть огромное количество различных сервисов и программ.

Ложка меда

Дэвид Буркус, профессор менеджмента в Oral Roberts University, предлагает посмотреть на совещания с другой стороны. Он считает, что правильно организованные совещания способствуют творчеству и генерированию действительно интересных и стоящих идей. При этом он ссылается на ряд исследований, проведенных психологом Кевном Дунбаром, который изучал работу четырех микробиологических лабораторий. И даже в такой, казалось бы, сухой и сугубо научной работе нашлось место совместному творчеству, которое оказалось гораздо более результативным, чем работа в одиночестве.

То есть если люди, которые работают в одной компании, одной сфере или над общим проектом, соберутся вместе и начнут делиться своими идеями и разработками, шансы на то, что вместе они найдут лучшее решение, чем по отдельности, повышаются в разы. И это не зависит от того, работаете ли вы над новым лекарством, или над новой компьютерной программой.

Эти совещания должны быть правильными и люди должны идти на них не как на каторгу. Хорошим примером проведения подобных собраний являются австралийская компания Atlassian и Google. Atlassian регулярно устраивает своим сотрудникам что-то вроде свободных дней, когда они могут в течение 24 часов в сутки работать над своими проектами. После этого устраивается неформальное собрание, на котором все делятся своими достижениями. И собрание это проводится не за столом со строгим рабочим дрес-кодом. Нет. Это, скорее, напоминает корпоративные праздники с фуршетом. В такой атмосфере сотрудники чувствуют себя свободнее и охотней делятся своими идеями. Компания сообщает о повышении после подобных свободных дней и собраний количества действительно успешных и качественных продуктов, а также новых технологических усовершенствований.

В Google поступили немного иначе. Компания ввела для своих сотрудников программу бесплатного питания. В каком бы месте рабочего кампуса не находился сотрудник, он всегда может получить вкусный и изысканный обед. Но дело не только в том, что подобное питание повышает лояльность (кто же не любит бесплатные печеньки?). Дело в том, что эта программа делает так, что люди выходят со своих рабочих кабинетов и лабораторий, и встречаются со своими сотрудниками из других отделов и за вкусным ланчем. Там они делятся своими последними идеями или рабочими проектами. Таким образом без всяких скучных и принудительных собраний в компании происходит циркуляция идей и проектов между отделами.

У меня нет огромного опыта посещения совещаний и придумывания отмазок от них. Но после прочитанного я поняла, что была как и в первой, так и во второй ситуации.

Когда я только начинала работать в одной телекоммуникационной компании, руководитель нашего отдела решил проводить собрания два раза в день. Утром он созывал всех, чтоб сообщить о задачах на день грядущий и услышать наше мнение. А вечером мы собирались для того, чтобы рассказать о проделанной работе, успехах и мыслях о совершенствовании рабочего процесса. В итоге через две недели этих собраний один из наиболее уважаемых и ценных сотрудников вечером высказал одно предложение, которое поддержали все, кроме директора. Он предложил перестать тратить драгоценное время сотрудников и позволить им спокойно работать, созывая рабочие собрания по мере необходимости. Если же руководство уж очень хочет знать, на что уходит оплачиваемое время, они могут заполнять еженедельные отчеты. Как только всех оставили в покое, работа отдела наладилась.

На другой работе мне повезло больше. У нас не было скучных совещаний с сухими отчетами и графиками роста продаж. Мы просто собирались после довольно насыщенного рабочего дня (каким только может быть день перед новогодними праздниками в магазине подарков) за вкуснейшим чаем и булочками либо на офисной кухне, либо, если позволяла погода, на веранде в саду за домом. И обсуждали проделанную работу, делились мыслями и соображениями о том, как можно было бы ускорить и при этом не потерять качество нашей работы. И так в спокойной, неофициальной обстановке рождались новые интересные идеи, работа над которыми начиналась со следующего же дня. Для нас это было что-то вроде приятного ритуала. Нам это нравилось. И даже до сих пор, не смотря на то, что прошло уже 6 лет, мне не хватает вот таких вот собраний “по делу и просто так”.

То есть мы можем превратить совещания в неприятное принуждение, которое не только будет тратить драгоценное рабочее время, но еще и портить коллегам настроение. А это точно не способствует настрою на продуктивный лад и генерированию новых идей.

Или же мы можем сделать из этого ненавязчивое и даже приятное событие, которого сотрудники будут ждать с нетерпением для того, чтобы поделиться своими идеями, услышать что-то новое от своих коллег и обсудить их вместе со всеми в поиске оптимального решения.

А как проходят ваши совещания? Хотели бы вы что-то изменить в процессе их проведения? И есть ли у вас своя конфигурация совещания-мечты?