Что такое стратегические сессии
Стратегические сессии — это формат встречи руководителей, во время которой они обсуждают планы по развитию компании. Этот инструмент помогает:
- оценить текущее положение компании, выявить её сильные и слабые стороны;
- найти способы избежать проблем или решить уже возникшие;
- определить план действий — конкретные шаги для достижения поставленных целей;
- установить контрольные показатели для измерения успеха.
Стратегическая сессия — это своеобразный мозговой штурм. Так, мы на собрании обсуждаем проблемы и успехи отделов, ставим для каждого из них цели, рисуем схемы и графики на интерактивной онлайн‑доске.
В качестве инструмента мы выбрали платформу Miro. Она позволяет фиксировать визуально мысли и идеи. При этом доступ к онлайн‑доске есть у всех участников сессии из любой точки мира и с любого устройства.
Далее мы переходим к тактическому планированию: руководитель каждого отдела разбивает свои задачи на более мелкие шаги.
Как проводить стратегические сессии
Вот несколько шагов, которые помогут вам справиться с организацией.
Определите частоту встреч
Для проведения стратегических сессий нет фиксированных временных рамок. Одни компании предпочитают устраивать ежеквартальные собрания, а другие могут проводить их раз в полгода или год.
Так что вы можете установить любую удобную именно для вас частоту встреч.
В нашей компании стратегические сессии проводятся один раз в квартал. Затем мы разбиваем намеченные цели на своеобразные спринты. Чтобы это сделать, нужно определить, какие шаги предпринять для решения крупных задач, сколько времени в целом на это потребуется, какие отделы будут задействованы и сколько у них есть ресурсов.
Затем руководители декомпозируют задачи на уровне отдела, если это необходимо. А через 3 месяца мы сверяемся с графиком.
Пригласите нужных людей
То, кого вы пригласите на стратегическую сессию, будет зависеть от перечня вопросов, которые нужно разобрать. Например, если вы проводите совещание для обсуждения общей бизнес‑стратегии, вам следует позвать руководителей отделов. Также можно пригласить менеджеров проектов, которые отвечают за ключевые показатели.
Если же ваша стратегическая сессия посвящена обзору и обсуждению каких‑то данных, стоит привлечь команду, которая собирала эту информацию и понимает её важность.
Выберите удобные для всех дату и время
Назначая дату и время, учитывайте мнение каждого. Избегайте планирования встреч с сотрудниками за день до того, как их необходимо провести. Возможно, у кого‑то назначено важное совещание или есть горящие задачи, которые нельзя отложить. В итоге вы рискуете создать неловкую ситуацию.
Сообщая дату, укажите, сколько времени займёт сессия. К примеру, в нашей компании на это мероприятие отводится весь рабочий день. И в таком случае необходимо вовремя делать перерывы, давая себе и коллегам возможность отдохнуть.
Наметьте повестку дня
Повестка дня может включать важные темы, основные этапы сессии, вопросы, которые надо обсудить. Не вносите в неё большое количество пунктов — лучше обозначьте главную тему. Например, выход на новый рынок.
Отметая лишние вопросы, вы сможете сохранять концентрацию на основной задаче.
В конце стратегической сессии обязательно пройдите ещё раз по всей повестке и закрепите достигнутые договорённости.
Попросите участников подготовиться заранее
Руководители должны быть в курсе текущих показателей отдела: знать об уровне загруженности подчинённых, общем объёме задач и так далее.
Также начальству нужна актуальная информация о том, как и когда будут достигнуты ключевые показатели — как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Если руководителям необходимо обсудить какие‑то вопросы и проблемы отдела, подготовить их список они тоже должны заранее.
Перед некоторыми стратегическими сессиями бывает полезно не просто разослать повестку встречи, но и составить подробный отчёт о достигнутом прогрессе по важным задачам. Вы можете обобщить цели и связанные с ними ключевые показатели эффективности в электронных таблицах.
Организуйте собрание
Во время собрания вы должны не просто пройтись по всем вопросам, но и дать людям возможность честно высказаться, выразить своё мнение. Стимулируйте участников делать это, но старайтесь не прерывать других и возвращайтесь к тем, кого прервали.
Часто значительно эффективнее бывает передать руководство сессией ведущему (модератору). Это позволяет директору переместиться в одно поле с сотрудниками и от контроля за мероприятием перейти к активному взаимодействию с руководителями отделов и решению задач.
Делайте заметки во время собрания
Необходимо фиксировать основные тезисы, идеи, данные, сроки и всю остальную важную информацию, которую вы обсуждаете на сессии, так как она пригодится при дальнейшем тактическом планировании.
В каждом отделе всегда есть понимание того, сколько времени необходимо для выполнения той или иной задачи. Это позволяет уже во время сессии намечать ориентировочные сроки.
Руководители обычно фиксируют информацию в процессе, но после сессии также должен быть подготовлен общий отчёт.
В нашей компании за это отвечает модератор. То есть он не только организовывает и курирует встречу, но и формирует отчёт о принятых решениях.
Попросите дать обратную связь
Благодаря ей вы сможете увидеть различные точки зрения и выяснить, на что коллеги обращают особое внимание. А ещё — стимулировать их взаимодействие друг с другом.
Попросите участников писать о любых проблемах. А лучше — используйте приложение для опроса, чтобы увидеть ответы сотрудников в режиме реального времени. Например, можно поинтересоваться у них общим ощущением эффективности сессии и различных организационных моментов, а также пожеланиями по поводу будущих мероприятий.
Кому подойдёт этот инструмент
Я считаю, что бизнес не может существовать без планирования. Им нужно заниматься всегда — вне зависимости от ниши и формата вашей работы.
Не имея собственной стратегии, вы рискуете неправильно расставить приоритеты или упустить из вида проблемы конкретного отдела, и всё это повлияет на результат всей компании. В итоге внутренние проблемы будут приобретать всё больший масштаб и рано или поздно станут губительными для фирмы.
Стратегические сессии же помогут справиться со сложностями и наладить рабочий процесс. Поэтому, на мой взгляд, они будут полезны для любых команд численностью от трёх человек.
Ведь чем больше у вас отделов, отвечающих за те или иные вопросы, тем сильнее может быть разобщённость руководителей. А с помощью стратегических сессий получится синхронизировать планы компании и обеспечить лучшее взаимопонимание внутри неё.