Как спешка на работе влияет на продуктивность

Нам нравится казаться занятыми

Нам приятен приток энергии, который мы получаем, переходя с одного совещания на другое, отвечая на письма и вычёркивая пункты из списка дел. Мы чувствуем, что в нас нуждаются, естественно, нам хочется чаще это испытывать. Однако нужно знать меру и не путать занятость с лихорадочной спешкой. Последняя может навредить продуктивности всего коллектива.

Зачастую человек, находящийся в постоянной спешке, просто не осознаёт, как его поступки влияют на окружающих. Ему кажется, что он стремится работать как можно продуктивнее. На деле же он всех нервирует.

Кроме того, стрессом можно заразиться. Не так давно был обнаружен новый вид мозговых клеток — зеркальные нейроны. Они активируются похожим образом и когда мы наблюдаем за совершением какого-то действия, и когда сами выполняем его. Например, нам становится неприятно, когда мы видим, как кто-то испытывает боль. А значит, мы можем испытывать и «зеркальный» стресс.

Во многих компаниях сейчас закрепилась культура соперничества, когда каждый сотрудник стремится казаться более загруженным, чем его коллеги. Естественно, психическое здоровье в такой ситуации страдает. К счастью, тревога, вызываемая спешкой, обоснована не давлением извне, а привычкой. А привычки можно изменить.

Как сократить спешку на работе

Нас часто затягивает водоворот срочных дел и звонков. В таком случае может пригодиться правило пяти задач. Согласно ему, нужно ограничиться пятью задачами:

• две задачи, над которыми вы работаете в настоящий момент;
• две задачи, которые вы планируете начать потом;
• задача, которую вы не успеете выполнить (даже если ожидается, что вы ей займётесь).

Так каждый сотрудник сможет сам регулировать свой рабочий процесс, но в то же время не забывать об общих целях команды.

Также попробуйте оценивать каждую задачу по размерам одежды (S, M, L, XL) или по количеству часов или дней, необходимых на её выполнение. Так вы сможете выбрать разумную скорость работы и крайний срок, удобный для всех участников проекта. Не забывайте, что каждая новая задача должна вписываться в большие цели, а также соответствовать вашим ежедневным обязанностям.

Чек-лист

1. Определяя скорость работы над проектом и срок его завершения, не забывайте учитывать мнения разных сотрудников.
2. Чётко разграничьте методы общения, рабочее время и обязанности и не оставляйте без внимания нарушения этих правил.
3. Каждый месяц выделяйте время, чтобы всей командой обсудить уровень стресса на работе и при необходимости вносите изменения в графики и обязанности.
4. Помните, что успех измеряется результатами работы, а не её объёмом.